Oppnevne stedfortredere i HR-portalen

I HR-portalen kan du oppnevne én eller flere stedfortredere som kan overta dine tilganger og arbeidsoppgaver ved fravær. Denne veiledningen viser deg hvordan du oppnevner stedfortredere og overfører arbeidsoppgaver til andre.

Merk: Planlagt heltidsfravær over tid (f.eks. foreldrepermisjon) må løses som en tilsettingssak hos din enhet, og ikke bare som en overdragelse av konti i HR-portalen, jf. Statens personalhåndbok 7.3.12 §12 (lovdata.no).

  • Under Innkurv, velg Administrer stedfortrederregler.

 

  • Velg Opprett regel for å oppnevne ny stedfortreder.

 

  • Du har flere valg for overføring av arbeidsoppgaver avhengig av mottakers tiltenkte rolle:
    • Motta mine oppgaver: Vedkommende får tilsendt oppgaver i sentral arbeidsliste og kan behandle dem.
    • Være min stedfortreder: Vedkommende overtar alle dine tilganger og oppgaver fra tidspunktet stedfortrederregelen aktiveres (se lenger ned).
  • Trykk knappen Velg for å velge mottaker.

 

  • Du kan søke i fritekst blant dine medarbeidere - skriv inn for- og/eller etternavn og klikk Søk. Klikk Overfør når du har markert rett mottaker, og deretter Fortsett når du har valgt mottakers rolle (som i bilde over).

 

  • Mottakers rolle kan enten aktiveres umiddelbart (velg alternetivet Direkte), på en satt framtidig dato, eller stå som inaktiv inntil du velger å aktivere den (velg alternativet Av). Klikk Lagre når du har valgt tidspunktet for aktivering.

 

  • I Administrer stedfortrederregler-bildet kan du når som helst aktivere og deaktivere stedfortrederes og oppgavemottakeres tilganger. Om du vil benytte samme mottaker flere ganger behøver du ikke slette vedkommende fra stedfortrederlisten, det holder å deaktivere vedkommendes tilgang ved å klikke på Deaktiver-knappen.

 

  • En aktiv stedfortreder vil få tilgang til et eget bilde på sin ansattkonto i HR-portalen. Herfra kan vedkommende se og administrere de oppgaver du har gitt tilgang til, gjennom å se alle tilgjengelige poster [1] eller poster hos leder [2].

  • NB! Menyen på bildet vil kun vises når lederen vedkommende er stedfortreder for har oppgaver til behandling.

 

Publisert 31. jan. 2015 16:44 - Sist endret 8. mai 2017 14:56