Retningslinjer for USITs nettsted

Retningslinjene gjelder for nettsider på USITs nettsted (http://www.usit.uio.no/) med informasjon om USITs virksomhet og organisasjon og, der de er relevante, for UiOs nettsted for IT-tjenester (uio.no/tjenester/it/). Øvrige retningslinjer for UiOs nettsted gjelder i tillegg.

Ansvar

UiOs nettredaktør har det overordnede ansvaret for USITs nettsider, men USITs nettredaksjon har det daglige ansvaret USITs nettsted, nettstedets struktur og kvaliteten på informasjonen som ligger der. Ansvaret for at informasjonen på nettstedet er riktig og oppdatert er en linjeoppgave. Dette innebærer at linjeleder har ansvar for følgende innenfor sin del av informasjonsstrukturen:

  • At informasjonen er korrekt, oppdatert og fullstendig
  • At mapper og dokumenter er i tråd med retningslinjene
  • At tilgang og privilegier til mapper og dokumenter er satt riktig og innrapportert til USITs webredaksjon

Med linjeleder menes gruppeleder, seksjonsleder, tjenestegruppeleder eller prosjektleder, avhengig av hvilket område det gjelder. Linjeleder kan delegere praktisk ansvar for sin del av informasjonstreet til tilsatte i egen enhet eller prosjekt-/tjenestegruppemedlem, men vil alltid ha ansvar for at informasjonen er oppdatert, korrekt og fullstendig og i tråd med disse retningslinjene. USITs webredaksjon hjelper til med plassering og oppbygning av informasjon, samt korrekturlesing og språkvask på forespørsel. USITs webredaksjon arbeider også kontinuerlig med revisjon av innholdet på nettstedet og vil med jevne mellomrom vil kontakte linjeleder med informasjonsansvar med tips og råd om hvordan informasjonen kan presenteres på en bedre måte og eventuelle pålegg ved brudd på retningslinjene.

Overordnede prinsipper

Nettstedet skal inneholde informasjon om USITs organisasjon og virksomhet der åpen og adgangsbegrenset informasjon er samlet i samme informasjonsstruktur. Dette innebærer at nettstedet vil omfatte både ekstern og intern informasjon om virksomheten.

Alle seksjoner, grupper, prosjekter og tjenestegrupper skal ha et nettsted i Vortex med standard mappestruktur og malsett. Alle disse nettstedene skal følge fastsatt informasjonsstruktur og ha et minimumssett av innholdselementer. De skal benytte de medfølgende maler for utseende og stilsetting.

Seksjonenes og gruppenes nettsider kan ha lenker til og oversikter over tjenester, prosjekter, tjenestegrupper og oppdrag som de er ansvarlig for, men informasjonen om og dokumentasjon av disse skal ligge på nettstedene for tjenester, prosjekter, tjenestegrupper og oppdrag. IT-tjenestene USIT tilbyr UiO ligger under uio.no/tjenester/it. Nasjonale tjenester og annet USIT tilbyr til andre enn UiO ligger på egne områder eller under usit.uio.no.

Stiler og stilsetting

USITs nettsider bruker designen som er vedtatt til bruk på UiOs nettsted. Egen stilsetting er ikke tillatt.

Kvalitetsrapporter

Linjeleder/informasjonseier skal jevnlig kontrollere kvalitetsrapportene for sine områder på nettstedet. Kvalitetsrapportene, blant annet rapporter over brutte lenker og manglende bilder, skal følges opp og feilene skal rettes av informasjonseier.

Informasjonsarkitektur

OBS: Opprettelse av mapper på de tre øverste nivåene i arkitekturen er ikke tillatt uten avtale med USITs webredaksjon.

  • english
    • about
    • services
  • for-ansatte
    • aktuelt
    • ansettelsesforhold
    • arbeidsstøtte
    • drift
    • kompetanse
    • organisasjon
  • infoskjerm (ikke del av USITs nettsted)
  • om
    • aktuelt
    • it-historien
    • jobb
    • organisasjon
    • presse
    • tjenestegrupper
  • personer
  • prosjekter
    • <alle USITs prosjekter>
  • tjenester
    • nasjonale-tjenester
    • oppdrag
    • til-uio
  • vrtx (teknisk)

Mappestruktur for underavdelings-, seksjons- og gruppesidene

Nettstedene for underavdelinger, seksjoner og grupper skal inneholde et sett standard innholdselementer og følge en standard mal for å forenkle navigasjon og gi nettsidene et enhetlig preg. For å beholde oversikten bør det ikke opprettes mange mapper på toppnivå. Nye mapper plasseres i eksisterende mapper der det er mulig.

