Steg 1: Etablere personopplysninger

Saksbehandler starter kontraktprosessen ved å søke opp eller registrere aktuell person i HR-portalen og ved behov få personopplysningene kvalitetssikret av ekstern.

Søk opp aktuell person (ekstern)

  • Gå til HR-portalen.
  • Gå til fanen Saksbehandling og klikk på Personregistrering (logg inn hvis du blir bedt om dette).

 

  • Du kommer inn i ny side (fane) som heter Registrering av personopplysninger.
    Hvis det ikke skjer noe når du trykker på Personregistrering, kontroller at nettleseren tillater pop-up-vinduer fra https://hr-portalen.uio.no.
  • Her må du først søke etter den aktuelle personen ved å legge inn personens e-postadresse. GDPR-forordningen tillater ikke at personer søkes opp ved navn.

Hvis du får opp navnet på personen du søker etter, er vedkommende (ekstern) registrert i SAP. Hvis personen du søker etter ikke kommer opp som valg, har vedkommende (ekstern) ikke hatt kontrakt i løsningen tidligere og er ikke registrert i SAP. 

Videre rutine avhenger av om ekstern er registrert i SAP eller om ekstern ikke er registrert i SAP.

Følge opp ekstern som er registrert i SAP

  • Søk på e-postadresse ga følgende treff:
Hvis to personer har samme e-postadresse og begge har inngått en kontrakt tidligere med UiO, for eksempel ektefeller, vil begge navnene komme opp. Velg riktig person.

 

  • Hvis du er sikker på at du har funnet rett person, kan du sende en invitasjon til å bekrefte personopplysningene.
  • Hvis du er sikker på at du har funnet rett person, og helt sikker på at personopplysningene som er registrert er korrekte, kan du opprette kontrakt uten å sende invitasjonMerk: Denne funksjonen er kun tilgjengelig når ekstern selv har bekreftet personopplysninger innenfor de siste seks måneder. Da dukker det opp lenken Registrer. Hvis Registrer-lenken ikke dukker, opp må du sende invitasjon.

Sende invitasjon

  • For å sende invitasjon til en person du har søkt opp må du klikke på Legg til.

 

  • Personens navn kommer opp under Skal inviteres.
  • For mer informasjon om personen, kan du trykke på Vis info. Du får da se personens basisinformasjon.

 

  • Hvis du har lagt til feil person, klikk på Fjern-krysset.
  • Du kan søke opp flere personer og legge til under Skal inviteres før du sender invitasjoner.
  • Hvis du ikke er helt sikker på at opplysningene tilsier at det er riktig person, skal du behandle invitasjonen som om personen ikke tidligere er registrert i Registrering av personopplysninger. Dette gjør du i feltet Legg til ny person. Den du ønsker å invitere vil nå få en invitasjon som ikke inneholder personopplysninger, se veiledning for å følge opp ekstern som ikke er registrert i SAP.
  • Hvis du er helt sikker på at du har funnet fram til riktig person, klikker du på knappen Send invitasjoner.

 

Et dialogvindu åpner seg:

  • Sjekk at e-postadressen i E-post-feltet er riktig. Det er ikke mulig å endre e-postadressen.
  • Velg hvilket Språk invitasjonen skal sendes ut på.

 

  • Klikk på den grå trekanten ved siden av Invitasjon på norsk/engelsk hvis du ønsker å legge inn en melding til personen.
  • Vis standardtekst viser deg standardteksten på e-posten som sendes personen.
  • Skriv om ønskelig inn en tilleggskommentar.
  • Klikk på Send-knappen.


Bekreftelse på sendt(e) invitasjon(er) vil nå vises på skjermen.

  • Klikk på Lukk-knappen.

 

Opprette kontrakt uten å sende invitasjon

Hvis personen har hatt gyldig kontrakt med UiO og dermed verifisert sine personopplysninger i løpet av de siste 6 månedene, kan du opprette kontrakt uten å sende invitasjon.

  • Legg inn den aktuelle personens e-postadresse.
  • Klikk på Registrer

 

  • Sjekk at alle feltene inneholder riktig informasjon.
  • Trykk på Bekreft-knappen.
  • Sjekk av opplysninger (at det er registrert kjønn, navn, adresse, fødselsnummer, mobilnummer, e-post og kontonummer)
  • Merk! Det kan ta litt tid før en linje med klar for kontraktsopprettelse dukker opp i din innkurv og du får mulighet til å opprette kontrakt (steg 2).

