Oppfølging av programstudenter med lav progresjon

På denne nettsiden finner du FS-brukerveiledning beregnet for program- og studiekonsulenter ved HF for hvordan man kan finne fram til programstudenter som har så lav studieprogresjon at de står i fare for å få inndratt studieretten sin.

Bakgrunn

Programstudenter kan ha lavere studieprogresjon enn det som er regnet som normert tid på studiet. Med mindre annet er avtalt med programmet/instituttet må programstudenter i følge §7.3 (3) i forskrift om studier og eksamener ved Universitetet i Oslo ha minimum 50% studieprogresjon for å beholde studieretten sin på programmet.

Tidspunkt for oppfølging og utplukk

Oppfølging av studenter med lav progresjon bør gjøres kort tid før emnepåmeldingen starter slik at studentene mulighet til å melde seg opp til emner med et tilstrekkelig studiepoengsomfang for å kunne beholde studieretten. Studieprogresjonen til en student beregnes etter hvert studieår. Siden flesteparten av studieprogrammene ved HF har opptak om høsten, vil studieprogresjonen i utgangspunktet måtte beregnes etter slutten av hvert vårsemester. Det vil dermed være hensiktsmessig å følge opp studentene i slutten av høstsemesteret, rett før emnepåmeldingen til vårsemesteret.

Du kan bruke rapport FS301.010 Studenter i studiekull for å finne fram til studenter som har lav studieprogresjon. Rapporten kjøres for ulike startkull for det programmet eller den studieretningen du administrerer. For bachelorprogrammer/-studieretninger bør du minimum kjøre rapporten for følgende tre kull:

1. Studenter som har startet (eller har fått flyttet kullet til) det semesteret oppfølgingen foregår.
2. Studenter som er i sitt tredje semester.
3. Studenter som er i sitt femte semester.

For masterprogrammer/-studieretninger bør du minimum kjøre rapporten for følgende to startkull:

1. Studenter som har startet (eller har fått flyttet kullet til) det semesteret oppfølgingen foregår.
2. Studenter som er i sitt tredje semester.

Både for bachelor- og masterprogrammene/-studieretningene bør du også se gjennom de studentene som har gått på programmet eller studieretningen lenger enn normert tid og har fått innvilget og/eller hatt redusert studieprogresjon. Du bør sjekke om disse studentene har avlagt og er oppmeldt til tilstrekkelig antall studiepoeng, slik at de ikke ligger an til å få inndratt studieretten.

FS-rapport 301.010 Studenter i studiekull

Du kan bruke rapport FS301.010 Studenter i studiekull for finne fram til de studentene på et studieprogram eller en studieretning som har for lav studieprogresjon og som derfor ligger an til å få studieretten inndratt i neste runde med studierettsinndragninger. Du finner rapporten i modulen Programstudent> rapporter> FS301.010 Studenter i studiekull.

Velg 'Studieprogram' som utplukk og skriv inn aktuelt studieprogram og det kullet du ønsker å hente informasjon om. Det skal ikke være hake for klasse eller start. Dersom du skal hente fram studenter på en studieretning på programmet, velger du dette i nedtrekksmenyen i feltet "Studieretning". Hvis programmet ikke har studieretninger, eller du skal hente fram studentene på alle studieretningene på programmet, lar du dette feltet stå tomt. Vær oppmerksom på at det er forskjell på kull og start. Når du henter fram studenter på et bestemt kull vil dette være følgende to grupper av studenter:

  1. Studenter som fikk opptak og startet på programmet/studieretningen det semesteret og som ikke har hatt permisjon.
  2. Studenter som fikk opptak og startet på programmet/studieretningen tidligere, men som har hatt permisjon og har fått flyttet kullet fram til det aktuelle semesteret.

Hak av for ’Inkludér studiepoengopplysninger’ og skriv inn inneværende semester i feltene ’Termin for studiepoengberegning’. Se bildet under for hvilke felter som ellers skal være haket av:

I og med at du skal finne fram til de studentene som ligger an til å få inndratt studieretten sin er det greiest å ikke hake av for å vise studenter som er i permisjon, som er bortvist eller på utveksling.

Når du henter fram rapporten med studiepoengsopplysninger får du opp flere kolonner med informasjon om antall studiepoeng som studenten er oppmeldt til inneværende semester (hvis du har skrevet inn inneværende semester i ’Termin for studiepoengberegning’) og informasjon om antall studiepoeng studenten har avlagt tidligere. I tillegg viser rapporten om studiepoengene finnes innenfor eller utenfor utdanningsplanen til studenten. Når du skal finne fram til studenter med lav progresjon finner du de mest relevante tallene i følgende kolonner:

  • ’Best totalt’ under ’Innenfor plan’: Her angis antall studiepoeng studenten har avlagt tidligere og som ligger i studentens utdanningsplan.
  • ’Oppm sem’ under ’Innenfor plan’: Her angis antall studiepoeng studenten er oppmeldt til det inneværende semesteret (terminen som er ført inn i ’Termin for studiepoengberegning’) og som ligger i utdanningsplanen.