Underavdelingenes nettsteder

Underavdelingens toppnivåmappe skal ikke ha lesebegrensning. Har den det, hindres navigasjon til index-siden (avdelingspresentasjonen) og personpresentasjonene. Index-siden og Ansatte-mappen (med personpresentasjonene) skal arve toppnivåmappens rettigheter og er derfor alltid uten lesebegrensning.

Forside – obligatorisk

  • index.html som benytter malen for organisatorisk enhet.
  • Alle forsider skal ha en kort beskrivelse av enheten. Denne teksten bør ikke overskride 5 linjer. Trengs ytterligere beskrivelse, kan du opprette mappen Om [enheten] og lenke til et dokument i denne mappen.
  • Resten av innholdet på forsiden genereres automatisk.
    • Personpresentasjonene: Siden med personlig informasjon opprettes av USITs webredaksjon. Nyansatte som vil ha opprettet en side hvor de kan skrive inn informasjon om bakgrunn og arbeidsoppgaver, kan kontakte USITs webredaksjon. Det finnes egne retningslinjer personpresentasjoner og hva slags bilde du kan ha på personpresentasjonen. Vær oppmerksom på at personpresentasjoner bør ha bilde. Kontakt USITs webredaksjon for å få tatt et profesjonelt portrettfoto.

Ansatte – obligatorisk

Skal inneholde undermapper for de enkelte ansatte. Undermappene har den ansattes brukernavn som filnavn og inneholder bilde av den ansatte og en personpresentasjon.

Ledelse – obligatorisk

Skal inneholde en Møter-mappe (Arrangementsmappe) med referater fra møter i underavdelingen.

Planer – obligatorisk

Skal inneholde underavdelingens planverk fordelt i årstallsmapper der årets handlingsplan er index.html i mappen.

Annet om underavdlingers nettsteder

Det meste som skjer på underavdelingsnivå vil være ledelsesrelatert, så innholdet vil naturlig høre hjemme i Ledelse-mappen. Her kan det opprettes flere undermapper, i tillegg til Møter-mappen, om det er nødvendig. Mapper som skal ligge på dette nivået, men som ikke er ledelsesrelatert, kan oppbevares i mapper som opprettes på toppnivå for underavdelingen. Merk deg at det ikke skal være mange mapper på toppnivå.

Seksjonenes nettsteder

Seksjonenes toppnivåmappe skal ikke ha lesebegrensning. Har den det, hindres navigasjon til index-siden (seksjonspresentasjonen) og personpresentasjonene. Index-siden og Ansatte-mappen (med personpresentasjonene) skal arve toppnivåmappens rettigheter og er derfor alltid uten lesebegrensning.

Forside – obligatorisk

  • index.html som benytter malen for organisatorisk enhet.
  • Alle forsider skal ha en kort beskrivelse av enheten. Denne teksten bør ikke overskride 5 linjer. Trengs ytteligere beskrivelse, kan du opprette mappen Om [enheten] og lenke til et dokument i denne mappen.
  • Resten av innholdet på forsiden genereres automatisk.
    • Personpresentasjonene: Siden med personlig informasjon opprettes av USITs webredaksjon. Nyansatte som vil ha opprettet en side hvor de kan skrive inn informasjon om bakgrunn og arbeidsoppgaver, kan kontakte USITs webredaksjon. Det finnes egne retningslinjer personpresentasjoner og hva slags bilde du kan ha på personpresentasjonen. Vær oppmerksom på at personpresentasjoner bør ha bilde. Kontakt USITs webredaksjon for å få tatt et profesjonelt portrettfoto.

Administrativt 

Inneholder ferielister, oversikt over ressurser, annen seksjonsspesifikk administrativ informasjon.

Aktiviteter 

Inneholder aktiviteter seksjonen driver, som ikke er beskrevet på andre steder, f.eks. USITs nettsted for prosjekter eller tjenestegrupper.

Ansatte – obligatorisk

Skal inneholde undermapper for de enkelte ansatte. Undermappene har den ansattes brukernavn som filnavn og inneholder bilde av den ansatte og en personpresentasjon.

Ledelse – obligatorisk

Skal inneholde en Møter-mappe (Arrangementsmappe) med referater fra møter i underavdelingen.

Planer – obligatorisk

Skal inneholde seksjonens planverk fordelt i årstallsmapper der årets handlingsplan er index.html i mappen.

Faglig – valgfri

Kan inneholde faglige ressurser av forskjellig slag relatert til enhetens virksomhet, for eksempel "verktøykasser", presentasjoner og annet innhold.

