Steg 1: Etablere personopplysninger

Saksbehandler starter kontraktprosessen ved å søke opp eller registrere aktuell person i HR-portalen og ved behov få personopplysningene kvalitetssikret av ekstern.

Søk opp aktuell person (ekstern)

  • Gå til HR-portalen.
  • Gå til fanen Saksbehandling og klikk på Personregistrering (logg inn hvis du blir bedt om dette).

 

  • Du kommer inn i ny side (fane) som heter Registrering av personopplysninger.
    Hvis det ikke skjer noe når du trykker på Personregistrering, kontroller at nettleseren tillater pop-up-vinduer fra https://hr-portalen.uio.no.
  • Her må du først søke etter den aktuelle personen ved å legge inn personens e-postadresse. GDPR-forordningen tillater ikke at personer søkes opp ved navn.

Hvis du får opp navnet på personen du søker etter, er vedkommende (ekstern) registrert i SAP. Hvis personen du søker etter ikke kommer opp som valg, har vedkommende (ekstern) ikke hatt kontrakt i løsningen tidligere og er ikke registrert i SAP. 

Videre rutine avhenger av om ekstern er registrert i SAP eller om ekstern ikke er registrert i SAP.

Følge opp ekstern som er registrert i SAP

  • Søk på e-postadresse ga følgende treff:
Hvis to personer har samme e-postadresse og begge har inngått en kontrakt tidligere med UiO, for eksempel ektefeller, vil begge navnene komme opp. Velg riktig person.

 

  • Hvis du er sikker på at du har funnet rett person, kan du sende en invitasjon til å bekrefte personopplysningene.
  • Hvis du er sikker på at du har funnet rett person, og helt sikker på at personopplysningene som er registrert er korrekte, kan du opprette kontrakt uten å sende invitasjonMerk: Denne funksjonen er kun tilgjengelig når ekstern selv har bekreftet personopplysninger innenfor de siste seks måneder. Da dukker det opp lenken Registrer. Hvis Registrer-lenken ikke dukker, opp må du sende invitasjon.

Sende invitasjon

  • For å sende invitasjon til en person du har søkt opp må du klikke på Legg til.

 

  • Personens navn kommer opp under Skal inviteres.
  • For mer informasjon om personen, kan du trykke på Vis info. Du får da se personens basisinformasjon.

 

  • Hvis du har lagt til feil person, klikk på Fjern-krysset.
  • Du kan søke opp flere personer og legge til under Skal inviteres før du sender invitasjoner.
  • Hvis du ikke er helt sikker på at opplysningene tilsier at det er riktig person, skal du behandle invitasjonen som om personen ikke tidligere er registrert i Registrering av personopplysninger. Dette gjør du i feltet Legg til ny person. Den du ønsker å invitere vil nå få en invitasjon som ikke inneholder personopplysninger, se veiledning for å følge opp ekstern som ikke er registrert i SAP.
  • Hvis du er helt sikker på at du har funnet fram til riktig person, klikker du på knappen Send invitasjoner.

 

Et dialogvindu åpner seg:

  • Sjekk at e-postadressen i E-post-feltet er riktig. Det er ikke mulig å endre e-postadressen.
  • Velg hvilket Språk invitasjonen skal sendes ut på.

 

  • Klikk på den grå trekanten ved siden av Invitasjon på norsk/engelsk hvis du ønsker å legge inn en melding til personen.
  • Vis standardtekst viser deg standardteksten på e-posten som sendes personen.
  • Skriv om ønskelig inn en tilleggskommentar.
  • Klikk på Send-knappen.


Bekreftelse på sendt(e) invitasjon(er) vil nå vises på skjermen.

  • Klikk på Lukk-knappen.

 

Opprette kontrakt uten å sende invitasjon

Hvis personen har hatt gyldig kontrakt med UiO og dermed verifisert sine personopplysninger i løpet av de siste 6 månedene, kan du opprette kontrakt uten å sende invitasjon.

  • Legg inn den aktuelle personens e-postadresse.
  • Klikk på Registrer

 

  • Sjekk at alle feltene inneholder riktig informasjon.
  • Trykk på Bekreft-knappen.
  • Sjekk av opplysninger (at det er registrert kjønn, navn, adresse, fødselsnummer, mobilnummer, e-post og kontonummer)
  • Merk! Det kan ta litt tid før en linje med klar for kontraktsopprettelse dukker opp i din innkurv og du får mulighet til å opprette kontrakt (steg 2).

Følge opp ekstern som ikke er registrert i SAP

Hvis ditt e-postadressesøk ikke ga noe treff på ønsket person må du gjøre følgende:

Sende invitasjon

  • Under Legg til person skriv inn fullt navn, e-postadresse og klikk på Legg til-knappen.

 

Invitasjonen kommer opp under Skal inviteres.

  • Klikk på Send invitasjoner-knappen.


Et dialogvindu åpner seg:

  • Velg hvilket Språk invitasjonen skal sendes ut på.

