Rutine for ekstern uten e-post

Når den eksterne ikke buker e-post, må du som saksbehandler lage kontrakten i eBilag. Skriv kontrakten ut på papir og send den i posten til den eksterne for undertegning. Når kontrakten returneres til deg, skal du godkjenne kontrakten i HR-portalen.

Steg 1: Etablere personopplysninger

Personen er ikke registrert i SAP

Du må som saksbehandler registrere personens personopplysninger:

  • Trykk på fanen Manuell registrering.
  • Fyll inn alle obligatoriske felt.
  • Huk av for Den eksterne har ikke e-postadresse.
  • Trykk på Bekreft-knappen.

 

Det vil nå bli gjort en sjekk på om personens personopplysninger sammenfaller med personer registrert i SAP. Følg veiledning for sjekk av nyansettelse.

Personen er registrert i SAP

Følg veiledningen for å opprette kontrakt til person som er registrert i SAP uten å sende invitasjon.

  • Husk å huke av for Den eksterne har ikke e-postadresse tilsvarende på manuell registrering som vist i eksemplet over.

Steg 2: Opprette kontrakt

  • Følg vanlig rutine for opprettelse av aktuell kontrakt.
  • Så snart BDM har godkjent kontrakten, må du printe den ut i 2 eksemplarer og sende den per post til den eksterne (den eksterne beholder 1 eksemplar).
  • Du må deretter registrere at du har sendt kontrakten per post.
    • Gå til Innkurven.
    • Åpne aktuell sak ved å trykke på den. Statusen vil stå som Klar for manuell signering.
    • Trykk på Kontrakt er sendt til ekstern-knappen nederst i skjema.

 

  • Når du mottar signert kontrakt i posten, må du gå inn i HR-portalen og registrere at den eksterne har signert kontrakten.
    • Gå til Innkurven.
    • Åpne aktuell sak ved å trykke på den. Statusen vil stå som Venter på manuell signering.
    • Trykk på Kontrakten signert-knappen nederst i skjema.
    • Papirversjonen av kontrakten skal arkiveres i henhold til gjeldende rutiner. Timekontrakter skal leveres til ditt delarkiv for skanning og lagring i ePhorte. Oppdragskontrakter oppbevares lokalt hos saksbehandler.

 

  • Videre saksgang følger normal saksflyt.

 

Publisert 4. mars 2015 10:30 - Sist endret 6. des. 2018 14:57