English version of this page

Registrere reiseregning i HR-portalen

Ansatte med tilgang skal registrere reise- og utgiftsrefusjoner elektronisk i HR-portalen. På denne siden finner du en veiledning for registrering av reiseregninger. Se egen veiledning for registrering av utgiftsrefusjoner.

Se også Reise og refusjon - spørsmål og svar. For utbetalingsdatoer sjekk kjøreplan for utbetalinger.


1. Opprett og fyll ut reiseregning

  • For å registrere reiserefusjoner velger du Reise- og utgiftsrefusjon i ansattselvbetjeningen.

 

  • Velg deretter Registrere reise- og utgiftsrefusjon.

 

  • Velg aktuelt skjema og deretter Start.
  • Merk: Av sikkerhetshensyn vil åpne registreringer avbrytes automatisk etter en tids inaktivitet. Om du lar registreringen ligge over tid, pass på å mellomlagre den med knappen Lagre utkast (se neste bilde). Lagrede registreringer som har opplevd tidsavbrudd finner du blant Mine reise- og utgiftsrefusjoner, under fanen Utestående.

 

  • Du skal nå fylle ut detaljene om reisen.
    • Legg inn reisens start og slutt. [1]
    • Velg reisemål. [2] Ved flere reisemål, se Hvordan bruker jeg "flere reisemål"-funksjonen.
    • Velg aktuelt regulativ. Regulativ A :Hotell er det vanligste, men forutsetter at du bor på hotell. [3]
      • Du må velge et regulativ for å få godkjent reisen. Reiser som sendes med dette feltet blankt eller merket «---- Feltet må utfylles ----» vil bli returnert til deg.
    • Forklar kort formålet for reisen. [4] Legg eventuelt inn en nærmere forklaring i feltet Kommentar.
    • Marker feltet Kostgodtgjørelse om du skal ha kostgodtgjørelse for hele eller deler av reisen [5].
    • Velg Lagre utkas[6] for å få generert et reisenummer. Dette er nødvendig for å få lagt ved elektroniske vedlegg.

  • Utleggene du registrerer vil normalt bli belastet din standardkontering for reiseutlegg og refusjoner.
  • Dersom du ønsker å endre hvor kostnadene skal belastes, velg Endre kostnadstilordning. Et nytt nettleservindu vil åpne seg.

  • Her kan du endre kostnadssted, tiltak og eventuelt prosjekt kostnadene skal føres på.
  • Du kan også registrere at kostnadene skal fordeles mellom flere kostnadssteder, tiltak eller prosjekter [1], vektet etter prosentvis fordeling.
  • Når endringene er registrert, velg Godkjenn for kostnadstilordningen [2] og deretter Godkjenn nederst i nettleservinduet [3].

  • Om deler av kosten dekkes av eksterne, velg Registrer fradrag for kostgodtgjørelse.

 

  • Eksempelvis dekkes to dagers lunsj av seminaravgift.
  • Velg Godkjenn.

 

2. Last opp påkrevd dokumentasjon

Kvitteringer og all påkrevet dokumentasjon skal legges ved reisen elektronisk:

  • Pass på at all dokumentasjon som du skal laste opp fyller krav til elektroniske vedlegg.
  • Velg Vedlegg. [1]
  • Velg Browse [2] for å hente opp dokumenter fra skrivebordet på maskinen din.
  • Velg dokumentet ditt og Open/Åpne. Velg så Opplasting [3] for å legge dokumentet til reisen.
  • Du kan slette opplastede vedlegg ved å markere linja vedlegget ligger på og deretter velge Slett vedlegg. [4]
  • Du har også mulighet til å legge ved lenker til relevante nettsider via valget Tilknytt, samt en kommentar til vedleggene via valget Merknad.

3. Registrer utgiftsbilag

Når du har lagt inn alle relevante vedlegg, kan du registrere utgiftspostene for reisen.

  • Velg Registrer utgiftsbilag.

 

Dersom du har personlig kredittkort registrert i HR-portalen kan du finne transaksjoner fra kortet og legge dem til kravet ditt.

  • Velg Tilgjengelige kredittkortbilag.
  • Automatisk vises bilag fra perioden du har registrert for reisen/refusjonen, men du kan velge å hente opp bilag fra andre perioder.
  • Markér linjen for posten(e) du ønsker å inkludere i kravet, og velg Inkluder i denne reiseregningen.
  • Postene vises nå som vanlige utgiftsposter. Dersom posten mangler utgiftstype, velg rett type og fortsett behandlingen som normalt (se nedenfor).

