Bli kjent med eBilag

Du bør som saksbehandler være kjent med de mest sentrale begreper, symboler og menyer i eBilagssystemet.


Menyvalg

 

Fanen Saksbehandling er hovedmenyen for håndtering av bilagslønn. Herfra har du følgende menyvalg:

Personregistrering

Her kan du:

  • søke opp eksterne personer som er registrert som lønnsmottagere i SAP
  • sende invitasjon til eksterne personer for registrering/verifisering av egne personalia
  • registrere eksterne personer manuelt

Min saksbehandling

Her kan du få oversikt over:

  • Ubesvarte invitasjoner - her kan du purre på den eksterne hvis vedkommende ikke responderer på invitasjonen din.
  • Kontrakter - du har registrert. Her kan du endre kontrakter som ikke er sendt til godkjenning. Du kan også purre på den eksterne hvis vedkommende ikke har besvart kontrakten.
  • Godkjenning av utbetalinger -  som er klare til å behandles.
  • Godkjente utbetalinger - ferdigbehandlede utbetalinger.

Saksbehandling ved egne stedkoder

Her kan du få oversikt over:

  • Ubesvarte invitasjoner - her kan du purre på den eksterne hvis vedkommende ikke responderer på invitasjon fra en saksbehandlere ved din stedkode.
  • Kontrakter -  en saksbehandler ved din stedkode har registrert. Her kan du endre kontrakter som ikke er sendt til godkjenning. Du kan også purre på den eksterne hvis vedkommende ikke har besvart kontrakten.
  • Godkjenning av utbetalinger -  som er klare til å behandles ved egen stedkode.
  • Godkjente utbetalinger - ferdigbehandlede utbetalinger ved egen stedkode.

Rapporter

Her kan du ta ut rapporter over

  • Kontrakter
  • Arbeidsoppgaver
  • Utbetalinger per kontrakt

Du kan filtrere rapportene etter:

  • Egen stedkode eller en bestemt ekstern
  • Periode
  • Ulike utvalg som kostnadssted, saksbehandler, kontraktstype m.m.

Hvis du søker opp en ekstern person får du se alle kontrakter og tilhørende arbeidsoppgaver som er registrert på personen ved hele UiO.

  • Kolonnene i rapportene kan sorteres etter stigende/synkende rekkefølge.
  • Det er mulig å eksportere alle dataene i rapportene til Excel.

Kontraktnummer

Kontraktnummeret er unikt for hver kontraktprosess og følger saken fra A til Å. Det er en fin referanse hvis du kommuniserer med den eksterne eller med Seksjon for lønn. Kontraktnummeret vises i navnet på saken, i toppen av kontraktregistreringsskjema, i utsendt epost til ekstern og i selve kontrakten.

Status

Du kan til enhver tid se hvilken status/hvor i arbeidsflyten en sak befinner seg. Dette ser du både i innkurven din, i kontraktregistreringsskjema, i de ulike arbeidsoversiktene og i rapporten over kontrakter. Sammen med statusen følger det i visse tilfeller også et symbol. Eksempelvis vises leder med BDM som en rød person med hatt, saksbehandler vises som en lilla person, kontrollør er lilla med et stopp-skilt og ekstern som en grønn person.

Bildet (eksemplet) er hentet fra "Kontrakter" ved "Saksbehandling ved egne stedkoder"

Bilde i full størrelse

Statuser i tilknytning til personregistrering:

  • Sendt for sjekk av nyansettelse - Saksbehandler må fra sin innkurv vurdere om aktuell person allerede er registrert eller om det faktisk skal gjøres en nyregistrering. Dette må gjøres for at det skal bli mulig å opprette en kontrakt på vedkommende.
  • Sendt for automatisk tilsetting - Systemet må behandle tilsettingen i SAP før saksbehandler får mulighet til å opprette en kontrakt på vedkommende.
  • Sendt for manuell tilsetting - Seksjon for lønn (SL) må behandle tilsettingen i SAP før saksbehandler får mulighet til å opprette en kontrakt på vedkommende.

