Modell for den perfekte eksamensavvikling

Forberedelser

Semesteret før

Oktober/april:

Oktober/mai:

  • Registrering av skoleeksamen i TP: Eksamen (arbeidsstue).

November/mai:

Gjeldende semester

Trekke eksamensmeldinger på bakgrunn av ikke godkjent obligatorisk aktivitet (senest tre uker før eksamen)

Gjennomgang av eksamensplan for inneværende semester (excel-skjema) på faggruppemøte. Sett opp forslag sammen med FGA i forkant av møtet.

  • Sensor, medsensor og klagesensorer (ekstern + intern)
  • Sensorveiledninger
  • Masterkommisjoner (ekstern + intern)
  • Avklare eventuell trøsterunde og informere studenter. Få mobilnummer av faglærer.

Opprett kommisjoner i FS.

Opprette fagpersoner i FS (i forbindelse med innmelding av eksterne sensorer og påføring av personløpenummer fra FS).

Tilrettelegging/utsatt tid på eksamen

  • Eksamenskontoret behandler søknader om tilrettelegging på skoleeksamen, samt saker der to skoleeksamener kolliderer. Studenter henvises dit. Ved behov for råd, ta kontakt med eksamenskontoret.

  • Ved sykdom på skoleeksamen, henvises studenten til HF-studieinfo.

  • Ved hjemmeeksamen/semesteroppgave behandler vi søknader om utsatt frist.
    • Dersom to hjemmeeksamener kolliderer kan vi gi 1 dag ekstra som utvidet frist på hjemmeeksamen (dersom studenten er vår programstudent).
    • Ved sykdom gjelder dag-til-dag prinsippet. Studenten må vise til dokumentasjon fra lege el.
    • Vi gir i utgangspunktet maks to uker utsettelse på semesteroppgaver. Ved behov for mer, må det vurderes etter skjønn i hvert enkelt tilfelle. Dersom semesteroppgaven er tidlig i semesteret, kan det være aktuelt å få mer enn to uker. Studenten må fremlegge dokumentasjon.
      • Se veiledning for registering av utsatt frist/individuell frist i FS.
      • Se veiledning for utsatt frist/inviduell frist i Inspera.

Eksamensavvikling

To uker før eksamen (etter trekkfristen)

  • Kandidatnummerering for hjemmeeksamen, semesteroppgaver og mappeinnleveringer i FS. Eksamenskontoret nummererer skoleeksamen. OBS! dersom skoleeksamen er en av to eksamensdeler: Be eksamenskontoret om å kandidatnummerere eksamensdeler før skoleeksamensdelen.
    • Eksamenskontoret kandidatnummerer også på korte digitale hjemmeeksamener (2-6 timer).
  • Legg ut beskjed til studentene i Canvas med praktisk informasjon om kandidatnummer og innleveringer (hjemmeeksamen/semesteroppgaver).

Senest én uke før eksamen

  • Eksamensoppgaver:
    • Eksamensoppgavene utarbeides av emneansvarlig og kvalitetssikres av minst én annen faglig kollega.
    • Sørg for grundig korrekturlesning av oppgavene, og oversettelse til nynorsk dersom det er nynorskbrukere på emnet (FS-rapport 521.001).
    • Send en e-post til faglærere med INSPERA-veiledninger.
    • Opprett oppgavesett i INSPERA eller lever på papir til eksamenskontoret (absolutt senest 6 virkedager før eksamen da eksamenskontoret må sende følgeskjema til Silurveien senest tre dager før eksamen). Faglærer oppretter for skoleeksamen og hjemmeeksamen, studiekonsulenten for semesteroppgave.
    • Del oppgavesettet med IKOS under "Deling med org.enheter". 
    • Ved eksamen på papir (språkemner):
      • HF's huskeliste for hva som skal med på forsiden på eksamensoppgaven.
  • Sensorveiledninger må foreligge sammen med eksamensoppgaven men kan redigeres under sensuren.
  • Opprett prøve i INSPERA. Eksamenskontoret aktiverer prøven for skoleeksamen, studiekonsulent for hjemmeeksamen/semesteroppgave. Ved bruk av HFs mal for prøven blir den automatisk delt med eksamenskontoret, men superbruker bør legges inn i tillegg. 
  • Meld fra om faglærerer går trøsterunde eller ikke til eksamenskontoret via nettskjema (digital eksamen) eller på eksamenskonvolutten (papireksamen) senest 6 virkedager før eksamen.

Ett par dager før skoleeksamen:

Utsatt eksamen

  • I språkemner hvor tidligere eksamensoppgaver og spesifikk sensorveiledning ikke publiseres, kan samme oppgavesett brukes ved utsatt eksamen.
  • Ved andre eksamener trengs det bare å gjøres små endringer i oppgavesettet. Hvis eksamen for eksempel er to-delt med flere kortsvarsoppgaver og en langsvarsoppgave, kan omtrent halvparten av de korte oppgavene byttes ut mens langsvarsoppgaven kan være den samme. 
  • Et tips kan være å be emneansvarlig om å lage noen oppgaver ekstra når ordinær eksamen lages, slik at disse kan brukes ved en eventuell utsatt eksamen. 

