Fordele innkomne brev



Fordele ufordelte brev

  • Pass på at du er inne i Enhetens saker og dokumenter.
  • Klikk på Ufordelte brev, og til høyre i skjermbildet vil alle ufordelte innkomne journalposter/brev vises
  • For å lese dokumentet før du fordeler: klikk på pdf- eller word-ikonet ved journalposten og svar OK for å åpne det. Lukk dokumentet på vanlig måte når du er ferdig.
  • Fordele til saksbehandler: Klikk på konvolutt-ikonet tilhørende journalposten du vil fordele, og velg Fordel.


 

  • Du får da opp bildet hvor du skal fordele journalposten/brevet til riktig saksbehandler.

 

  • Fyll inn saksbehandlers brukernavn og trykk på tabulatortasten, eller søk saksbehandler opp med å klikke på forstørrelsesglasset til høyre for Saksbehandler-feltet.
  • I feltene under fanen Interne mottakere kan du eventuelt sette på saksbehandlere eller administrative enheter du mener trenger kopi av journalposten.
  • Du kan eventuelt hake av Send kopi med e-post, både for saksbehandler du fordeler til og for eventuelle andre saksbehandlere som skal ha kopi. Disse vil motta en e-post med lenke til journalposten i ePhorte.
  • NB! Varsle med e-post fungerer forutsatt at du har fylt ut saksbehandlerfeltet.
  • Du kan også legge inn en merknad til saksbehandler, og velge å lagre merknaden på journalposten ved å hake av for ”Lagre merknad”.
  • Avslutt med å klikke Lagre.

Sjekk korrekt registrering av administrativ enhet

  • Saksbehandleren du fordeler til må ha en saksbehandlerrolle ved den enheten som er fylt inn i feltet Adm.enhet, ellers må også administrativ enhet endres.
  • Feil adm.enhet for saksbehandler har følgende konsekvenser:
    • Journalposten forblir ufordelt.
    • Du får feilmelding når du huker av for ”Send kopi med e-post”, når det er uoverensstemmelse mellom valgt saksbehandler og administrativ enhet finner ikke ePhorte saksbehandlers e-postadresse.
  • Dette rettes på følgende måte:
    • Fjern det som står i feltet Adm.enhet.
    • Fyll ut Saksbehandler-feltet, saksbehandlers administrative enhet fylles automatisk inn.
  • Hvis saksbehandleren har roller ved flere enheter, er det enkleste å søke opp vedkommende med å klikke på forstørrelsesglasset som nevnt over, for så å velge riktig rolle/enhet i listen du får opp.

Viderefordele brev som ikke skal behandles ved din enhet

  • Fjern det som står i feltet Adm.enhet.
  • Fyll ut feltet med den enheten som skal behandle brevet.
     
Publisert 11. juni 2012 15:34 - Sist endret 9. okt. 2015 17:45