Fordele journalposter når din enhet er kopimottaker



Dokumenttyper og metoder for fordeling

  • Det er 4 ulike dokumenttyper hvor enheten kan stå som kopimottaker:
    1. Inngående brev
    2. Utgående brev
    3. N-notater
    4. X-notater
  • Det er ulike metoder for å fordele kopier:
    1. Kopier av notater fordeles ved bruk av Fordel-funksjonen.
    2. Kopier av inngående og utgående brev fordeles ved bruk av Rediger-funksjonen.
  • Pass på at du er inne i Enhetens saker og dokumenter.
  • Klikk på Ufordelte kopier, og til høyre i skjermbildet vil alle ufordelte kopier vises
  • For å lese dokumentet før du fordeler: klikk på pdf- eller word-ikonet ved journalposten og svar OK for å åpne det. Lukk dokumentet på vanlig måte når du er ferdig.

Fordele kopier av N- og X-notater

  • Klikk på konvolutt-ikonet tilhørende journalposten du vil fordele, og velg Fordel.

 

  • Du får da opp bildet hvor du skal fordele journalposten/notatet til riktig saksbehandler.

 

  • Fyll inn saksbehandlers brukernavn og trykk på tabulatortasten, eller søk saksbehandler opp med å klikke på forstørrelsesglasset til høyre for Saksbehandler-feltet.
  • Du kan eventuelt også sette på saksbehandlere eller administrative enheter du mener trenger kopi av journalposten. Husk da å huke av for Kopi.
  • Du kan eventuelt hake av Send kopi med e-post, både for saksbehandler du fordeler til og for eventuelle andre saksbehandlere som skal ha kopi. Disse vil motta en e-post med lenke til journalposten i ePhorte.
  • NB! Varsle med e-post fungerer forutsatt at du har fylt ut saksbehandlerfeltet.
  • Avslutt med å klikke Lagre.

Fordele kopier av inngående og utgående brev

  • Klikk på blå tekst i feltet  innhold i  journalposten  

 

  • Du får opp journalposten
  • Klikk på fanen Avsender/mottaker
  • I feltet Interne mottakere/avskriving - klikk på lille blå trekant på mottaker du skal endre og velg rediger intern mottaker

I feltet Saksbehandler:

  • Skriv inn fult navn på saksbehandler / brukernavn på saksbehandler og klikk tab-tasten.
  • Du kan også søke opp saksbehandler ved å klikke på forstørrelsesglasset

 

  • Avslutt med å klikke Lagre.
     
Publisert 11. juni 2012 15:35 - Sist endret 11. jan. 2018 15:04