UiO: Saksbehandling og arkiv

Gjennom et samarbeid med UiB, UiT, NTNU og Unit skal UiO erstatte dagens løsninger for saksbehandling og arkiv. For å kunne implementere nye løsninger fra 2022, er mottaksprosjektet UiO Saksbehandling og arkiv etablert. I perioden 2019 - 2020 jobber prosjektet med forenkling og digitalisering av arbeidsprosesser. 

Bakgrunn

  • UiOs nåværende system for saksbehandling og arkivering dekker ikke dagens behov.
  • Mye saksbehandling foregår i fagsystemer, og disse er ikke integrert med arkivløsningen.
  • Det gjøres mye dobbeltarbeid og kravene til dokumentasjon blir ikke etterfulgt.

Prosjektfaser

Delprosjekt 1: Vurdere organiseringen av arkivfunksjonen ved UiO

Prosjektbeskrivelse (pdf)

Prosjektperioden går fra 1. juni 2018 til 1. april 2019. 

Hovedleveranse: Forslag til hensiktsmessig organisering av arkivoppgavene gitt ny teknologi for produksjon, fangst og forvaltning av dokumentasjon. Målet er klargjøre arkivtjenesten for implementering og videreutvikling av nye løsninger. 

Delprosjekt 2: Kartlegge og forenkle arbeidsprosesser  

Prosjektbeskrivelse (pdf)

Prosjektperioden går fra 1. september 2018 til 31. desember 2020.

Hovedleveranse: Kartlegging av prioriterte arbeidsprosesser med sikte på forenkling gjennom standardisering og digitalisering.

Delprosjekt 3: Mottak og implementering av nye løsninger

Prosjektperioden starter i løpet av vårsemesteret 2020. Startdato avhenger av anskaffelsesprosessen i BOTT. 

Gevinster

  • Mindre dobbeltarbeid og bedre støtte til arbeidsprosesser
  • Økt dokumentfangst med automatisk arkivering
  • Integrasjon mellom fagsystemer, saksbehandling og arkiv 
  • Økt brukervennlighet

Hva er BOTT?

Organisering

Prosjekt UiO saksbehandling og arkiv er en del av:

Prosjektrammeverk

Kontakt

Ina Høj Hinden

Kontaktperson delprosjekt 2

Gry Anita Hemsing

Leder delprosjekt 3


Lena Andersen
Ledet delprosjekt 1