Se de aktuelle kolonnene på bildet nedenfor:

Filtrering av rapporten

Dersom du ønsker, kan du se gjennom alle studentene i rapporten. Dette kan være greit å gjøre dersom det ikke er snakk om så mange studenter. Se i så fall lenger ned i brukerveiledningen.

Men dersom det er mange studenter som hentes fram i rapporten og/eller du ønsker å kun finne fram til de studentene som står i fare for å få inndratt studieretten, må rapporten filtreres. Dette kan du gjøre på følgende måte:

  • Høyreklikk i rapporten
  • Velg ’Filtrér’ 

Da kommer følgende boks ("Specify Filter)" opp:

Teksten som du ser i Specify Filter-boksen i bildet over vil dukke opp automatisk fordi du ikke har haket av for at rapporten skal vise ’Permisjoner’, 'Ikke-aktive studenter', 'Bortvist' eller 'Utvekslingspersoner' i rapporten.

For å finne fram til de studentene som står i fare for å få inndratt studieretten, må du bruke ulike filtre for de ulike studiekullene som du henter fram rapporten for. Du må slette den teksten som allerede ligger i Specify Filter-boksen og skriver inn én av tekstene i punktene under. Du velger tekst til filteret ut fra hvilket kull du skal hente fram i rapporten:

  1. Studenter som startet på programmet/studieretningen samme semester som oppfølgingen foregår:
    Blant studentene som startet på studiet inneværende semester (eller som har hatt permisjon og derfor har kull inneværende semester) skal du finne fram til dem som er oppmeldt til 10 studiepoeng eller mindre. For at disse studentene skal ha avlagt nok studiepoeng etter første studieår, slik at de har minst 50% studieprogresjon, må de ta 20 eller 30 studiepoeng påfølgende semester avhengig av om de består 10 studiepoeng inneværende semester eller ikke.

    For å se om det er noen studenter i denne kategorien på programmet/studieretningen og hvilke studenter dette eventuelt er, kopiér følgende filtertekst:

    (Not Permisjon = 'J') And (Not Sluttet = 'J') And (Not Ferdig = 'J') And (Not Bortvist = 'J') And (Not Utveksling = 'J') And studiepoeng_sem_plan_oppm <= 10

    Lim inn denne teksten i ’Specify Filter”-boksen (husk å slette teksten som allerede ligger der) og trykk på OK-knappen. Da endres rapporten og viser kun de studentene som er oppmeldt til emner av 10 studiepoengs omfang eller mindre (og der emnene ligger i utdanningsplanen).
     
  2. Studenter som er i sitt tredje semester på programmet/studieretningen når oppfølgingen foregår:
    Blant studentene som er i sitt tredje semester inneværende semester skal du finne fram til dem som har avlagt 30 studiepoeng eller mindre i sitt første studieår og som kun har meldt seg til 10 studiepoeng eller mindre i sitt tredje semester. For at disse studentene skal ha avlagt nok studiepoeng etter andre studieår, slik at de har minst 50% studieprogresjon, må de ta 20 eller 30 studiepoeng påfølgende semester avhengig av om de består 10 studiepoeng inneværende semester eller ikke.

    For å se om det er noen studenter i denne kategorien på programmet/studieretningen og hvilke studenter dette eventuelt er, kopiér følgende filtertekst:

(Not Permisjon = 'J') And (Not Sluttet = 'J') And (Not Ferdig = 'J') And (Not Bortvist = 'J') And (Not Utveksling = 'J') And studiepoeng_sem_plan_oppm <= 10 And studiepoeng_tot_plan_best <= 30

Lim inn denne teksten i ’Specify Filter”-boksen (husk å slette teksten som allerede ligger der) og trykk på OK-knappen. Da endres rapporten og viser kun de studentene som har avlagt emner av 30 studiepoengs omfang eller mindre og som er oppmeldt til emner av 10 studiepoengs omfang eller mindre (og der emnene ligger i utdanningsplanen).

  1. Studenter som er i sitt femte semester på programmet/studieretningen når oppfølgingen foregår (gjelder hovedsakelig bachelorstudenter):
    Blant bachelorstudentene som er i sitt femte semester inneværende semester skal du finne fram til dem som har avlagt 60 studiepoeng eller mindre i sine to første studieår og som kun har meldt seg til 10 studiepoeng eller mindre i sitt femte semester. For at disse studentene skal ha avlagt nok studiepoeng etter tredje studieår, slik at de har minst 50% studieprogresjon, må de ta 20 eller 30 studiepoeng påfølgende semester avhengig av om de består 10 studiepoeng inneværende semester eller ikke.

