Slette sak, journalpost eller dokument

Saker og journalposter kan ikke slettes i ordets rette forstand, men de kan settes som utgått. Det vil si at en utgått journalpost fjernes fra saken i ePhorte, men den er ikke tapt for evig og alltid.  Påfør derfor alltid tilgangskode og eventuelt skjerm sensitiv tekst dersom  journalposten skal være unntatt fra offentlighet. Det samme gjelder for saksmapper.


Oversikt

  • Journalposter med status R kan du selv sette som utgått. Har journalposten status J? Be ditt arkiv om å endre status fra J til R.
  • Når du setter en journalpost som Utgått - vil eventuelle vedlegg og dokumentversjoner på journalposten også settes som utgått. Det kan derfor være at du heller skal erstatte et dokument på en journalpost.
  • Vedlegg kan slettes i ordets rette forstand.
  • Saksmapper er det kun arkivet som har autorisasjon til å la utgå. Ta kontakt med ditt delarkiv for å få satt en sak som utgått.

Sette en journalpost som utgått

  • Status på journalposten må være R før du endrer til U. Er status J? Be ditt arkiv endre fra J til R. Klikk på nedtrekksmenyen ved journalposten du vil la utgå.

  • Velg Rediger fra menyen.

  • Åpne rullgardinmenyen og velg U- Utgått/flyttet. Klikk så Lagre.

  • Når du har lagret får du opp bildet som viser hvilken journalpost og hvilke dokumenter du har valgt å la utgå.

  • For å komme tilbake til saksmappen med oversikt over alle journalpostene, klikk på den blå skriften til høyre for saksmappe-ikonet.
  • Journalposten du lot utgå er nå fjernet fra saken.

Sletting av vedlegg

  • Før du kan slette et vedlegg må du sjekke status på vedlegget. Klikk på tittelen på journalposten hvor du vil slette et vedlegg.

  • Status på vedlegget må være B.
  • Klikk på nedtrekksmenyen ved dokument-ikonet og velg Slett vedlegg.
  • Hvis journalposten står med status J må du be ditt arkiv endre fra J til R. (Kun arkivarer har autorisasjon til å endre journalførte dokumenter tilbake til status R).
  • Hvis status er F kan du selv endre status til R.

Endre status fra F til R

  • Gå inn på nedtrekksmenyen ved journalpost-ikonet og velg Rediger og deretter Reservert i nedtrekksmenyen Status i vinduet du får opp.

  • Velg deretter Lagre. Vedlegget skal nå ha fått status B.

Slette vedlegget

  • Klikk på nedtrekksmenyen ved dokument-ikonet til venstre for vedlegget du ønsker å slette og velg Slett vedlegg.

  • Klikk OK for å slette vedlegget. Antall dokumenter er nå redusert fra 2 til 1.

  • Husk å sette status på journalposten tilbake til F hvis dokumentet er ferdig og klart for offentlig journal. Gjør tilsvarende operasjon som da du satte R, men velg F - Ferdig.

  • Klikk Lagre.

 

Publisert 10. mai 2012 11:32 - Sist endret 11. sep. 2017 11:11