Svare på innkommet brev - avskrive restanse

Når du som saksbehandler mottar et dokument som krever oppfølging, kalles dette en restanse. Restansen oppheves ved å avskrive dokumentet. Det er viktig at restansene blir avskrevet ved at brevene/notatene blir besvart, eller tatt til etterretning dersom du ikke skal besvare dem.

Du får restanse på innkomne brev og N-notater. Dokumentet kan avskrives ved at du oppretter et svardokument eller du kan avskrive direkte.

 


Restanser

Du finner dine restanser ved å klikke på Min innboks i venstremenyen. En liste over alle dine restanser/ubehandlede innkomne dokumenter kommer opp til høyre i skjermbildet. Rødt flagg ved siden av journalposten betyr at du har restanse på den.

Ulike typer avskriving

Når du skal avskrive et innkommet brev har du tre alternativer:

  1. Svar med utgående post, dvs. skrive et svarbrev til det innkomne brevet.
  2. Avskriv JP, dvs. avskrive restansen ved å ta det innkomne brevet til etterretning (TE) eller at en telefonsamtale med avsender avskriver restansen (TLF).
  3. Svar med enkel e-post, dvs. at i stedet for å skrive et formelt brev til avsender skrives det en e-post. Dette bør kun benyttes i de tilfellene der det innkomne brevet er av en slik karakter at du kan tillate deg å svare med en uformell e-post.

Avskrive med nytt utgående brev

  • Finn den innkomne journalposten du ønsker å avskrive med et utgående dokument.
  • Klikk på journalposten og velg fra nedtrekksmenyen:
    • Besvar/Avskriv
    • Svar med utgående post

  • Du får opp avskrivningsvinduet Svar med brev med opplysninger fra det innkomne dokumentet.

  • Felt til utfylling:
    • Merk: På Mottaker(e) og Interne kopimottakere må du klikke på fanene for å vise feltene du skal fylle ut.
    • Avskrivingsmåte: BU - Besvart med utgående blir automatisk fylt ut. Dersom det bare er et midlertidig svar, se nederst i denne brukerveiledningen.
    • Dokumenttype: U - utgående brev blir automatisk fylt ut.
    • Innhold: Tittelen på det innkommende brevet kommer automatisk opp som tittel på svarbrevet. Rediger dette til en beskrivende tittel på svarbrevet.
    • Tilgang: Sett inn tilgangskode og hjemmel dersom dokumentet skal unntas offentligheten. Skjerm også de deler av tittelen som evt. inneholder sensitiv informasjon.
    • Besvarer: Kun til informasjon
    • Mottaker(e): Avsender på det inngående brevet kommer automatisk opp som mottaker. Under denne fanen kan du i tillegg endre mottaker (overskriv den som kommer automatisk opp) eller legge til flere eksterne mottakere.

 Er mottakeren borger/privatperson av Norge skal brevet ekspederes elektronisk  , for å kunne gjøre dette må du legge inn fødselsnummer og huke av for person. Du kan gjøre dette manuelt eller gå via folkeregisteret dersom du er usikker på fødselsnummeret. Uten fødselsnummer og avhuket for person vil ikke elektronisk ekspedering fungere.

    • Interne kopimottakere: legg inn brukernavnet i feltet Saksbeh. og trykk på tabulatortasten på tastaturet. Dersom du ikke kjenner brukernavnet kan du søke opp den interne saksbehandleren ved å klikke på forstørrelsesglasset.
  • Når all informasjon er lagt inn, klikk Lagre og nytt dokument.
  • Du får da opp et bilde med de malene som du har tilgang til (utvalget varierer etter enhet du jobber ved). Marker den malen du skal bruke og klikk OK.

  • Du får da opp den valgte brevmalen. Kontroller at opplysningene fra journalposten flettes inn og skriv dokumentet.
  • Når du er ferdig med dokumentet klikker du på Return to ePhorte.

  • Du får da opp et spørsmål om du vil lagre dokumentet. Klikk Yes.
  • Det kommer så opp en boks der du får ulike valg:

  • Dersom dokumentet er helt ferdig: 
    • Hak av for Marker dokumentet som ferdig. Status blir da endret fra R-reservert til F-ferdig.
    • Klikk Utfør.
    • Ekspeder brevet elektronisk (se egen veiledning).
  • Restansen er nå fjernet (journalposten vil ikke lenger ligge under Min innboks i venstremenysøket.


 

  • Restansen er ikke fjernet. Journalposten vil fremdeles ligge i venstremenysøket Min innboks.
  • Du vil kunne finne igjen dokumentet i venstremenysøket Under arbeid.
  • Dokumentet vil fremdeles ha status R-registrert.
  • Klikk Utfør.

Avskrive journalposten direkte

  • Finn journalposten du ønsker å avskrive direkte. Klikk på journalposten og velg fra hurtigmenyen Besvar/Avskriv og Avskriv JP.

  • Du får opp avskrivingsvinduet Avskriv journalpost direkte.
  • Du får automatisk opp valget Tatt til etterretning, men du kan også velge Besvart pr telefon fra nedtrekkmenyen.
  • Dersom du har en merknad kan dette legges inn i merknadsfeltet. Dette feltet bør benyttes dersom avskrivingen er TLF, med en kort oppsummering av telefonsamtalen.
  • Klikk OK.

  • Journalposten er nå avskrevet og du vil nå ikke finne den under Min innboks.

Midlertidig svar – ikke avskrivning

  • Dersom dokumentet bare skal være et midlertidig svar klikker du på Midlertidig svar sendt. Restansen blir da ikke opphevet. Du fyller så ut informasjon som vist ovenfor i Avskrive med nytt utgående brev.

Avskrive med nytt utgående brev, men med annen mottaker

  • Det kan være tilfeller der det er naturlig å avskrive et innkommet brev med et nytt utgående brev, men til annen mottaker. I disse tilfellene skal avsender av det første brevet ikke være mottaker i det hele, men kan være kopimottaker. Dette kan fort medføre feilmelding dersom en ikke bruker følgende fremgangsmåte.
  • Finn den innkomne journalposten du ønsker å avskrive med et utgående dokument.
  • Klikk på journalposten og velg fra nedtrekksmenyen:
    • Besvar/Avskriv
    • Svar med utgående post
  • Merk avsender av det innkomne brevet i eksempelet under:

  • Du får opp avskrivningsvinduet Svar med brev med opplysninger fra det innkommende dokumentet. Fyll ut feltene som vanlig. I fanen Mottaker(e): kommer avsender av det innkomne brevet automatisk opp som mottaker.

  • For ikke å få feilmelding når du redigerer/endrer mottaker må du overskrive mottaker med den nye mottakeren (ikke slett og legg inn ny, eller legg til i linjen under for så å slette den første linjen). Du kan etter dette også legge inn kopimottaker på linjen under dersom det er ønskelig.

  • Når all informasjon er lagt inn, klikk Lagre og nytt dokument.
     
Publisert 18. nov. 2011 12:27 - Sist endret 8. feb. 2017 15:43