    For å se om det er noen studenter i denne kategorien på programmet/studieretningen og hvilke studenter dette eventuelt er, kopiér følgende filtertekst:

    (Not Permisjon = 'J') And (Not Sluttet = 'J') And (Not Ferdig = 'J') And (Not Bortvist = 'J') And (Not Utveksling = 'J') And studiepoeng_sem_plan_oppm <= 10 And studiepoeng_tot_plan_best <= 60

    Lim inn denne teksten i ’Specify Filter”-boksen (husk å slette teksten som allerede ligger der) og trykk på OK-knappen. Da endres rapporten og viser kun de studentene som har avlagt emner av 60 studiepoengs omfang eller mindre og som er oppmeldt til emner av 10 studiepoengs omfang eller mindre (og der emnene ligger i utdanningsplanen).

Studenter som har fått innvilget redusert studieprogresjon

For å se gjennom de studentene som har gått på programmet/studieretningen lenger enn normert tid og har hatt redusert studieprogresjon, kan du hente fram alle studentene i det aktuelle kullet. Siden det er snakk om få studenter, bør det gå greit å se gjennom alle studentene som fremdeles er aktive på programmet/studieretningen.

Når man haker av for ”Progresjon” i rapport FS301.010 vil de studentene som har fått registrert redusert progresjon i Student samlebilde vises med en merknad i rapporten. Se eksempel på dette i bildet under:

Selv om studentene har fått innvilget redusert studieprogresjon, bør du sjekke at disse studentene opprettholder den progresjonen de har fått innvilget. 

Gjennomgang av studentene som står i fare for å få inndratt studieretten

Når du har filtrert rapporten, eller på annen måte funnet fram til de studentene som står i fare for å få inndratt studieretten sin, bør du se nærmere på disse studentene i FS.

De filtrene som brukes i rapporten for å finne fram til studenter med særlig lav studieprogresjon tar utgangspunkt i de emnene som ligger i utdanningsplanene til studentene. Det kan være tilfeller der studenter er oppmeldt til emner utenom utdanningsplanen. Det kan derfor være lurt å se på de studentene som er oppmeldt til emner utenfor utdanningsplanen, og se om det er noen av disse emnene som egentlig kan inngå på programmet/studieretningen. I rapport FS301.010 Studenter i studiekull kan du se hvor mange studiepoeng studentene er oppmeldt til utenom utdanningsplanen i kolonnen ’Oppm sem’ under ’Utenom plan’, se bildet under.

Du kan søke opp studentene i Student samlebilde eller bildet Utdanningsplan og se hva slags emner de er oppmeldt til utenom planen. Dersom emnene kan inngå i programmet/studieretningen, kan du hente dem inn i utdanningsplanen. I noen tilfeller kan det medføre at studentene ikke lenger er i fare for å få inndratt studieretten sin. Dersom du gjør endringer i utdanningsplanene til noen av studentene må rapporten hentes på nytt dersom du skal få oppdatert informasjon om studiepoengberegningen. Vær oppmerksom på at eventuelle filter du har lagt inn i rapporten vil forsvinne dersom du kjører rapporten på nytt og derfor må legges inn på nytt.

Sende e-post til studentene

De studentene du har funnet fram til, som har lav studieprogresjon, bør få en e-post med informasjon om at de ligger an til å få inndratt studieretten sin dersom de ikke foretar seg noe med hensyn til å øke studiepoengsproduksjonen. Tilby gjerne studentene veiledning, dersom de ønsker det. 

Du kan enten sende individuelle e-poster til studentene med informasjon som er tilpasset den enkelte, eller du kan sende en felles og mer generell e-post til de studentene du har funnet fram til. E-postene bør sendes fra FS, se følgende bruksanvisning. Se utkast til e-posttekst på fellesområdet prog-sekr-felles i mappa "Oppfølging av studenter". Vær imidlertid oppmerksom på de spesielle reglene for permisjon, redusert studieprogresjon og forsinkelse for masterstudier ved HF. For eksempel bør ikke masterstudentene få informasjon om mulighet for å søke om redusert studieprogresjon når de skal starte på sitt fjerde semester

Hvis du skal sende en felles e-post til alle i utplukket, men det kommer med noen studenter i rapporten som ikke skal få e-post, kan du lage en flettefil av rapporten og lagre den, se punkt 1 i følgende bruksanvisning. Deretter kan du fjerne de studentene som ikke skal få e-post og lagre filen på nytt med det riktige innholdet. Hent deretter fram rapporten FS214.001. "Send e-post", hent fram riktig flettefil, og send e-post ved å se på bruksanvisningen for å sende e-post fra FS.

Publisert 4. juni 2015 10:45 - Sist endret 2. mai 2017 14:56