Sensur

Klargjøre for sensur i Inspera

Send e-post til sensorer når sensuren er klargjort i Inspera (egen mal), med veiledning til hvordan sensurere i Inspera.

Papireksamen

  • Hent besvarelser på eksamenskontoret dagen etter eksamen.
  • Ta kopier.
  • Dobbeltsjekk at alle originaler og kopier er på plass.
  • Legg i posthylla til sensor sammen med vurderingsprotokoll (FS566.001) og send e-post (egen mal).
  • For eksamen med lytteprøve i Inspera kan store lyttefiler sendes til ekstern sensor gjennom OneDrive. Du logger inn i OneDrive og laster opp filen, deretter deler du den ved å legge inn e-postadresser eller kopiere lenken. 

Registrere sensur

Signert vurderingsprotokoll må leverest til studiekonsulenten (utskrift fra Inspera eller vurderingsprotokoll fra FS) innen sensurfristen (3 uker etter eksamen). Send gjerne påminnelse dagen før.

Legg inn sensur i FS / overfør sensur fra Inspera. Dersom vurderingsprotokoll fra FS: en annen studiekonsulent må gjøre kontrollsjekk i FS.

Dersom sensuren er klar før sensurfristen må du endre kunngjøringsdato i FS.

Publiser eksamensoppgaver/sensorveiledninger på emnesiden så snart sensuren foreligger.

Fuskesaker/mistanke om fusk

Alle besvarelser bør sjekkes i Urkund, UiOs plagiatkontrollverktøy, så snart som mulig etter innleveringsfristen (gjelder hjemmeeksamen/semesteroppgave/mappe).

Veiledning for bruk av URKUND.

Hvordan laste ned oppgaver fra Inspera og laste opp i URKUND:

1) Lag klar en mappe, f.eks med emnekode som navn.

2) Last ned alle oppgavene som pdf i Inspera (Finn emnet under vurderingsmodulen - Åpne "Detaljer" - "Alle besvarelser som PDF" - Velg "Kun opplastede filer" under "Innstillinger" - Velg "Last ned besvarelser som separate filer" og "Last ned nå" når den er ferdig.)

3) Åpne zip-filen, marker alle filene og dra dem over i mappen fra trinn 1. (Hvis man ikke valgte "Kun opplastede filer" i Inspera, kan man også bare sortere filene i zip'en på størrelse og velge de store filene, de små filene er Inspera-ting man ikke skal sende til Urkund.)

4) Gå på "Send inn dokument" i Urkund. Bruk emnekode og semester som "Emne". Uten dette kan det fort bli rot siden pdf'ene ikke inneholder den informasjonen i filnavnet. I det nederste feltet fungerer ikke drag and drop. Klikk i stedet på feltet og finn mappen med besvarelsene. Marker alle, og klikk "Sende" i Urkund.

5) Man får en epost-bekreftelse på hver oppgave. Rapportene pleier å være ferdig i løpet 10 minutter eller noe sånt, men det varierer sikkert. (Se etter hake i stedet for tannhjul i hovedvinduet til Urkund.)

Hvis man har lyst kan man rydde opp i Urkund etter hvert ved å lage mapper osv, så ikke alt blir liggende i usortert.

Ved mistanke om fusk bør rådgiver for fuskesaker på fakultetet kontaktes.

Rutine for behandling av fuskesaker ved HF.

Begrunnelse og klage

Fristen for å be om begrunnelse på karakter er en uke etter kunngjøringsdato. Sensor kan velge om begrunnelsen skal gis muntlig eller skriftlig. Noter dato for søknad om begrunnelse og dato for mottatt begrunnelse per kandidat for å holde orden på klagefrister.

Klagefristen er tre uker etter mottatt begrunnelse, eller tre uker etter kunngjøring av karakter dersom kandidaten ikke ber om begrunnelse.

Rutine for behandling av klage (HF).

Rutine for behandling av klage (UiO - oppdatert).

Veiledning for hvordan administrere klagesensur i Inspera

I vedtaksbrevet er det viktig å inkludere hva opprinnelig karakter var hvis den har blitt endret av klagekommisjonen. Mal for dette brevet ligger på fellesområdet i Z:\studieadm\Brev og e-postmaler\Klager 

HUSK! Ved 3. sensur skal studentene ha varsel om karakteravvik. I tillegg til teksten i malen på nettsiden om karakteravvik bruker vi også å legge til følgende setning på slutten av brevet til studenten: "Ønsker du å opprettholde klagen?" 