For utlegg som ikke kommer fra bruk av kredittkort gjør du følgende:

  • Velg Nytt bilag for å registrere utgifter. [1]
    • Velg Utgiftstype. [2]
    • Skriv beløp for utgiften i betalt valuta. [3]
    • Velg valuta. [4]
    • Velg dato utgiften ble betalt. [5]
    • Systemet henter rett valutakurs for den aktuelle dagen.
    • Boutgifter oppgis med fra- og til-dato. [6]
    • Hoteller skal oppgis med navn og adresse. [7]
  • Velg Godkjenn post, eller Godkjenn og ny post for å registrere flere bilag. [8]

 

  • Registrer eventuelle andre utgifter.
  • Merk: Skal du registrere kompensasjonstillegg utland finner du dette som egen utgiftstype.

  • Det er mulig å registrere utgifter utenfor reisens varighet, men legg da ved en forklaring på utlegget.
  • Utgifter for reiser og hendelser frem i tid er forskudd, og skal ikke registreres i HR-portalen.
  • Velg Godkjenn post når siste bilag er registrert.

 

4. Kontroller reiseregning og send til godkjenning

  • Velg Kontroller.

 

  • Hvis du har en utgift utenfor reisens varighet, vil du nå få en advarsel om dette. Velg Fortsett dersom registreringene er korrekte.

 

  • Du får nå se en oversikt over refusjonen. [1]
  • Velg Forhåndsvis formular for å se et detaljert utkast av bilaget. [2]
  • Hvis du vil lagre uten å sende inn for å legge til flere utgifter senere, velg Lagre utkast og trykk så på knappen Lagre utkast.
  • For å sende inn, velg Send til godkjenning [3] og trykk så på knappen Send til godkjenning [4].

 

  • Lagring bekreftes.
  • Velg Vis formular for å åpne det endelige refusjonsbilaget som PDF-fil.

 

  • Kontroller at det er generert et reisenummer.
  • Se over dokumentet og kontroller at informasjonen er korrekt.
  • Kravet ditt vil først bli sendt elektronisk til attestant. Godkjenner attestanten kravet blir det sendt videre til BDM for godkjenning.
    • Dersom attestanten finner mangler ved kravet vil det bli returnert til deg. Du vil få beskjed om returneringen per e-post. Nødvendige endringer kan gjøres ved å hente fram kravet i Mine reise- og utgiftsrefusjoner eller i innkurven din i HR-portalen. Utfør endringene og send deretter kravet til godkjenning på nytt.
  • Kravet blir utbetalt ved første reisekjøring etter at det elektoniske bilaget er mottatt og godkjent av attestant og BDM.

5. Følg med på behandlingsstatus

Etter at reiseregning er fylt ut, kan du følge med på behandlingsstatus i HR-portalen:

  • I ansattselvbetjeningen velger du Mine reise- og utgiftsrefusjoner.
  • Trykk på den aktuelle fanen [1]. I bildet under er det valgt fanen Godkjent, siste 12 mnd.
  • Kolonnen Behandlingsstatus [2] viser aktuell status for hver post.
  • Merk: For at reell behandlingsstatus skal vises så kan du ikke stå i den første fanen Alle mine reise- og utgiftsrefusjoner. Hvis du står i denne fanen og får opp som anbefalt aktivitet Endring av reiseregning, se bort fra det med mindre du har mottatt en e-post fra lokal økonomienhet om å korrigere din reiseregning.
  • For utbetalingsdatoer sjekk kjøreplan for utbetalinger.

Mulige alternativer for Behandlingsstatus:

  • Under behandling: Du har ikke sendt registrert reiseregning til godkjenning og må gå tilbake til reiseregningens trinn 3 for å gjøre dette.
  • Frigitt for godkjenning: Reiseregningen ligger til attestering og anvisning, det vil si er under behandling i lokal enhet.
  • Godkjent: Reiseregningen er ferdig attestert og anvist av lokal enhet og ligger til godkjenning for utbetaling hos reisegruppa i Seksjon for lønn.
  • Godkjent og avregnet: Reiseregning er på tur til fil for overføring til bank.
  • Overført FiRe: Produktiv kjøring i SAP er gjort og fil er på vei til bank.
  • Forventet utbetaling den [aktuell dato]: Produksjonsdato for bankfil, utbetaling skjer som regel noen dager senere.
  • Utbetalt den [aktuell dato]: Dato for når reiseregning faktisk ble utbetalt.
Publisert 31. jan. 2015 15:28 - Sist endret 15. okt. 2018 09:09