Opprette ny sak

En sak består av journalposter med dokumenter som inngår i en behandlingsprosess og som kan føre fram til en beslutning.

  • Før du oppretter en ny saksmappe, skal du alltid gjøre et søk i ePhorte for å se om det allerede finnes en sak på det du skal arbeide med.
  • Når du oppretter en saksmappe, tildeles saken automatisk et unikt saksnummer.
  • For opprettelsen av en personalmappe se egen veiledning.
  • Klikk på ny mappe-ikonet. Pass på at feltet til høyre for ikonet er satt til valget Ny saksmappe.

  • Du får opp bildet Ny saksmappe hvor du fyller inn informasjon om saken. Denne informasjonen kalles metadata, og er søkbar i ePhorte når saksmappen er lagret.
  • Feltene merket med * må fylles inn.

  • Fyll ut feltene:
    • Hovedfelt
      • Dato: Datoen du oppretter saksmappen kommer automatisk.
      • Tittel: Beskriver innholdet i saksmappen. En god sakstittel må være presis, det gjør søk etter saken enklere i ettertid. Flere typer saker har regler for hva tittelen skal inneholde, se rutiner for det aktuelle saksbehandlingsfeltet.
      • Obsdato: Du kan sette en dato som en huskelapp for deg selv. Du må selv søke frem obsdatoer du har satt på sakene dine (Avansert søk, i feltet Søk Etter skal det stå Saksmapper/mapper, i feltet obsdato fyller du enten inn eksakt dato eller intervall).
      • Mappetype: Brukes ikke.
      • Arkivdel: I dette feltet bestemmer du hvilken av UiOs 8 arkivdeler/databaser saken din skal lagres i. Det er viktig at du velger riktig arkivdel på grunn av sikkerhet og gjennfinning.
    • Klasseringsfanen
      • Klassering: Ved mange enheter ved UiO er det arkivet som gjør dette når saksbehandler har opprettet saken. Fyll eventuelt inn ordningsprinsippet og ordningsverdien, se egen veiledning.
    • Ansvarlig/tilgang-fanen
  • Klikk Lagre.
  • Den nye saken lastes nå inn i arbeidsvinduet i ePhorte.
     
Publisert 10. mai 2012 11:40 - Sist endret 10. feb. 2017 16:11