UiO: Økonomi og lønn

Prosjektet skal gjennom konkrete aktiviteter lokalt bidra til å sikre det overordnede strategiske målet om at UiO i samarbeid med BOTT (Universitetene i Bergen, Oslo, Tromsø og NTNU) skal forenkle, forbedre og fornye de administrative prosessene for å frigjøre ressurser.

Bakgrunn

Strategien skal realiseres gjennom felles samarbeid om etablering av nye løsninger innen økonomi og lønn, arbeid med å utvikle felles praksis (standard arbeidsprosesser) og enklere organisering av fagområdene, samt styrking av vår omstillingsevne.

Effektive tjenester og frigjøring av administrative ressurser er hovedmålsettingen ved UiO som skal oppnås ved å: 

  • Effektivisere administrative arbeidsprosesser
  • Videreutvikle kompetanse og kultur for endring og omstilling
  • Skape eierskap til fremtidige arbeidsprosesser
  • Sikre ønsket effekt av nye løsninger / tjenester

Prosjekt UiO: Økonomi og lønns mål er:

  • forberede organisasjonen på nye løsninger

  • sørge for smidig overgang med god opplæring

  • tilrettelegge for gevinstuttak i linjen (enhetene er ansvarlige for uttak av gevinster)

Les mer om prosjektet:

Prosjektfaser

Prosjektfase 1: Forberedende arbeid, kartlegginger og avklaringer

Prosjektfasen går fra august 2018 - februar 2019

Leveranser:

  • Avklart ambisjonsnivå med prosjekteier, programstyret og kritiske interessenter
  • Avklart organisering av prosessteam, referansegrupper og brukerinvolvering
  • Utarbeidet plan for forberedende arbeid i fase 2 på bakgrunn av kartlegging, risikovurdering, samt faglige avklaringer
  • Etablert styringsgruppe for fase 2 av prosjektet godkjent av programstyret

Prosjektfase 2: Prosesskartlegging og endringsarbeid

Prosjektfasen går fra mars 2019 - januar 2020

Leveranser:

  • Etablert nødvendig organisering og involvering i prosessteam og referansegrupper
  • Gjennomført og justert plan for forberedende arbeid herunder konkrete endringer/uttesting knyttet til prosess og praksis.
  • Utarbeidet implementeringsstrategi og faseplan for implementering av nye løsninger i tråd med det nasjonale prosjektets rammer.
  • Gjennomført vurdering av kritiske suksessfaktorer samt ekstern vurdering om prosjektets gjennomførbarhet og økonomisk risiko.

Prosjektfase 3: Etablering mottak, opplæring og produksjon

Prosjektfasen går fra januar 2020 - desember 2021

Leveranser:

  • Etablert mottaksapparat og endelig plan for implementering
  • Gjennomført ekstern QA av implementeringen
  • Gjennomført produksjonssetting og overlevering til mottak og forvaltning
  • Overlevert plan for videre oppfølging til gevinstansvarlige i linjen

Gevinster

  • Økt brukervennlighet
  • Økt systemfunksjonalitet
  • Økt digitalisering av økonomi- og lønnsprosessene
  • Mindre dobbeltarbeid
  • Mer samordnede arbeidsprosesser på UiO

Hva er BOTT?

BOTT er et samarbeid mellom universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø om felles systemer og prosesser.
Samarbeidet har som formål å styrke universitetenes evne til å levere administrative og tekniske tjenester som støtter opp om utdanning, forskning, innovasjon og formidling. Les mer på BOTT-samarbeidets hjemmesider

Publisert 26. apr. 2019 08:58 - Sist endret 5. des. 2019 13:37