Robocop har fått jobb ved UiO

En robot som låner navn fra 80-tallsfilmen «Robocop» jobber på UiO. På flere av utdanningene våre kreves det politiattest for studentene, og nå brukes robot-teknologi for å registrere og sjekke disse. Dette gir en bedre tjeneste for studentene, bedre kontroll av attestene vi mottar, og sparer tid og ressurser for UiO.

Bildet kan inneholde: hjelm, personlig verneutstyr, hodeplagg, eyewear.

Photo by Liam Charmer on Unsplash.

Hvorfor politiattest?  

For studenter som skal delta i klinisk undervisning eller som skal ut i praksis på sykehus, institusjoner, barnehager og skoler, så kreves det politiattest. Det er viktig at dette er på plass før man sender studenter ut i praksis hvor de skal omgås pasienter, barn og andre sårbare grupper.

Fra papir til digitalisering

Tidligere mottok studentene en politiattest digitalt fra politiet, som så måtte skrives ut og leveres til UiO på papir. Typisk ble denne levert inn på info-senteret på fakultet, hvor studiekonsulent registrerte den inn i Felles Studentsystem før selve papirkopien ble makulert. Dette var en tungrodd prosess med mulighet for at attester kunne komme på avveie.

Nye digitale verktøy ved UiO

Det har pågått en utvikling av nettskjema som nå kan ta imot sensitive data, i tillegg har vi i økende grad tatt i bruk robot-teknologi. Dette gir muligheter for å opprette nye digitale løsninger, og dette var utgangspunktet for å kunne sette Robocop i arbeid.

Endelig kan vi jobbe mer effektivt

Silje Winther i Avdeling for studieadministrasjon har hatt forvaltningsansvar for politiattester ved UiO, og jobber nå i prosjekt UiO: Saksbehandling og arkiv.

– Vi har ventet på dette i mange år. I tillegg til å ta i bruk nye verktøy ved UiO har vi samarbeidet med politiet for å få en best mulig løsning. Løsningen vi nå har fått på plass er betydelig bedre enn da vi kun hadde politiattester på papir som måtte registreres manuelt, men det er bare et stykke på veien mot en nasjonal, heldigital løsning. 

Hva gjør Robocop egentlig?

Hvis alt ser greit ut, så registrerer Robocop attesten i systemet. Hvis politiattesten har en merknad, så oppretter Robocop en sak i ePhorte, som sendes til aktuell enhet som må behandle saken. Hvis noe ved attesten avviker fra normalen, så sendes attesten til manuell sjekk hos en saksbehandler som følger opp saken videre. Vi tar kontakt med politiet i de tilfellene hvor vi trenger å få bekreftet innholdet i en politiattest.

Mer tid til å følge opp studentene

Line Sletten er studieleder på Det utdanningsvitenskapelig fakultet, som hvert år behandler cirka 1000 attester.

"For hver attest er ikke jobben kjempestor, men det tar likevel tid å kvalitetssikre. Den største utfordringen har vært at tyngden av jobben skjer ved studiestart, og jeg er glad for at vi nå heller kan bruke denne tiden til å følge opp studentene."

UiO: Saksbehandling og arkiv

UiO: Saksbehandling og arkiv er et prosjekt som jobber med forenkling og digitalisering av arbeidsprosesser og tjenester ved UiO. Det gjør vi ved å jobbe sammen med de som utfører arbeidsoppgavene for å finne den beste måten å løse oppgaven på. Da må vi stille spørsmål. - Trenger vi å gjøre det på akkurat den måten, og finnes det teknologi som kan hjelpe oss? Politiattester er et eksempel på hva vi kan oppnå når vi samarbeider på tvers.

Publisert 17. mars 2020 10:22 - Sist endret 2. sep. 2020 23:33