Følge opp ekstern som ikke er registrert i SAP

Hvis ditt e-postadressesøk ikke ga noe treff på ønsket person må du gjøre følgende:

Sende invitasjon

  • Under Legg til person skriv inn fullt navn, e-postadresse og klikk på Legg til-knappen.

 

Invitasjonen kommer opp under Skal inviteres.

  • Klikk på Send invitasjoner-knappen.


Et dialogvindu åpner seg:

  • Velg hvilket Språk invitasjonen skal sendes ut på.

  • Klikk på den grå trekanten ved siden av Invitasjon på norsk/engelsk hvis du ønsker å legge inn en melding til personen.
  • Vis standardtekst viser deg standardteksten på e-posten som sendes personen.
  • Skriv om ønskelig inn en tilleggskommentar.
  • Klikk på Send-knappen.


Bekreftelse på sendt(e) invitasjon(er) vil nå vises på skjermen.

  • Klikk på Lukk-knappen.

Sjekk for nyansettelse

Når ekstern har registrert sine personopplysninger, kjøres det en sjekk på om personens personopplysninger sammenfaller med personer registrert i SAP.

  • Åpne resultatet av Sendt for sjekk av nyansettelse i innkurven din.
  • Bildet under kommer opp:
    • Avsnitt 1 Hvis det finnes personer i SAP... viser informasjon som allerede ligger inne i SAP.
    • Avsnitt 2 Personopplysninger viser informasjon som ekstern har oppdatert i forbindelse med invitasjonen.
  • Hvis personen du skal opprette kontrakt med allerede er registrert med et ansattnummer i SAP, må du knytte personen til dette nummeret:
    1. Marker aktuell linje i avsnitt 1 ved å trykke på den.
    2. Trykk på knappen Knytt nyregistrering til dette ansattnummeret.
    3. Til slutt trykker du på knappen Tilsett/Oppdater i SAP (3).
  • Merk: 
    • Hvis ekstern har registrert ny data, for eksempel ny e-postadresse eller nytt kontonummer, overstyrer dette data som vises i linjen du har markert i avsnitt 1.
    • Det er spesielt viktig at du er nøye på denne rutinen når det gjelder utenlandske personer med fiktiv personnummer. Hvis du ikke markerer relevant linje i avsnitt 1, går det galt og personen får to ansattnumre i SAP.

Opprette kontrakt uten å sende invitasjon

Hvis du har personens fullstendige personopplysninger, kan du velge å registrere disse på vegne av personen. Merk: Du må da gå god for at opplysningene er korrekte!

  • Klikk på fanen Manuell registrering
  • Fyll inn alle obligatoriske felter
  • Trykk på Bekreft-knappen

Bilde i full størrelse (med registrering av kjønn, navn, adresse, fødselsnummer, mobil nr. epost og konto nr)

Følge opp ekstern som ikke bruker e-post

Sende påminnelse

Det kan være aktuelt å sende en påminnelse hvis den eksterne ikke svarer på henvendelsen eller hvis vedkommende ikke får lenken i e-posten til å fungere:

  • Åpne HR-portalen.
  • Gå til fanen Saksbehandling og klikk på Ubesvarte invitasjoner.
  • Finn igjen ønsket invitasjon og trykk på "bjelle"-symbolet.
  • Send påminnelsen ved å trykke på "OK". Om ønskelig kan teksten endres før e-posten sendes.

Dagens dato sendes inn i oversikten over ubesvarte invitasjoner slik at du senere kan se når du sendte påminnelsen.

Slette invitasjon

Det kan være aktuelt å slette en invitasjon når en invitasjon er sendt til feil person, eller det ikke likevel er aktuelt å benytte den eksterne:

  • Åpne HR-portalen.
  • Gå til Saksbehandling og Ubesvarte invitasjoner
  • Finn igjen aktuell invitasjon og trykk på Søppelbøtte-ikonet.

Den eksterne må få beskjed om at invitasjonen blir slettet. En egen e-post sendes derfor ut når du sletter en invitasjon.

  • Send e-posten ved å trykke på OK. Om ønskelig kan teksten endres før e-posten sendes.

 

Publisert 25. aug. 2014 15:22 - Sist endret 28. jan. 2020 09:18