Om – valgfri
Nærmere beskrivelse av enhetens arbeids- og ansvarsområde, trenger ikke være mer enn en index.html med denne beskrivelsen. Lenkes opp fra index.html

Samlinger – valgfri
Seminarer, samlinger, gruppeturer og andre fellesarrangementer, for eksempel sosiale samlinger etc i regi av enheten

  • Andre mapper kan opprettes, men primært i de obligatoriske eller valgrie mappene. Det skal ikke være for mange mapper på toppnivå for hver enhet.

Annet om seksjonenes nettsteder

Det meste som skjer på seksjonsnivå er administrativt eller ledelsesrelatert, så mye av innholdet vil naturlig høre hjemme i disse mappene. Opprett gjerne nye undermapper under Administrativt og Ledelse. Merk deg at det ikke skal være mange mapper på toppnivå.

Gruppenes nettsteder

Gruppenes toppnivåmappe skal ikke ha lesebegrensning. Har den det, hindres navigasjon til index-siden (gruppepresentasjonen) og personpresentasjonene. Index-siden og Ansatte-mappen (med personpresentasjonene) skal arve toppnivåmappens rettigheter og er derfor alltid uten lesebegrensning.

Forside

  • index.html som benytter malen for organisatorisk enhet.
  • Alle forsider skal ha en kort beskrivelse av enheten. Denne teksten bør ikke overskride 5 linjer. Trengs ytteligere beskrivelse, kan du opprette mappen Om [enheten] og lenke til et dokument i denne mappen.
  • Alle gruppeforsider bør ha et par punkter med tjenester gruppen tilbyr
  • Resten av innholdet på forsiden genereres automatisk.
    • Personpresentasjonene: Siden med personlig informasjon opprettes av USITs webredaksjon. Nyansatte som vil ha opprettet en side hvor de kan skrive inn informasjon om bakgrunn og arbeidsoppgaver, kan kontakte USITs webredaksjon. Det finnes egne retningslinjer personpresentasjoner og hva slags bilde du kan ha på personpresentasjonen. Vær oppmerksom på at personpresentasjoner bør ha bilde. Kontakt USITs webredaksjon for å få tatt et profesjonelt portrettfoto.

Administrativt – obligatorisk

Inneholder ferielister, oversikt over ressurser, og annen gruppespesifikk administrativ informasjon.

Aktiviteter – obligatorisk

Inneholder aktiviteter enheten driver, som ikke er beskrevet på andre steder, f.eks. USITs nettsted for prosjekter eller tjenestegrupper.

Ansatte – obligatorisk

Skal inneholde undermapper navnet med brukernavnet til den enkelte ansatte og som inneholder personpresentasjoner.

Møter – obligatorisk
Skal inneholde referater fra ledelsesmøter og andre møter, f.eks seksjons- eller gruppemøter. Referatene skrives i Arrangement-dokumenter som legges i arrangementslister som er årstallsmapper. Se Veiviser for møtemapper for mer informasjon.

Planer – obligatorisk
Skal inneholde gruppens planverk fordelt i årstallsmapper der årets handlingsplan er index.html i mappen.

Faglig – valgfri
Kan inneholde faglige ressurser av forskjellig slag relatert til enhetens virksomhet, for eksempel "verktøykasser", presentasjoner og annet innhold.

Om – valgfri
Nærmere beskrivelse av enhetens arbeids- og ansvarsområde, trenger ikke være mer enn en index.html med denne beskrivelsen. Lenkes opp fra index.html

Samlinger – valgfri
Seminarer, samlinger, gruppeturer og andre fellesarrangementer, for eksempel sosiale samlinger etc i regi av enheten

  • Andre mapper kan opprettes, men primært i de obligatoriske eller valgfrie mappene. Det skal ikke være for mange mapper på toppnivå for hver enhet.

Dokument- og mappenavn

I utgangspunktet skal man bruke de navn på mapper som er gitt i mal for seksjonssider. Dersom man trenger å lage egne mapper og filer gjelder UiOs sentrale retningslinjer for navngiving.

Nettadresser (‘URLer’)

Nettadresser skal være meningsbærende. Dette stiller krav til navning av mapper og dokumenter:

  • Lag kortest mulige, meningsbærende dokument- og mappenavn, – et substantiv i ubestemt form entall (eller flertall) er ofte den beste løsningen
  • Unngå redundans i nettadressen (ligger et dokument i en mappe som heter ‘referat’ er det unødvendig å ha ‘referat’ i dokumentnavnet)
  • Følg reglene for dokument- og mappenavn

Arkivering

OBS: Arkivverdige filer arkiveres i ePhorte.