Statuser i tilknytning til kontrakter:

  • Klar for kontraktsopprettelse - Saksbehandler har nå anledning til å opprette en kontrakt på valgte person fra sin innkurv.
  • Sendt for kontroll av kontraktsopprettelse - Kontrollør må godkjenne/avvise kontrakten.
  • Avvist av kontrollør - Kontrollør har avvist kontrakten og den er sendt tilbake til saksbehandlers innkurv.
  • Sendt til BDM for godkjenning - BDM må godkjenne/avvise kontrakten.
  • Avvist av BDM - BDM har avvist kontrakten og den er sendt tilbake til saksbehandlers innkurv.
  • Venter på elektronisk signering - Den eksterne må akseptere/avvise kontrakten elektronisk (via e-post).
  • Klar for manuell signering - Det er registrert at den eksterne ikke forholder seg til e-post. Saksbehandler må derfor sende kontrakten per post for så å registrere i systemet at det har blitt gjort. Saken blir liggende i saksbehandlers innkurv frem til signert kontrakt er mottatt og registrert i systemet.
  • Venter på manuell signering - Saksbehandler har sendt kontrakten per post. Saken ligger i saksbehandlers innkurv. Når den eksterne har signert og returnert kontrakten må saksbehandler registrere dette i systemet.
  • Avvist av ekstern - Den eksterne har avvist kontrakten. Saken er tilbake i innkurven til saksbehandler.
  • Sendt for manuell registrering - Registrering av kontrakten feilet. Seksjon for lønn (SL) må behandle kontrakten manuelt.
  • Venter på Workflow Administrator - Noe har feilet. Seksjon for applikasjonsforvaltning (SAF) må behandle kontrakten.
  • Venter på normal drift - Kontrakten blir registrert i SAP så snart kontrollperioden (i forbindelse med lønnskjøring) hos Seksjon for lønn er over. Kontrollperioden varer vanligvis noen få dager.
  • Sendt for automatisk registrering - Systemet jobber med å registrere kontrakten i SAP.
  • Sendt for manuell oppdatering av bankforbindelse - Den eksterne er registrert med utenlandsk bankkontonummer. Seksjon for lønn (SL) må behandle kontrakten manuelt.
  • Ferdig registrert i SAP av en lønnsaksbehandler - Noe feilet ved registreringen av kontrakten i SAP. Seksjon for lønn (SL) har derfor behandlet kontrakten manuelt og kontrakten er nå registrert i SAP. Så snart dato for godkjenning av utbetaling har passert vil du kunne godkjenne den under "Godkjenning av utbetaling". Kontrakten beholder denne statusen også etter at alle utbetalinger er godkjent.
  • Ferdig registrert i SAP - Systemet har behandlet kontrakten og den er nå registrert i SAP. Så snart dato for godkjenning av utbetaling har passert, vil du kunne godkjenne den under "Godkjenning av utbetaling". Kontrakten beholder denne statusen også etter at alle utbetalinger er godkjent.
  • Slettet - Kontrakten er slettet av saksbehandler, Seksjon for lønn (SL) eller Seksjon for applikasjonsforvaltning (SAF).

Statuser i tilknytning til utbetalinger:

  • Sendt til BDM for godkjenning - Saksbehandler har gjort en endring som krever ny godkjenning hos BDM
  • Venter på normal drift - Utbetalingen(e) blir registrert i SAP så snart kontrollperioden (i forbindelse med lønnskjøring) hos Seksjon for lønn er over. Utbetalingen(e) kommer ikke med på førstkommende lønnskjøring, men på neste.
  • Sendt for manuell registrering - Registrering av utbetalingen feilet. Seksjon for lønn (SL) må behandle utbetalingen manuelt
  • Sendt for automatisk registrering - Systemet jobber med å registrere utbetalingen i SAP.
  • Ferdig registrert i SAP - Systemet har behandlet utbetalingen og den er nå registrert i SAP.
  • Slettet - Utbetalingen er slettet av saksbehandler, Seksjon for lønn (SL) eller Seksjon for applikasjonsforvaltning (SAF).
  • Ingen godkjent utbetaling - Ingen av de planlagte utbetalingene i kontrakten er godkjent for utbetaling
  • Delvis godkjent utbetaling - Noen av de planlagte utbetalingene i kontrakten er godkjent for utbetaling/utbetalt
  • Fullstendig godkjent utbetaling - Alle utbetalinger i kontrakten er godkjent for utbetaling/utbetalt
  • "Grønn firkant" - Utbetalingen er innenfor det totale kontraktsbeløpet
  • "Gul trekant" - Utbetalingen overskrider det totale kontraktsbeløpet
  • "Klokke" - Statusen oppdateres

Historikk

  • Ved å trykke på Historikk-knappen får du se alle tidligere steg i den aktuelle saksflyten. Knappen finner du i kontraktregistreringsskjemaet.
  • Merk: Beskrivelsen i kolonnen Handling er ikke det samme som status, men indikerer hvilken knapp som har blitt trykket på i de ulike prosess-stegene.

Illustrasjonsbildet er hentet fra en kontrakt som er under opprettelse:

 

Publisert 4. feb. 2015 13:24 - Sist endret 8. juni 2017 09:30