Undervisningsopptak ved HF for emner med påmeldingstype SØKNAD

For emner med påmeldingstype SØKNAD må man gjøre undervisningsopptak i Felles Studentsystem (FS).

Denne rutinebeskrivelsen er oppdatert for andre runde av undervisningsopptaket for høstsemesteret 2020. Fredag 14. august kl. 9-12 blir det arrangert felles digital (i Teams) arbeidsstue for undervisningsopptak.

Frist for å gjøre ferdig undervisningsopptaket i andre runde er søndag 16. august kl. 12.

1. Generelle tips og forberedelser

Du skal bare gjøre undervisningsopptak for emner som har påmeldingstype SØKNAD. På emner som har påmeldingstype DIREKTE får studentene plass på undervisningsenhet og undervisningsaktivitet direkte når de melder seg i Studentweb, og det er dermed ikke behov for å gjøre undervisningsopptak. Det er heller ikke mulig å bruke rutinene for undervisningsopptak for emner med påmeldingstype MANUELL. Ta kontakt med Anne Løken hvis du har spørsmål om dette.

Alle rutinene kan kjøres enten per emne eller på en stedkode (slik at du får med alle emnene som er tilknyttet denne stedkoden). Dersom du har få emner som du skal gjøre undervisningsopptak for, kan det være greit å kjøre rutinene per emne, siden dette utplukket gir en god oversikt. Men hvis du har mange emner å gjøre undervisningsopptak for, kan det være mest hensiktsmessig og tidsbesparende å kjøre rutinen med utplukk på sted. 

Hvis det er studenter som av ulike grunner skal meldes manuelt til emner (noe som kun skal gjøres unntaksvis), må de manuelle registreringene gjøres etter at rutinene er kjørt. Hvis ikke vil rutinene overkjøre de manuelle registreringene.

Du finner alle rutinene som benyttes i denne brukerveiledningen i FS-modulen Undervisning > Rutiner. Alle rutinene må kjøres og de må kjøres i den rekkefølgen de står listet opp i denne rutinebeskrivelsen. Husk å kjøre hver rutine med oppdatering før du går videre til neste rutine.

Hvis du oppdager at du ikke har nødvendige FS-tilganger, be Anne sende e-post om dette til avdeling for studieadministrasjon.

1.1 Forberedelser - registrere kapasitet i undervisningsenhet samlebilde

Skriv inn totaltallet på hvor mange som skal gis plass totalt for våren 2020 i det gule feltet "Tilbud skal gis" i fanen Opptaksgruppe i Undervisningsenhet samlebilde. Husk at det totale antallet er inkludert de studentene som fikk opptak i forhåndsopptaket i juni.

Hvis det er seminargrupper på emnet (i Undervisningsaktivitet samlebilde), skal summen av kapasiteten på seminargruppene være det samme tallet som registreres i "Tilbud skal gis" i fanen Opptaksgruppe (Undervisningsenhet samlebilde).

2. FS460.002 Beregning av kvalifisert - und.påmeldte

Kjør rutinen uten oppdatering av databasen først, for å se om resultatet ser riktig ut.
Hvis en student vises med >N i kolonnen "Kval." betyr det at studenten beregnes som ikke kvalifisert. Du bør da sjekke om det stemmer at studenten ikke er kvalifisert, eller om det er noen av bakgrunnsdataene som er feil.

Kvalifisert kan bety tre forskjellige ting:

  1. at studenten oppfyller de faglige forkunnskapskravene (dersom emnet har forkunnskapskrav) som er registrert for emnet i FS (se Emne samlebilde under fanen 'Fork.krav')
  2. at studieretten til studenten er gyldig for det tidsrommet undervisningsmeldingen gjelder
  3. at studenten går på et studieprogram som er knyttet til emnet i FS (se Emne samlebilde under fanen 'Studieprogram')

Hvis det er grunn til å endre bakgrunnsdataene, må dette gjøres før du kjører rutinen med oppdatering av databasen. Ta kontakt med Anne dersom bakgrunnsdataene skal endres.

Dersom du har emner som har forkunnskapskrav registrert i Emne samlebilde og det er haket av for Kontroller FKrav i Emne samlebilde, se oppskrift for undervisningsopptak for emner med forkunnskapskrav.

Feltet "Oppdater tilbudstatus til AV og slett ev. partiplassering, for studenter som beregnes ikke-kvalifisert" brukes som oftest ikke. Det brukes på emner med forkunnskapskrav, se lenken over.

3. FS460.001 Poengtildeling - und.påmeldte (gjelder kun bacheloremner)

Kjør rutinen uten oppdatering først, for å se om resultatet ser riktig ut. 

