English version of this page

Registrere utgiftsrefusjon i HR-portalen

Ansatte med tilgang skal registrere reise- og utgiftsrefusjoner elektronisk i HR-portalen. På denne siden finner du en veiledning for registrering av utgiftsrefusjoner. Se egen veiledning for registrering av reiseregninger.


1. Opprett og fyll ut utgiftsrefusjonsskjema

  • For å registrere utgiftsrefusjoner velger du Reise- og utgiftsrefusjon i ansattselvbetjeningen.

 

  • Velg deretter Registrere reise- og utgiftsrefusjon.

 

  • Velg skjemaet Utgiftsrefusjon. Velg deretter Start.
  • Merk: Av sikkerhetshensyn vil åpne registreringer avbrytes automatisk etter en halvtimes inaktivitet. Om du lar registreringen ligge over tid, pass på å mellomlagre den med knappen Lagre utkast (se neste bilde). Lagrede registreringer som har opplevd tidsavbrudd finner du blant Mine reise- og utgiftsrefusjoner, under fanen Utestående.

 

  • Velg dato [1] for refusjonen, evt. dato for første refusjon.
  • Legg ved en kort beskrivelse av utgiften i feltet Årsak [2]. For spesifikk informasjon om enkelte utlegg, for eksempel databriller, se rutiner for utgiftsrefusjoner.
  • Du kan legge ved mer utfyllende informasjon i feltet Kommentar.
  • Velg Lagre utkas[3] for å få generert et reisenummer. Dette er nødvendig for å få lagt ved elektroniske vedlegg som er neste trinn i prosessen.

 

2. Last opp påkrevd dokumentasjon

Kvitteringer og all påkrevet dokumentasjon skal legges ved reisen elektronisk:

  • Pass på at all dokumentasjon som du skal laste opp fyller krav til elektroniske vedlegg.
  • Velg Vedlegg [1].
  • Velg Browse [2] for å hente opp dokumenter fra skrivebordet på maskinen din.
  • Velg dokumentet ditt og Open/Åpne. Velg så Opplasting [3] for å legge dokumentet til reisen.
  • Du kan slette opplastede vedlegg ved å markere linja vedlegget ligger på og deretter velge Slett vedlegg  [4].
  • Du har også mulighet til å legge ved lenker til relevante nettsider via valget Tilknytt, samt en kommentar til vedleggene via valget Merknad.

 

3. Register utgifter

Når du har lagt inn alle relevante vedlegg, kan du registrere utgiftspostene for reisen.

  • Velg Registrer utgiftsbilag når du har fylt inn nødvendig informasjon.

  • Velg Nytt bilag [1] for å registrere utgifter.
  • Klikk i feltet under Utgiftstype [2].
  • Velg det den aktuelle utgiftstypen [3] fra nedtrekksmenyen som nå vises.

 

  • Fyll inn riktig bilagsbeløp fra kvittering/betalingsbekreftelse i feltet under Bilagsbeløp [1].
  • Om utgiften er betalt i utenlandsk valuta, velg denne fra nedtrekksmenyen under Bilagsvaluta [2].
    Merk: Bilagsbeløpet skal i slike tilfeller være oppgitt i den utenlandske valutaen. Systemet omregner automatisk beløpet til norske kroner.
  • Legg om ønskelig ved en kort beskrivelse av utleggsposten i feltet Beskrivelse [3].
  • Velg Godkjenn post [4] når den nødvendige informasjonen er lagt inn.
  • Velg evt. Godkjenn og ny post om du skal registrere ytterligere utgiftsposter.

 

4. Kontroller skjema og send til godkjenning

  • Klikk på Kontroller når de ønskede utgiftsbilagene er registrert.

 

  • Velg Forhåndsvis formular om du ønsker å se et utkast av refusjonsbilaget.
    Merk: Forhåndsvisningen skal ikke brukes som grunnlag for utskrift av refusjonsbilaget, da bilaget ennå ikke er lagret og sendt elektronisk og reisenummer ikke er generert.
  • Marker valget Send til godkjenning når du er klar til å sende refusjonsbilaget.
  • Velg deretter knappen Send til godkjenning.
  • Det elektroniske dokumentet blir nå sendt til din attestant og videre til anviser for godkjenning.

 

  • Lagring bekreftes.
  • Velg Vis formular for å åpne det endelige refusjonsbilaget som PDF-fil.

 

  • Kontroller at det er generert et reisenummer.
  • Se over dokumentet og kontroller at informasjonen er korrekt.
  • Kravet ditt vil først bli sendt elektronisk til attestant. Godkjenner attestanten kravet blir det sendt videre til BDM for godkjenning.
  • Dersom attestanten finner mangler ved kravet vil det bli returnert til deg. Du vil få beskjed om returneringen per e-post. Nødvendige endringer kan gjøres ved å hente fram kravet i Mine reise- og utgiftsrefusjoner eller i innkurven din i HR-portalen. Utfør endringene og send deretter kravet til godkjenning på nytt.
  • Kravet blir utbetalt ved første reisekjøring etter at det elektroniske bilaget er mottatt og godkjent av attestant og BDM.

5. Følg med på behandlingsstatus

Etter at kravet om utgiftsrefusjon er fylt ut, kan du følge med på behandlingsstatus i HR-portalen:

  • I ansattselvbetjeningen velger du Mine reise- og utgiftsrefusjoner.
  • Trykk på den aktuelle fanen [1]. I bildet under er det valgt fanen Godkjent, siste 12 mnd.
  • Kolonnen Behandlingsstatus [2] viser aktuell status for hver post.
  • Merk: For at reell behandlingsstatus skal vises så kan du ikke stå i den første fanen Alle mine reise- og utgiftsrefusjoner. Hvis du står i denne fanen og får opp som anbefalt aktivitet Endring av reiseregning, se bort fra det med mindre du har mottatt en e-post fra lokal økonomienhet om å korrigere din reiseregning.

Mulige alternativer for Behandlingsstatus:

  • Under behandling: Du har ikke sendt registrert refusjonskrav til godkjenning og må gå tilbake til utgiftsrefusjonens trinn 3 for å gjøre dette.
  • Frigitt for godkjenning: Refusjonskravet ligger til attestering og anvisning, det vil si er under behandling i lokal enhet.
  • Godkjent: Refusjonskravet er ferdig attestert og anvist av lokal enhet og ligger til godkjenning for utbetaling hos reisegruppa i Seksjon for lønn.
  • Godkjent og avregnet: Refusjonskravet er på tur til fil for overføring til bank.
  • Overført FiRe: Produktiv kjøring i SAP er gjort og fil er på vei til bank.
  • Forventet utbetaling den [aktuell dato]: Produksjonsdato for bankfil, utbetaling skjer som regel noen dager senere.
  • Utbetalt den [aktuell dato]: Dato for når refusjonskravet faktisk ble utbetalt.
Publisert 31. jan. 2015 15:28 - Sist endret 22. nov. 2017 11:21