Veiledning til interessentanalyse

Prosjektets interessenter er personer, grupper eller organisasjoner som kan påvirke, vil bli påvirket av, eller oppfatter at de vil bli påvirket av prosjektets gjennomføring eller resultater.

Et prosjekt har ofte viktige grenseflater mot mange ulike fagmiljøer både internt og eksternt. For å lykkes er prosjektet avhengig av positiv medvirkning fra disse. Noen interessenter vil ha innflytelse på utforming og styring av prosjektet, mens andre vil ha interesser i prosjektets gjennomføring og resultater.Typiske interessentgrupper er virksomhetsledelsen, brukere, interne og eksterne leverandører, premissgivere, samt andre grupper som indirekte vil kunne ha interesser i tilknytning til prosjektet. Gjennom en interessentanalyse kan prosjektet klarlegge hvem disse interessentene er. I tillegg til å lage en plan for oppfølging av relevante interessenter, må alle prosjekter vurdere om dette er et prosjekt som krever involvering av organisasjonene (fagforeningene) og/eller vernelinjen, i tråd med gjeldende lover, regler og intern policy for partssamarbeidet.

Interessenters medvirkning er viktig i alle prosjektets faser, men interessentanalysen vil vektlegge ulike typer av interessenter og resultatene vil anvendes på forskjellig måte i de ulike fasene. I konseptfasen er de viktigste interessentene de som kan bidra til å:

  • klarlegge de reelle behovene og dermed gi grunnlag for en god behovsanalyse
  • identifisere og vurdere mulige konsepter som kan ivareta behovene
  • klarlegge og vurdere usikkerheter ved de ulike konseptene
  • sikre forankringen av et mulig prosjekt

I de senere prosjektfasene vil bruken av interessentanalysen dreies over mot hvem som kan medvirke til en god gjennomføring av prosjektet, herunder vektlegging av prosjektets gevinstrealisering.

Eksempler på interessenter

  • Oppdragsgiver
  • System/produkt-brukere
  • Konsulenter/rådgivere
  • Myndigheter
  • Leverandører
  • Samarbeidspartnere
  • Interne Kunder
  • Eksterne kunder (f.eks mhp lisenskostnader)
  • Linjeledelse
  • Ansatte i andre grupper/seksjoner
  • Andre avdelinger som leverer oss tjenester
  • Prosjektledelse og prosjektdeltagere

1. Sjekkliste for å identifisere interessentene

  • Hvem er oppdragsgiver?
  • Hvem skal bruke resultatet?
  • Hvem skal akseptere resultatet?
  • Hvem betaler for arbeidet og resultatet?
  • Hvem skal akseptere at aktiviteten utføres og måten den utføres på?
  • Hvem berøres (får utbytte, taper, får endrede forhold etc) av resultatet?
  • Hvem leverer innsatsfaktorer, kunnskap, ressurser?

2. Gjøre seg kjent med interessentene (posisjonsanalyse)

  • Hvilke krav, ønsker, behov og forventninger til prosjektet har interessenten?
  • Innstilling til prosjektet?
  • Hvilken posisjon og betydning har interessenten?
  • Hvilke bidrag  / motstand har de til prosjektet?
  • Opplevd bidrags / belønningsbalanse?
  • Hvilke syn har de på de andre interessentene?
  • Hvilke sammenfallende og motstridende interesser ser vi?
  • Hvilken adferd kan forventes, spesielt om de ikke får det som de vil?
  • Ta stilling til hvordan den enkelte interessent skal håndteres

3. Velge strategier overfor interessenter

 

          HØY                                                            
                                                                          
I's MAKT   ^                      '                                      
til å      |                      '                                      
påvirke    |    Sørg for at de    '  SAMARBEID                           
prosjektet |    er tilfreds       '  Partner                             
           |                      '                                      
           |                      '                                      
           |    ''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''                 
           |                      '                                      
           |     Minimal innsats  '  Hold godt                           
           |     men følg med     '  informert                           
           |                      '                                      
           |                                                             
           +--------------------------------------------------> HØY      
          LAV                                I's interesse               
                                             for prosjektet           

  • Type A: Liten interesse, liten makt: Strategien er å følge med på interessentens situasjon. Iverkesette tiltak bare hvis interessentens mulighet for å påvirke prosjektet endrer seg
  • Type B: Stor interesse, liten makt: Strategien blir å holde interessenten godt informert. Følge med på om mulighetene for makt øker
  • Type C: Liten interesse, stor makt: Strategien blir å holde interessenten vel tilfreds.
  • Type D: Stor interesse, stor makt: Strategien er samarbeid. Det beste er å utvikle en eller annen form for partnerskap
Publisert 5. apr. 2017 14:32 - Sist endret 11. okt. 2018 10:52