Sekvensiell godkjenning – godkjenning av dokumenter

Denne veiledningen viser deg som er leder hvordan du finner og godkjenner et dokument som er sendt på sekvensiell godkjenning.

I motsetning til enkel godkjenning må ikke de som skal godkjenne ha lederrolle i ePhorte.

Når flere godkjenner, skal rekkefølgen følge hierarkiet i organisasjonen.

Merk: Kontrakter og avtaler skal signeres fysisk og skannes inn i ePhorte etter signering.

Godkjenningsprosessen

  1. Godkjenningen blir registrert i ePhorte. Dette erstatter underskrifter og dokumentet trenger derfor ikke en fysisk signatur. Dokumentet blir sendt til én og én godkjenner i angitt rekkefølge.
  2. Hvis en av godkjennerne ikke godkjenner dokumentet, avbrytes dokumentflyten og saksbehandler får dokumentet i retur.
  3. Når godkjenningsrunden er fullført, får saksbehandler dokumentet tilbake for kontroll. Eventuelle kommentarer fra godkjenner leses og håndteres av saksbehandleren.

Godkjenning av dokumenter sendt på godkjenningsrunde

  • Du finner dokumentene som eventuelt skal godkjennes av deg under Oppgaver i venstremenyen. Klikk deretter på Nye oppgaver.
  • Til høyre i bildet får du opp dokumenter som er sendt til deg for godkjenning. Oppgavetittelen vil da begynne med Godkjenn + dokumenttittel.

 

  • Lese dokumentet:
    • Klikk på journalpostikonet og du får opp journalposten i bildet under.
    • Klikk så på wordikonet for å lese dokumentet du er bedt om å godkjenne.

 

  • Godkjenne dokumentet eller ikke:
    • Klikk på nedtrekksmenyen ved dokumentet du skal godkjenne/ikke godkjenne og velg Utfør oppgave.

  • I feltet Beslutningskode velger du enten G-Godkjent eller IG- ikke godkjent.
  • NB: Ved UiO bruker vi ikke funksjonene Ja og Nei ved sekvensiell godkjenning.
  • I feltet Kommentar kan du legge inn eventuelle kommentarer.

 

  • Avslutt med Lagre.
  • Merk: Stedfortredere må alltid legge inn en kommentar i kommentarfeltet: Godkjent av + brukernavn eller Ikke godkjent + brukernavn.

 

  • Valgte du å godkjenne vil dokumentet gå til nestemann på godkjenningsrunden, eller tilbake til saksbehandler hvis du var den siste som skulle godkjenne.
  • Valgte du å ikke godkjenne, avbrytes godkjenningsrunden og saksbehandler får dokumentet i retur.
     
Publisert 5. juli 2012 10:37 - Sist endret 9. okt. 2015 17:45