Masteroppgaver

  • Kontakt eksterne sensorer til masteroppgaver så tidlig som mulig. Nye eksterne sensorer må godkjennes av utdanningsleder.

  • Veileder/studiekonsulent tar første kontakt.
  • Ekstern sensor må legges in i FS og Inspera dersom han/hun er ny bruker. NB! Gjør det så tidlig som mulig, da det kan ta en uke eller mer.
    • Meld inn til FS via nettskjema. Merk at du trenger en rekke personlige data, som fødselsdato, adresse og mobiltelefonnummer. Det kan man feks. få ved å opprette kontrakt i HR-portalen.
    • Etter ekstern sensor har blitt opprettet som fagperson i FS må studiekonsulent sende en e-post til Frode og Asta på eksamenskontoret, med sensorens e-post adresse og brukernavn. De oppretter bruker og tilgang til Inspera (rolle som sensor).
  • Send e-post til ekstern sensor med informasjon om honorar og kontrakt (egen mal).
  • Opprett kontrakter for eksterne sensorer i Bilagslønn (HR-portalen).

Innlevering av masteroppgaven i Inspera

Fra og med høsten 2019 skal alle masteroppgaver også lastes opp i Inspera av studenten.

Forarbeid

  • Husk å legge inn Inspera som digitalt eksamenssystem på emnet i Vurderingsenhet samlebilde i FS.
  • Om du har muntlig eksamen i tillegg til masteroppgaven i vurderingsenhet samlebilde (QM): legg inn Inspera som digitalt eksamenssystem kun på masteroppgaven (Q). 
  • Skriv inn frist innlevering: 1. juni/1. desember kl 11 (eller nærmeste virkedag). 
  • HF anbefaler IKKE å sette uttaksdato i FS, da det kan forvirre studentene fordi det publiseres på nett. Vi setter derfor kun starttidspunkt i Inspera for å få åpnet prøven (for eksempel noen virkedager før innlevering, eller tidligere). Dette vil ikke synes for studentene. Med starttidspunkt i Inspera vil prøven opprettes automatisk når studentene har blitt kandidatnummert.

  • Lag oppgavesett og prøve i Inspera fra HF-mal Se også punkt 2 i denne veiledningen.

  • Bruk oppgavesett-malen jeg har delt med IKOS, eller den UiO sentralt har laget (ligger på forsiden i Inspera under oppgavesett). 

    • Kopier oppgavesettet ved å markere den i boksen til venstre. Nederst på siden får du da opp muligheten til å kopiere.

    • Gå inn i oppgavesettet og endre på det som er nødvendig. Ved UiO sin mal må du legge inn lenke til IKOS sin side om retningslinjer. Hvis du bruker den jeg har laget for JAP ligger linken allerede inne. Navnet på oppgavesettet kan være masteroppgaveemnet, Høst/Vår 20xx.

  • Når det nærmer seg innleveringsfrist må du kandidatnummerere alle kandidater, for at de skal kunne overføres til Inspera. 

  • Dersom det er flere enn en student, bruk følgende rutine:
    • I vurderingskombinasjon samlebilde i FS må det være registrert KANDIDATNR. J og TILDELDIG S under KAND.NR.TYPE for at du skal kunne kandidatnummerere studentene. Husk at eventuelle oblig'er også må være godkjent først på emnet.

    • Kandidatene må være kandidatnummert for at du skal kunne få aktivert prøven.

    • Legg til IKOS som org. enhet på oppgavesettet.

    • Når du bruker HF-prøvemalen ligger alle på HF (eksamenskontoret) allerede inne.

  • Dersom du har flere masteroppgaveemner og skal bruke samme oppgavesett- og prøvemal, må prøven være aktivert i et emne først, før du får opprettet ny prøve med samme prøvemal.

På innleveringsdagen

  • Veiledning for innlevering.

  • Studenten skal IKKE sende masteroppgaven på pdf. per e-post til oss lengre.

  • Studiekonsulent sender e-post til intern og ekstern sensor om at oppgaven er klar i Inspera, samt diverse informasjon (sensurfrist, emnebeskrivelse, karakterbeskrivelse, protokoll i Inspera).

    • Se e-post mal til ekstern sensor angående Inspera.

    • Se e-post mal til intern sensor angående Inspera.

  • Masteroppgaven skal sensures i Inspera. Studiekonsulent skal IKKE sende den som pdf til sensorene på e-post.

  • Sensorene må si ifra til studiekonsulent når karakteren er klar for å overføres fra Inspera til FS.

  • AMS uten muntlig eksamen: Studiekonsulent sender e-post til studenten etter karakteren er publisert i Studentweb, sammen med begrunnelse for karakter (0,5-1 side).

 

 

Publisert 7. nov. 2018 14:57 - Sist endret 10. nov. 2020 15:23