For å få til gode prosjektsider er det viktig at man har et bevisst forhold til hvilken informasjon man legger hvor. Intern og ekstern info bør komplementere hverandre slik at man treffer målgruppe og unngår dobbelpublisering.
Hvilke prosjekter skal ligge hvor?
- Prosjekter som kun har interesse for UB legges på Prosjekter på For Ansatte-sidene
- Prosjekter med allmenn interesse legges på de eksterne sidene. (Prosjekter under Om UB)
- Prosjekter som ligger på de eksterne sidene oppretter prosjektsider på For ansatte-sidene ved behov.
Hvilken informasjon skal ligge hvor?
Et prosjekt på de eksterne sidene skal kun inneholde informasjon av allmenn interesse. Alle referater skal legges i egen mappe under en prosjektside eller gruppeside på For-ansatte, og feedes til Referater på For ansatte-sidene. Evt. bakgrunnsdokumenter kan ligge på den eksterne prosjektsiden, men kun hvis de tilfører prosjektsiden info av allmenn interesse. Ellers legges dette på For ansatte-sidene.
Bruk av Web ID: Hvis prosjektet har deltakere utenfor UB vil disse kunne få tilgang til materiale på For ansatte-sidene ved bruk av Web ID.
Hvordan opprette nye prosjektsider?
På de eksterne sidene:
- Prosjektgruppa tar kontakt med nettredaktør på UB.
- Nettredaktør oppretter ny mappe, setter skriverettigheter og skjuler mappen inntil siden er klar for publisering.
- Nettredaktør eller teknisk ansvarlig oppretter Web ID hvis det er nødvendig.
- Innholdsansvar ligger hos prosjektgruppa, kvalitetssikring gjøres av UBs nettredaktør.
- Nettredaktør publiserer, avskjuler mappe og lenker opp prosjektet fra index-siden når prosjektgruppa melder at sidene er ferdig.
På For ansatte-sidene
- Prosjektgruppa tar kontakt med sin avdelingsredaktør. (Medlemmer i nettredaksjonen)
- Avdelingsredaktør oppretter ny mappe.
- Prosjektgruppa fyller ut sidene, publiserer og gir beskjed til avdelingsredaktør.
- Avdelingsredaktør lenker opp prosjektet fra index-side
Mal for prosjektside på ub.uio.no
Alle prosjektsider skal inneholde disse elementene:
- En formidlende beskrivelse av prosjektet:
Beskrivelsen skal være forståelig for alle. Enkelte prosjekter henvender seg til en spesiell gruppe og det vil være hensiktrsmessig å påpeke dette i beskrivelsen. - Kontaktpersoner og kontaktinformasjon:
Hvem sitter i prosjektgruppen? Hvordan kan de kontaktes? - Tidsaspekt for prosjektet:
Prosjektets oppstarts- og avsluttningstidspunkt.
Valgfrie elementer:
- Inngang til adgangsbeskyttet informasjon på For ansatte-sidene:
Inngangen fra prosjektsiden skal gjøres forståelig og lett tilgjengelig. Bruk Web ID. - Bakgrunnsdokumenter
- Bilder: Bruk gjerne bilder og illustrasjoner om det underbygger teksten. Ikke bruk illustrasjonsbilder løsrevet fra konteksten.
Avsluttede prosjekter:
Alle avsluttede prosjekt-sider flyttes nederst på index-siden for prosjekter og legges i en samleboks. Prosjektsiden til et avsluttet prosjekt bearbeides til avsluttet form, og lenkes opp på nytt fra index-siden.
På For ansatte-sidene skjules ev. referatsmapper, og prosjektsidene må bearbeides til avsluttet form.
Fra prosjekt til drift:
Når et prosjekt går fra prosjekt til drift kan man opprette et nytt område i rett kontekst på For ansatte-sidene. Her kan man lenke opp nødvendig informasjon som f.eks. referater.
Spørsmål eller hjelp?
Ta kontakt med nettredaksjonen ved UB hvis du har spørsmål, eller har behov for hjelp til oppretting av prosjektside.