Utdaterte filer skal ikke ligge åpent på nettstedet. Slike files skal i utgangspunktet slettes. Dersom man ønsker å ta vare på dem gjelder følgende rutiner:

  • Ikke legg filer parallelt med litt annerledes navn ‘index-old.html’
  • Sett leserett kun til 'usit' (eller mindre, for eksempel gruppe) på denne mappen med utdatert informasjon
  • Kontakt webredaksjonen for å få mappen ekskludert fra søk

Tilgangsrettigheter på USITs nettsted

Rettigheter til mapper og dokumenter på USITs nettsted bygger på medlemskap i grupper. For nettgrupper for grupper og seksjoner på USIT benyttes autogenererte grupper basert på informasjon i SAPUIO om tilsattes organisasjonsmessige tilknytning, for manuelt vedlikeholdte nettgrupper benyttes gruppenavn slik de beskrevet i “Navnerom, – E-postlister, Exchange- og tilgangsgrupper”. Rettigheter skal kun unntaksvis gis enkeltbrukere.

Rettighetene forvaltes av linjeleder og USITs webredaksjon i tråd med nedenstående retningslinjer og omfatter:

  • Leserettigheter
  • Lese- og skriverettigheter
  • Administratorrettigheter

Leserettigheter

I utgangspunktet skal informasjon om USITs virksomhet være åpen og lesbar for verden. Unntak er informasjon og dokumentasjon som i henhold til lov- og regelverk, for eksempel opphavsrett, ikke skal være tilgjengelig, samt informasjon og dokumentasjon som av drifts- og sikkerhetsmessige grunner skal være tilgangsbegrenset. I tillegg kommer informasjon og dokumenter som er av liten eller minimal interesse utenfor en avgrenset gruppe og der tilgangsbegrensning vil forenkle navigasjon og gjenfinning for besøkende. Når rettighetene skal begrenses, bør følgende tilgangsgrupper anvendes:

  • UiO-intern informasjon: Lesetilgang settes til ‘alle@uio.no’ (studenter og tilsatte på UiO) eller ‘uio-tils’ (alle tilsatte på UiO)
  • USIT-intern informasjon: Lesetilgang settes til ‘usit’
  • Annen intern informasjon: Lesetilgang settes relevant enkeltgruppe

Når rettighetene til en mappe eller fil er begrenset, skal det enten framgå av lenken at den er adgangsbegrenset eller aller helst skal det benyttes automatisk lenking i form av mappenavigasjon, slik at adgangsbegrensede områder kun er synlige for de som har tilgang. Vær oppmerksom på at ved bruk av begrensede leserettigheter, skal rettighetene bli smalere nedover i strukturen. Du skal ikke for eksempel ha en åpen mappe i en lesebegrenset mappe. En index.html-fil skal heller ikke ha andre rettigheter enn mappen den ligger i.

Lese- og skriverettigheter

En bruker med skriverett kan opprette og slette mapper og dokumenter, samt vedlikeholde innholdet i dem og få tilgang til Rapporter-fanen for mappen.

  • Linjeleder forvalter skriverett til mapper og dokumenter innenfor sin del av informasjonsstrukturen, normalt bør linjeleders enhet ha skriverett til denne delen av informasjonsstrukturen.

Administratorrettigheter

Administratorrettigheter innebærer privilegier til å tildele og frata grupper og enkeltbrukere rettigheter. I tillegg gir administratorrettigheter også lese- og skriverettigheter til mapper og dokumenter rettigheten omfatter. Følgende gjelder:

  • USITs webredaksjon forvalter administratorrett til mapper og dokumenter innenfor sin del av informasjonsstrukturen
  • Ved oppretting av dokumenter og mapper sørger den som oppretter for at objektet får riktige rettigheter der disse må avvike fra rettighetene objektet arver. Endring av rettighetene må da avtales med informasjonseieren (linjeleder eller USITs webredaksjon)
  • Gruppen ‘usit-web-red’ skal ha administratorrett til åpne mapper og dokumenter på USITs nettsted, samt mapper og dokumenter der leserettigheter er begrenset til alle på universitetet (‘alle@uio.no’), tilsatte på universitetet (‘uio-tils’) eller alle på USIT (‘usit’).

Andre mapper og dokumenter

For mapper og dokumenter med strengere lesebegrensning enn alle på USIT så avgjør eier og linjeleder om andre skal tildeles administratorrett.

 

Publisert 16. apr. 2015 10:14 - Sist endret 9. okt. 2015 17:26