Implementering av AURA

Her finner du informasjon om hva som må gjøres før AURA kan tas i bruk og hvordan. (Kun for enheter hvor det er avklart at AURA skal tas i bruk).

Roller

Det er tre nivåer av roller i AURA. Administrator, superbruker og bruker.

  • Administratorrettigheten er som oftest gitt kun til én person. Vedkommende har mulighet til å gjøre tekniske endringer i dataprogrammet.
  • Hver enhet bør ha en til to superbrukere. Disse har blant annet rettigheter til å opprette grunnlagsdata for at AURA skal kunne fungere.
  • Personer med rettigheten "bruker" vil typisk være saksbehandlere som skal registrere arbeid på interne og eksterne.

Det er kun administrator som kan gi superbrukerrettigheter. Superbruker kan gi brukerrettigheter.

Ved implementering av AURA på en enhet vil det være superbruker(e) som gjør de nødvendige registreringene beskrevet nedenfor.

Personer

Både superbrukere og brukere kan regstrere personer i AURA:

Velg fanen ”Personer”. Velg ”Registrer ny” øverst til venstre. Legg inn ønsket mengde informasjon. Fødselsnummer, for- og etternavn og statsborgerskap må legges inn. Trykk på ”Registrer” nederst til høyre, og så på ”Bekreft”.

Kun administrator har rettigheter til å slette personer i AURA.

Ansettelser

Alle internt ansatte (månedslønnede) ved enheten må være registrert med en ansettelse i AURA. Personer som er overført fra SAP er allerede registrert med ansettelse og plikt fordeling. Man kan overstyre pliktfordelingen til en person manuelt.

Redigere prosentvis arbeidsfordeling

Gå inn på den aktuelle personen og velg ”Ansettelser”. Trykk på selve ansettelsen. Nederst til høyre velger du ”Rediger”. Legg så inn den riktige fordelingen og trykk ”oppdater”. Det er viktig at fordelingen til sammen utgjør 100 %. (Hvis en person har en stillingsprosent på mindre enn 100 % må du regne om prosenten slik at sluttsummen blir 100).

Registrere en ansettelse

Hvis det skulle mangle en ansettelse på en person (og dersom du registrerer nye interne personer som ikke ligger inne i AURA fra før) må du be adminsitrator registrere en ansettelse.

Fagområder

De fleste enheter har kun noen få fagområder. Disse må registreres. Gå inn på ”Innstillinger” og velg ”Fagområder”. Velg ”Registrer et nytt fagområde”. Legg inn tittel og stedkode. Trykk ”Registrer” og ”Bekreft”.

Studieprogrammer

Gå inn på ”Innstillinger” og velg ”Studieprogrammer”. Her skal alle studieprogrammer tilknyttet din enhet være registrert.

Velg ”Registrer et nytt studieprogram”. Legg inn programkoden, for eksempel ”UVB-SPED”. Skriv så inn tittelen på studieprogrammet, for eksempel ”Spesialpedagogikk”. Velg stedkode fra nedtreksmenyen. Trykk ”Registrer” og så ”Bekreft”.

Emnebaser

Under Emnebaser finner du en oversikt over emnene som enheten tilbyr eller har tilbudt. En emnebase inneholder grunnleggende informasjon som ikke endres fra semester til semester, som emnekode, emnenavn, stedkode og antall studiepoeng. Når en “emnebase” knyttes til et bestemt semester i AURA, får vi et “emne”.

For at man skal kunne opprette et emne – altså knytte en emnebase til et bestemt semester – må man først registrere emnebasen.

Gå inn på ”Innstillinger” og ”Emnebaser”. Velg ”Registrer en ny emnebase”.

1) Skriv inn emnekode, for eksempel SPED4200.

2) Skriv in tittel, for eksempel ”Fordypning i logopedi”.

3) Velg studieprogram, fagområde og stedkode fra nedtrekksmenyene.

4) Tiltakskode er valgfritt, men kan være nyttig å legge inn.

5) Skriv inn antall studiepoeng.

6) Huk av for om emnet er aktivt eller ikke. Velg ”Registrer” og ”Bekreft”. (Alle emner er aktive fram til de eventuelt blir nedlagt.)

Aktiviteter og fradrag

For å kunne registrere arbeidsoppgavene den enkelte vitenskapelig ansatte utfører må de forskjellige typene av oppgaver som utføres ved enhetene, samt uttellingen de forskjellige typene oppgaver gir, først registreres i AURA av superbruker. Du legger inn akkurat de  typene av oppgaver du selv ønsker, basert på enhetens egen oversikt over uttelling i timeregnskapet.  I AURA har vi valgt å definere visse typer oppgaver, som verv, møtedeltagelse, generell administrasjon og sykefravær som “fradrag”, mens undervisning, sensur og veiledning defineres som “aktiviteter”.

Aktivitetstyper

For å opprette en aktivitetstype går du inn på ”Innstillinger” og velger ”Aktivitetstyper”. Legg inn alle typer aktiviteter med stedkode, tittel, kategori (eks Undervisning, Vurdering eller Administrasjon) og omregningsfaktor (en omregningsfaktor er det samme som “uttelling” eller “sats”.) Tittel kan for eksempel være ”6 timers skriftlig individuell prøve”. (Hvis omregningsfaktoren inneholder desimaler kan du bruke både punktum og komma for å registrere dette).

Fradragstyper

Alle fradragstyper må opprettes. Gå inn på ”Innstillinger” og ”Fradragstyper”. Velg ”Registrer en ny fradragstype”.

1) Skriv inn tittel, for eksempel ”Medlem av instituttstyret”.

2) Velg stedkode. Huk av for hvilke(n) deler av plikten fradraget skal tas av (Administrasjon, Undervisning, Vurdering, Forskning).

3) I feltet ”Standardverdi” velger du hvor mange timer fradrag denne typen skal gi. Hvis fradragstypen ikke har noen standardverdi setter du inn tallet 1 (en). Dette kan for eksempel være sykemelding eller fradragstyper som gir ”halvparten av undervisningsdelen”. Når slike fradrag senere skal legges inn på enkeltpersoner må man regne ut manuelt hvor mange timer dette utgjør i hvert tilfelle.

4) Om fradragstypen skal være kopierbar eller ikke vil si hvorvidt man kan videreføre fradraget på den personen man legger den inn på også de kommende semestrene. F. eks. kan dette være aktuelt for fradragstypen instituttleder. Fradraget ”Sykemelding” må ikke legges inn som kopierbart.

5) Når du er ferdig å registrere trykker du på ”Registrer” og så på ”bekreft”.

PS! Alle fradragstyper må legges inn med den uttellingen de gir per semester.

Bedrifter

Her skal alle bedrifter som din enhet har egen skriftlig avtale med være registrert. For å legge inn en bedrift velger du ”Registrer ny”. Fyll inn organisasjonsnummer og tittel (navn på bedrift). Ytterligere informasjon kan fylles inn om ønskelig. Trykk ”Registrer” og ”Bekreft”.

Publisert 26. okt. 2011 16:12 - Sist endret 24. mai 2013 15:23