Mål for prosjektet
Prosjektet skal legge til rette for vesentlige besparelser av en total innkjøpssum på 2,6 milliarder kroner. Besparelsen skal følge som et resultat av økt styring og kontroll, ved implementering av et nytt analysesystem.
Systemet heter "SAS innkjøpsanalyse". Flere offentlige virksomheter er fornøyde brukere av systemet. Eksempler på virksomheter er Oslo, Bærum og Stavanger kommune, helsesektoren m.m.
Hva er SAS Innkjøpsanalyse og hva vil det bidra med ved UiO?
Systemet skal blant annet bidra til:
- en enklere måte å føre kontroll av avtalepris versus fakturert pris
- gi oss oversikt over avtalelojalitet
- synliggjøre besparelsespotensiale ved inngåelse av rammeavtaler
- avdekke systematisk feilfakturering og gi et bedre datagrunnlag for nye rammeavtaleområder enn vi har i dag. Systemet leser inn alle e-fakturaer og gjør det mulig å se hvor mye vi blir fakturert per vare/tjeneste i forhold til avtalepris
- UNSPSC-klassifisering av alle produkter og tjenester på tvers av ulike leverandører, slik at vi får bedre oversikt over forbruksmønster og avtalelojalitet
Implementering av SAS Innkjøpsanalyse ved UiO
Systemet er implementert og testet. Vi er per april 2018 i pilot med et utvalg avtaler av UiOs over 300 rammeavtaler. Etter pilotperioden vil vi trinnvis få inn resten av avtalene.
Det arbeides med å forbedre fakturakvaliteten og kategoriseringen av varer og tjenester. Det er etablert de nødvendig grensesnitt til andre systemer, og det er etablert forvaltningsorganisasjon for forvaltning av systemet, med tilhørende maler og rutiner. Videre skal prosjektet få på plass rutiner for rapportering og analyser til UiOs underliggende enheter.
Hva betyr dette for din enhet?
I samarbeid med enhetenes ledergrupper vil Seksjon for innkjøp serve enhetene med innkjøpsrapporter, som kan bidra til bedre styring og kontroll på egen enhet. Eksempel på slike rapporter kan være oversikt over forbruk på ulike områder, forbruk på de ulike underliggende avdelinger, avtalelojalitet, avtalelekkasjer og avdekking av systematisk feilfakturering. Gjennom dialog omkring status på innkjøpsområdet, vil vi i samarbeid kunne oppnå besparelser.
Brukere av systemet
Det er i utgangspunktet lagt opp til at personer på Seksjon for innkjøp (Controller og avtaleansvarlige) og Eiendomsavdelingen (avtaleansvarlige) er brukere av systemet. Vi vil i samarbeid med enhetenes ledergrupper ta ut egnede rapporter og analyser til enhetene.
Organisering av prosjektet
Prosjekteier: Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe
Styringsgruppe
- Universitetsdirektør Gunn Elin Aa. Bjørneboe - styringsgruppens leder
- Avdelingsdirektør Jan-Børge Tjäder (ADS)
- Fakultetsdirektør Gudleik Grimstad (Det samfunnsvitenskapelige fakultet)
- Fakultetsdirektør Jarle Nygard (Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet).
Prosjektgruppe (utøvende og utvidet)
- Seniorrådgiver Tori Norheim Sandlie (SI, ADS) - prosjektleder
- Fakultetsdirektør Bård Kjos (UV)
- Avdelingsleder Robert Onarheim (EA)
- Seniorrådgiver Grete Olsen Husø (SI, ADS)
- Seniorrådgiver Hilde Haug (SI, ADS)
- Seniorrådgiver Jon Petter Sjølund (SI, ADS)
- Seniorrådgiver Christin Øvstaas (SAF, ADS)
- Rådgiver Heidi Wang (SAF, ADS)
- Innkjøpssjef Jacob Magne Landsvik (SI, SAF)