3. Gjennomføringsfasen

Formål: Levere produkter (leveranser) ved å gjennomføre faser og aktiviteter i henhold til de planer og strategier besluttet i BP3 og beskrevet i styringsdokumentet.


Faser og beslutningspunkter i prosjekt

Gjennomføringsfasen innledes ved at prosjekteier og styringsgruppen godkjenner tids- og ressursrammene og planene som er oppsummert i styringsdokumentet (BP3).

Om gjennomføringsfasen

Det kan være en eller flere gjennomføringsfaser i et prosjekt, avhengig av innhold, omfang, kompleksitet og usikkerhet i prosjektet. Prosjektleder er ansvarlig for å styre gjennomføringsfasen(e) på vegne styringsgruppen. Dette innebærer at prosjektleder skal delegere oppgaver i prosjektgruppen og rapportere på fremdrift i forhold til måloppnåelse (tid, kost og kvalitet).

I løpet av gjennomføringsfasene vil eierskap til produkter (leveranser) fra prosjektet overføres til brukerne i linjen. Disse overleveringene må planlegges godt for å sikre tilstrekkelig eierskap og forankring hos de som skal forvalte produktene fra prosjektet og realisere ønskede gevinster.

Prosjekteier må sikre kontinuerlig forankring i virksomhetsledelsen underveis, og styringsdokument og gevinstrealiseringsplan må oppdateres underveis i gjennomføringsfasen. Hvis gjennomføringsfasen deles inn i flere runder skal det også lages en oppdatert versjon av prosjektbeskrivelsen ved hver ny gjennomføringfase.

Mot slutten av hver gjennomføringsfase skal prosjektlederen sikre at styringsgruppen får tilstrekkelig informasjon til å evaluere den aktuelle fasen, og sjekke at alle produktene (leveransene) i fasen er ferdigstilt og godkjent. Videre skal styringsgruppen godkjenne plan for neste fase og oppdatert prosjektbeskrivelse, og bekrefte at prosjektet fortsatt er tilstrekkelig forankret i kjernevirksomheten og i tråd med strategiske mål.

Overgang fra gjennomføringsfasen til avslutningsfasen

Gjennomføringsfasen(e) avsluttes ved at prosjekteier og styringsgruppe godkjenner prosjektets samlede resultater (leveranser), og foretar en endelig vurdering av om resultatene er i tråd med prosjektbeskrivelsen, prosjekts planer og definerte mål. Når prosjekteier har godkjent prosjektets samlede resultater, avslutningsanbefalingen fra prosjektleder (typisk et eget notat) og plan for avslutningsaktiviteter (BP4), går prosjektet inn i avslutningsfasen.

Maler og verktøy

Sjekkliste for beslutningspunkt 4

  • Er prosjektets leveranser i overensstemmelse med definerte resultatmål?
  • Er leveranser dokumentert og levert i henhold til plan?
  • Er det noe utestående arbeid som prosjektet skal ha ansvar for å avslutte?
  • Oppfatter gevinstansvarlig at de ønskede gevinstene fortsatt er realistiske, og er gevinstrealiseringsplanen gjennomgått og eventuelt oppdatert underveis i gjennomføringsfasen(e)?
  • Er linjeorganisasjonen klar til å ta i bruk leveransene fra prosjektet og er nødvendig opplæring, brukerdokumentasjon, driftsrutiner osv utarbeidet og gjennomført?
  • Er det klart hvem som skal følge opp og rapportere effekter (i henhold til gevinstrealiseringsplan), og til hvem?
  • Er det klart hvem som har ansvar for forvaltning og drift, og er nødvendige avtaler inngått?
Publisert 12. jan. 2016 13:20 - Sist endret 3. mars 2016 12:40