  • Klikk på den grå trekanten ved siden av Invitasjon på norsk/engelsk hvis du ønsker å legge inn en melding til personen.
  • Vis standardtekst viser deg standardteksten på e-posten som sendes personen.
  • Skriv om ønskelig inn en tilleggskommentar.
  • Klikk på Send-knappen.


Bekreftelse på sendt(e) invitasjon(er) vil nå vises på skjermen.

  • Klikk på Lukk-knappen.

Sjekk for nyansettelse

Når ekstern har registrert sine personopplysninger, kjøres det en sjekk på om personens personopplysninger sammenfaller med personer registrert i SAP.

  • Åpne resultatet av Sendt for sjekk av nyansettelse i innkurven din
  • Sjekk om personen allerede er registrert med et ansattnummer i SAP
  1. Hvis det finnes en eller flere personer med delvis eller helt like personopplysninger, vil disse vises. Felter markert i hvitt sammenfaller med dataene du har registrert.
    • Hvis personen du forsøker å registrere allerede er registrert med et ansattnummer, du bruke dette ansattnummeret. Du kan da ikke registrere personen på nytt.
    • For å bruke det allerede opprettede ansattnummeret må du merke aktuell linje og trykke på Knytt nyregistrering til dette ansattnummeret.
    • Merk! Hvis du har lagt inn nye data i registreringen som eksempelvis ny epostadresse eller nytt kontonummer, vil dette overstyre dataene som vises i linjen du har markert når du trykker på Knytt nyregistrering til dette ansattnummeret.
    • Trykk på Tilsett/Oppdater i SAP-knappen
  2. Hvis personen du ønsker å registrere ikke allerede er registrert med et ansattnummer, går den nyansatte direkte til automatisk tilsetting i systemet. Du får beskjed om dette i innkurven din og kan da opprette kontrakt (steg 2).

Opprette kontrakt uten å sende invitasjon

Hvis du har personens fullstendige personopplysninger, kan du velge å registrere disse på vegne av personen. Merk: Du må da gå god for at opplysningene er korrekte!

  • Klikk på fanen Manuell registrering
  • Fyll inn alle obligatoriske felter
  • Trykk på Bekreft-knappen

Bilde i full størrelse (med registrering av kjønn, navn, adresse, fødselsnummer, mobil nr. epost og konto nr)

Sjekk av nyansettelse

Det vil nå bli gjort en sjekk på om personens personopplysninger sammenfaller med personer registrert i SAP.

  • Åpne resultatet av Sendt for sjekk av nyansettelse i innkurven din
  • Sjekk om personen allerede er registrert med et ansattnummer i SAP
  1. Hvis det finnes en eller flere personer med delvis eller helt like personopplysninger, vil disse vises. Felter markert i hvitt sammenfaller med dataene du har registrert.
    • Hvis personen du forsøker å registrere allerede er registrert med et ansattnummer, du bruke dette ansattnummeret. Du kan da ikke registrere personen på nytt.
    • For å bruke det allerede opprettede ansattnummeret må du merke aktuell linje og trykke på Knytt nyregistrering til dette ansattnummeret.
    • Merk! Hvis du har lagt inn nye data i registreringen som eksempelvis ny epostadresse eller nytt kontonummer, vil dette overstyre dataene som vises i linjen du har markert når du trykker på Knytt nyregistrering til dette ansattnummeret.
    • Trykk på Tilsett/Oppdater i SAP-knappen
  2. Hvis personen du ønsker å registrere ikke allerede er registrert med et ansattnummer, går den nyansatte direkte til automatisk tilsetting i systemet. Du får beskjed om dette i innkurven din og kan da opprette kontrakt (steg 2).

Følge opp ekstern som ikke bruker e-post

Sende påminnelse

Det kan være aktuelt å sende en påminnelse hvis den eksterne ikke svarer på henvendelsen eller hvis vedkommende ikke får lenken i e-posten til å fungere:

  • Åpne HR-portalen.
  • Gå til fanen Saksbehandling og klikk på Ubesvarte invitasjoner.
  • Finn igjen ønsket invitasjon og trykk på "bjelle"-symbolet.
  • Send påminnelsen ved å trykke på "OK". Om ønskelig kan teksten endres før e-posten sendes.

Dagens dato sendes inn i oversikten over ubesvarte invitasjoner slik at du senere kan se når du sendte påminnelsen.

Slette invitasjon

Det kan være aktuelt å slette en invitasjon når en invitasjon er sendt til feil person, eller det ikke likevel er aktuelt å benytte den eksterne:

  • Åpne HR-portalen.
  • Gå til Saksbehandling og Ubesvarte invitasjoner
  • Finn igjen aktuell invitasjon og trykk på Søppelbøtte-ikonet.

Den eksterne må få beskjed om at invitasjonen blir slettet. En egen e-post sendes derfor ut når du sletter en invitasjon.

  • Send e-posten ved å trykke på OK. Om ønskelig kan teksten endres før e-posten sendes.

 

Publisert 25. aug. 2014 15:22 - Sist endret 15. jan. 2020 10:28