Rutiner for saksbehandlere

Administrasjon og organisasjon

Forskning

Studier

Arkivverdige dokumenter

Alle arkivverdige dokumenter skal journalføres. Arkivverdige dokumenter er dokumenter som er gjenstand for saksbehandling eller i seg selv har dokumentasjonsverdi.
En e-post er også et dokument og skal håndteres på lik linje med all annen inn- og utgående post.

Se sentrale sider for utdypende informasjon.

 

Innkommende brev

Arkivet åpner all post sendt til fakultetet, men sender personadressert post uåpnet videre til adressaten. Når saksbehandler mottar personadressert post som er arkivverdig må vedkommende sørge for at det blir journalført. E-post direkte til saksbehandler må saksbehandler selv importere i ePhorte. Originale papirdokumenter sendes arkivet for skanning. Hvis saksbehandler selv skanner og legger inn dokumenter må disse retningslinjene følges.

Saksbehandler behandler et innkommet dokument ved å besvare med utgående dokument eller å ta det til etterretning (TE).

 

ePhorte som saksbehandlingssystem

Saksbehandler oppretter saker og produserer selv interne notater i ePhorte. Brev og notater mottatt i ePhorte skal besvares i ePhorte.
Før ny sak opprettes er det lurt å søke i ePhorte for å se om saken allerede eksisterer. Gi saken en utfyllende, overordnet tittel.

 

Arkivets oppbevarings- og kontrollfunksjon

Arkivet oppbevarer foreløpig alt innskannet originalmateriale på papir. Noen dokumenttyper skal alltid oppbevares i papirversjon, for eksempel signerte kontrakter.
Arkivet kontrollerer at alle journalposter er lagt inn på korrekt måte. Arkivet kontrollerer også at saks- og journalposttittel er sakssvarende og i samsvar med Offentleglova.
Arkivet påser også at Offentleglova blir fulgt når det gjelder skjerming av personopplysninger.

 

Se forøvrig

Personalrutiner

Reglement for elektronisk kommunikasjon,

Skrive- og journalføringsregler

Sentrale rutiner for saksbehandlere og ledere

Publisert 2. juni 2016 10:21 - Sist endret 12. nov. 2020 16:26