2. Planleggingsfasen

Formål: Sikre at virksomheten har en god forståelse for arbeidet som kreves for å gjennomføre prosjektet, før virksomhetsledelsen forplikter seg til en betydelig investering.


Faser og beslutningspunkter i prosjekt

Planleggingsfasen innledes ved at prosjekteier og berørte linjeledere godkjenner prosjektbeskrivelsen, og utpeker nøkkelrollene som må delta i å lage planer og strategier for god forankring og gjennomføring av prosjektet (BP2).

Om planleggingsfasen

Planleggingsfasen legger grunnlaget for å oppnå et vellykket prosjekt, og planprosessen er like viktig som planen. Prosjektplanlegging er et gruppearbeid, hvor prosjektleder må ha med relevante folk. Følgende bør delta i planprosessen i tillegg til prosjektleder:

  • prosjektets nøkkelmedarbeidere
  • faglige ressurspersoner
  • de som eier resultatene
  • de som eier ressursene

Det er viktig å planlegge med utgangspunkt i ønsket resultat og hovedleveranser, og få opp overordnede faser og milepeler først. Ellers er det lett å gå seg vill i detaljene eller havne litt på siden av formålet med prosjektet. En god planprosess skal bidra til å:

  • skaffe oversikt - og beholde oversikt underveis
  • engasjere prosjektmedarbeiderne og bygge felles forståelse
  • rasjonalisere arbeidet - riktig rekkefølge, ikke glemme ting, unngå dobbeltarbeid
  • redusere risiko gjennom kvalitetssikring med flere hoder
  • bidra til å forankre formål, mål og planer med berørte linjeledere, driftsroller og interessenter

Gjennom planleggingsarbeidet kommer det ofte fram ny eller mer presis kunnskap om prosjektets mål, organisering, premisser og tidsramme. Da skal prosjektbeskrivelsen oppdateres i tråd med dette og godkjennes på nytt av styringsgruppen i BP3. Oppdatert prosjektbeskrivelse "fryses" i BP3 og oppsummeres i et styringsdokument som brukes i rapportering og formidling til styringsgruppen, linjeledelse og andre interessenter, og oppdateres i nye versjoner underveis i prosjektet.

Dersom det oppstår eller blir besluttet vesentlige endringer i prosjektets mål, rammer og premisser underveis i gjennomføringsfasen, kan det være behov for å lage og få godkjent en ny versjon av selve prosjektbeskrivelsen.

I planleggingsfasen oppretter prosjektlederen en samling dokumenter som benyttes av prosjekteier og styringsgruppen for å godkjenne gjennomføring av prosjektet (BP3), og deretter som stryingsredskaper underveis i gjennomføringen. Dette omfatter oppdatert prosjektbeskrivelse, styringsdokument, faseplan/milepelplan og aktivitetsplaner for første gjennomføringsfase, og en førsteversjon av gevinstrealiseringsplan. 

Planleggingsfasen avsluttes ved at dokumentasjonen overleveres til prosjekteier og styringsgruppe for godkjennelse.

Maler og verktøy

Sjekkliste for beslutningspunkt 3

  • Er prosjektet fortsatt ønskelig og i tråd med virksomhetens strategiske mål?
  • Er prosjektets resultatmål med tilhørende produkter/leveranser egnet til å skape de ønskede endingene og gevinstene som ble lagt til grunn for vurderingene i konseptfasen?
  • Er det utarbeidet en helhetlig og konsistent plan som bryter prosjektet ned i håndterbare faser?
  • Er det utarbeidet nødvendige strategier for gjennomføring, for eksempel implementeringsstrategi, kvalitetsstrategi og anskaffelsesstrategi?
  • Er det gjennomført interessentanalyse og iverksatt relevante tiltak basert på denne?
  • Er prosjektorganisasjonen tydelig definert med roller og ansvar, og er det riktige og tilstrekkelige ressurser til å gjennomføre prosjektet?
  • Er usikkerhetsanalyse blitt uført og er usikkerheten akseptabel?
  • Er kritiske suksessfaktorer identifisert?
  • Har gevinstansvarlig vært aktivt involvert i utarbeidelsen av gevinstrealiseringplanen?
  • Er linjeorganisasjonens kapasitet til å realisere gevinstene blitt vurdert?
  • Er det utarbeidet en plan for endringsledelse?
Publisert 2. feb. 2016 10:35 - Sist endret 2. okt. 2017 14:30