Kryssreferanse mellom saker, journalposter og dokumenter i ePhorte - lenker

Formålet med og konsekvenser av lenker

• Du kan lage toveis lenke. Det vil si at når du lager en lenke, oppretter du samtidig en lenke i denne saken/journalposten/dokumentet som går tilbake til din sak/journalpost/dokument.
• Det å henvise til/lenke er ment som et arbeidsverktøy for saksbehandlere i det daglige og er ikke av historisk betydning. Det vil si at når databasen avleveres til Riksarkivet, vil alle lenker mellom saker, journalposter og dokumenter bli slettet.
• Har du lenker du mener bør bevares for ettertiden kan du opprette det som heter en jevnføring som bevares når databasen avleveres.
• Lenken kan unntas offentlighet dersom sakene, journalpostene eller dokumentene som knyttes sammen er unntatt offentlighet.

Opprette lenker

• Stå i saken, journalposten eller dokumentet du ønsker å sette en lenke til og klikk på fanen Lenker. Denne fanen finnes på alle nivåer, under er det vist i sak.

• Klikk på nedtrekksmenyen i fanen Lenker.
• Her velger du om du vil sette en henvisning til en hel saksmappe, en journalpost eller til ett konkret dokument.
• I dette eksemplet velger vi Ny lenke til sak.

• Skriv inn saksmappen du vil lenke til. Her kan du få toveis lenke. kryss av hvis ønskelig. Klikk lagre.
• Er saken du lenker til Unntatt offentlighet? Velg da tilgangskode og huk av i boksen U.off.

• Etter å ha klikket lagre kommer du tilbake til saksbildet og lenken er på plass.
• Klikker du på nedtrekksmenyen ved Beskr., får du frem saken du lenket til/kryssrefererte til.

• Fordi vi valgte toveis lenke har saken du lenket til automatisk fått lenke til saken du lenket fra.
• Du ser dette ved at fanen Lenker har et 1-tall som betyr at det ligger en lenke på saken.