E-post til studenter eller ansatte

Universitetet i Oslo er restriktive når det gjelder å sende e-post til alle, eller et bredt utvalg av, studenter og ansatte. Hovedkanal for informasjon til ansatte og studenter er www.uio.no.

E-post til studenter ved fakultet(er) eller enhet(er)

Fakultetene avgjør selv hvilke eposter det er nødvendig å send ut til egne studenter. Hvis du trenger hjelp til å hente ut et utvalg av studenter, phd-kandidater eller søkere, ta kontakt med din FS-koordinator.

E-post til ansatte ved fakultet(er) eller enhet(er)

Hvis det finnes en e-postliste som dekker alle ansatte, skal fakultetet eller enheten sende ut selv. Det samme gjelder for flere fakulteter som ønsker å sende ut felles e-post, dersom det finnes e-postlister over mottakerne.

Hvis du trenger hjelp til å hente ut et utvalg av ansatte, kan USIT sende til lister over ansatte på stedkoder og stillingskoder (vitenskapelige eller teknisk-administrative) fra SAP. Følg søkeprosedyren for masseutsendelse nedenfor og oppgi stedkoder og stillingskoder.

E-post til alle ansatte eller studenter ved UiO

E-post til alle ansatte og studenter vil i visse tilfeller være et supplement til å legge informasjon på våre nettsider. Det er viktig at informasjonen som sendes ut er relevant for alle mottakerne og ikke oppleves som spam. Slik relevant informasjon kan være:

  • E-poster som gjelder liv og helse, for eksempel i beredskapssammenheng eller ved informasjon om brannvern
  • Nødvendig e-post i forbindelse med studiene som gjelder samtlige studenter

Det er for øvrig viktig å vurdere om informasjon som ønskes distribuert på e-post kan sendes til mer spissede målgrupper enn alle ansatte og/eller studenter.

Se tips til kommunikasjonsplanlegging eller henvend deg til kontaktpersonen på din enhet hvis du lurer på om du kan eller bør sende e-post til mange.

Slik søker du om å få sende e-post til alle

Seksjon for kommunikasjon og studentinformasjon (SKS) er mottaker av henvendelser om masseutsending av e-post til alle studenter eller ansatte.

1: Søknad om masseutsending

Søknad om masseutsending av e-post skjer ved henvendelse til nettredaktor@uio.no. Send søknad helst to dager før e-posten skal sendes ut.

Legg ved:

  • forslag til tekst. Husk norsk og engelsk versjon, og både nynorsk- og bokmål-versjon til studenter. Husk å korrekturlese teksten.
  • informasjon om hvem som skal ha e-posten. Hvis det er andre enn alle ansatte, eller alle studenter, må dere spesifisere hvilke stedkoder det gjelder, eller hvilke andre grupperinger.
  • ønsket utsendelsestidspunkt
  • hva som skal stå i tittel-feltet
  • hvem som er avsender
  • eventuelt utvalg: hvilke stedkoder og tilknytningstype eposten skal sendes til, hvis den skal gå til et utvalg av ansatte.

Unntak

Følgende kan selv legge inn godkjent tekst og utfyllende informasjon ut fra kriteriene ovenfor i nettskjema, så sender USIT ut e-post:

  • Universitetsledelsen (Rektor og/eller Universitetsdirektør)
  • Seksjon for samfunnskontakt og arrangementer i LOS
  • Det sentrale valgsekretariatet og det sentrale valgstyret
  • Den sentrale beredskapsgruppen
  • Kulturkonsulenten på UiO og Kultur- og velferdsutvalget
  • UiODoc (til egne medlemmer)

2: Godkjenning og varsling om utsendelse

SKS vurderer om masseutsending av e-post er egnet kommunikasjonsform, og gir eventuelt veiledning om bruk av andre kanaler.

3: Bearbeiding og oversending av teksten

SKS bearbeider teksten ved behov. E-posten må være kortfattet for at den skal bli lest og oppfattet. Mer omfattende informasjon legges på nettsider som e-posten peker til. Meldingen skal alltid starte med setningen "For English, please scroll down." Teksten i Subject-feltet skrives vanligvis på norsk. Bearbeidet tekst godkjennes av avsender.

SKS legger inn godkjent tekst i nettskjema ved e-post til ansatte og alle studenter. Nettskjemaet sendes til USIT, som står for utsendelsen.

5: Utsending

USIT sørger for at utsendingene skjer i et tempo og på et tidspunkt som ikke skaper unødvendig belastning på systemene.

6: Oppfølging

Retur kommer til den e-postlisten som er angitt i reply-to feltet. Det er viktig at de som besvarer e-postlisten er varslet om e-postutsendelsen og sørger for at eventuelle henvendelser blir besvart.

Publisert 18. juni 2015 12:22 - Sist endret 3. mars 2017 13:27