Hvordan hjelpe en ekstern?

Eksterne bør først henvises til Veiledning i eBilag for timeansatte og oppdragstakere.

Hvis de fortsatt trenger hjelp, se følgende tips:

Problemer med å kontrollere/registrere personopplysninger

Hvis:

  • ekstern ikke klarer å åpne lenken i e-posten fra UiO,
  • ekstern melder at det ikke skjer noe når han trykker på Bekreft på nettsiden med personopplysninger,
  • du som saksbehandler ikke har fått saken i din innkurv i HR-portalen med status Klar for kontraktopprettelse,

så har ikke registreringen vært vellykket og du bør gjøre følgende:

  1. Slett invitasjonen som er sendt ut.
  2. Send en ny invitasjon i Personregistrering.
Hvis problemet vedvarer:
  1. Be ekstern om å prøve med en annen nettleser, eventuelt en annen PC.
  2. Hvis det ikke er mulig for ekstern å registrere personopplysninger, kan du som saksbehandler ringe vedkommende og få alle opplysninger over telefon, og deretter registrere opplysningene på vegne av den eksterne.

Problemer med å akseptere kontrakt

Hvis:

  • ekstern melder at det ikke skjer noe når han trykker på lenken i e-posten,
  • ekstern melder at det ikke skjer noe sår han trykker på Aksepter-knappen på nettsiden der kontrakten skal aksepteres,

bør du gå inn i HR-portalen og sjekke status:

  • Hvis status er Ferdig registrert i SAP, er alt ok.
  • Hvis status er Venter på elektronisk tilsetting, kan du hjelpe ekstern på følgende måter:
    1. Prøv først å sende kontrakten på nytt ved å sende en påminnelse om signering av kontrakt. Du trykker da på bjelle-symbolet til høyre for kontrakten. Ved å sende en påminnelse får ekstern en ny lenke til kontrakten, som forhåpentligvis fungerer bedre.
    2. Be ekstern om å prøve med en annen nettleser, eventuelt en annen PC. Du kan skrive dette i e-posten når du sender påminnelsen, eller i en egen e-post til den eksterne.
    3. Dersom ingenting fungerer, må du slette saken og begynne på en ny kontrakt ved å følge rutine for eksterne som ikke bruker e-post.

 

 

Publisert 18. apr. 2016 21:39 - Sist endret 21. jan. 2019 15:36