Prosjekt fellesløsninger: Konseptfasen er avsluttet og det jobbes videre med forskerstøtte

Universitetsstyret ba i juni 2017 om at UiO satte i gang en prosess for mer effektive arbeidsprosesser mellom fakultetene. Fakultetsdirektørene og avdelingsdirektørene i UiO: Ledelsen og støtteenheter (LOS) jobbet så frem et forslag til administrative områder som man ønsket en gjennomgang av, og Fellesløsninger ble igangsatt som prosjekt fra august 2018. Prosjektet har nå avsluttet sin konseptfase, og takker for alle forslag og innspill som har kommet fra store deler av UiO.

Teamwork. Foto: Colourbox.com

Teamwork. Foto: Colourbox.com

Hva menes med begrepet «fellesløsninger?»

Definisjonen på fellesløsninger er at to eller flere fakulteter, museer eller Universitetsbiblioteket deler administrative funksjoner. Det kan også bety samarbeid om prosesser mellom nivåene i organisasjonen – altså mellom fakulteter, institutter og de sentrale støtteenhetene.

Hva har skjedd i konseptfasen?

Prosjektkoordinator Lars Flønes Ravn forklarer:

«Målet med konseptfasen var å finne frem til én eller flere fellesløsninger som kunne gi tydelige gevinster for fakultetene. Først brukte vi derfor tid på å utarbeide forslag til definisjon, prinsipper og kriterier. Deretter hadde vi fire delprosjekter som gjennomgikk ulike administrative områder. Vi har sett på områdene forskerstøtte, HR/personal, innkjøp og kommunikasjon.»

Takker for forslag og innspill

Styringsgruppen har bestått av alle fakultetsdirektørene og assisterende direktører ved museene og Universitetsbiblioteket. Unn-Hilde Grasmo-Wendler, fakultetsdirektør ved Det medisinske fakultet, er prosjekteier og leder av styringsgruppen. Hun er begeistret over engasjementet og de 50 forslagene som har kommet inn:

Fakultetsdirektør og prosjekteier Unn-Hilde Grasmo-Wendler.
Fakultetsdirektør og prosjekteier Unn-Hilde Grasmo-Wendler.

«Vi opplever tydelige kutt i basisfinansieringen. Vi må jobbe smartere og mer effektivt, samtidig som vi skal øke kompetansen vår og opprettholde god kvalitet på tjenestene. Det gjør at vi må tenke annerledes innenfor enkelte administrative områder. Alle disse forslagene har gitt oss mange gode ideer til mulige fellesløsninger fremover.

Etter en grundig prosess med involvering av fagmiljøer og nettverk, har styringsgruppen nå anbefalt at det blir igangsatt et prosjekt innen forskerstøtte. I forslaget ligger det ulike konsepter som tar utgangspunkt i kunnskaps- og kompetansedeling og samarbeid mellom enheter. Styringsgruppen var også positiv til å se nærmere på fellesløsninger innen HR/personal, men ønsket å avvente videre utviklingsarbeid på grunn av andre pågående prosjekter på dette området.»

Se oversikt over alle innkomne forslag.

Kriterier for utvelgelse

Kriteriene tar utgangspunkt i ønskede gevinster og ytre krav som UiO ikke alltid innfrir i dag. De nye fellesløsningene skal effektivisere administrative prosesser, svare ut økt behov for spesialisering av funksjoner og bidra til mer robuste tjenester. Les mer om kriteriene.

Videre prosess

Forslaget om å gå videre med forskerstøtte sendes nå til programstyret for Program for administrativ forbedring og digitalisering og universitetsdirektøren for beslutning.

Unn-Hilde Grasmo-Wendler er opptatt av at engasjementet og forslagene som har kommet gjennom konseptfasen kan bidra til å skape en kultur for å tenke fellesløsninger mellom enhetene:

«Det er gøy når vi får til nye samarbeidsformer på tvers av UiO. Fellesløsninger innenfor administrative områder vil bare bli mer og mer aktuelt fremover. Gjennom bedre samarbeid kan vi styrke kompetansen vår på sikt og ikke minst redusere sårbarheten innenfor enkelte områder.»

Publisert 19. mai 2019 22:09 - Sist endret 20. mai 2019 09:43