Se følgende oversikt over rangeringskategorier for bacheloremner ved undervisningsopptaket.

Poengtildeling er kun relevant for bacheloremnene. Dersom man kjører rutinen per emne, er det derfor ikke nødvendig å kjøre den for masteremnene.

Hvis du har for mange søkere til et emne og noen av dem har fått mindre enn 200 rangeringspoeng, kan det være greit å se i Student samlebilde/bildet Utdanningsplan hva som kan være årsaken til dette. Dersom studentene har meldt seg til emnet utenom utdanningsplanen, vil de ikke få andre rangeringspoeng enn antall avlagte studiepoeng (maks 180 poeng). I noen tilfeller kan det være hensiktsmessig å hente emnet inn i utdanningsplanen til studenten. Det kan imidlertid være grunner til at emnet ikke ligger i utdanningsplanen, f.eks. at studenten allerede har fylt opp kategorien "20/40FRIE" med maksantallet av studiepoeng for denne kategorien. I slike tilfeller skal man ikke hente emnet inn i planen. Se derfor nøye i utdanningsplanen til den enkelte studenten før du eventuelt henter emner inn i planen. Vær også oppmerksom på at vi kun henter emner inn i planen for studenter som går på HF-programmer. Ta kontakt med Anne dersom du er usikker på om emnet skal hentes inn i utdanningsplanen eller ikke.

Hvis emnet ligger i et annet semester enn inneværende semester i utdanningsplanen til studenten, vil de ikke få så mange poeng som de burde/kunne. I noen tilfeller kan det derfor være aktuelt å flytte emnet til riktig semester, slik at studenten får riktig antall poeng. 

Andre studenter som kan få under 200 poeng er gjestestudenter. Dersom du skal innvilge plass på undervisningen til disse studentene uavhengig av rangeringspoeng, kan du sørge for at disse studentene får plass på emnet ved å manuelt innvilge opptak og eventuelt partiplassere dem etter at du har kjørt rutinen for undervisningsopptaket, se punkt 4. under.

Dersom det er bacheloremner som tilbys høsten 2020 og som har påmeldingstype SØKNAD, men som ikke kommer med i rutinen for poengtildeling, ta kontakt med Anne.

Gjelder kun opptak i juni og august: Studenter som melder seg til emner i juni og som får IT - ikke tilbud, blir poengberegnet på nytt ved undervisningsopptaket i august dersom de ikke sletter undervisningsmeldingen sin. Det vil si at nyregistrerte studiepoeng blir lagt til poengsummen deres. Eventuelle endringer i emners status innenfor emnegrupper og hvorvidt en student er kvalifisert eller ikke blir også beregnet på nytt.

4. FS462.001 Undervisningsopptak

De som har ventet med å gjøre forberedelsene i punkt 1.1, må gjøre det før opptaket kjøres.

Som for de andre rutinene kan rutinen for undervisningsopptak kjøres per sted og per emne. Dersom du skal kjøre undervisningsopptak for få emner, kan det være greit å kjøre rutinen per emne, men hvis du har mange emner kan det være hensiktsmessig og tidsbesparende å kjøre rutinen med utplukk på sted. 

Velg ellers følgende:

Utplukk Velg
Undervisningstermin 2020 HØST
Opptaksrunde HOVED
Opptaksgruppe ALLE

Kjør rutinen først uten oppdatering for å se om opptaket ser greit ut.Rett opp eventuelle feil i bakgrunnsdataene, f.eks. kapasiteten som er registrert i fanen Opptaksgruppe i Undervisningsenhet samlebilde.

Kjør rutinen med oppdatering når alt ser greit ut.

Hvis du får opp kommentaren "Mangler akt.ønske" på noen av studentene, kan du legge inn aktivitetsønske på studenten slik: Modul Undervisning> Bilder> Undervisningsmelding. Tast inn emnet og finn frem til studentene eller tast inn studenten og finn emnet. Legg til Aktivitetsønske ved å klikke i feltet "Aktivitetsønske" og taste Ctrl+n og velge aktivitet fra nedtrekksmenyen. Ta eventuelt kontakt med Anne.
 

Aktuelt i juni til august for studenter som får "Ikke tilbud":

"Ikke tilbud" betyr følgende i de forskjellige periodene:

- 22. juni -13. august: Studenten har ikke fått plass på emnet i denne runden, men søknaden går videre til undervisningsopptaket i august. Hvis studenten ikke ønsker at søknaden skal gå videre, kan han/hun slette undervisningsmeldingen sin. I undervisningsopptaksrunden i august vil studentene som lar undervisningsmeldingen bli stående, konkurrere på lik linje med de andre studentene. De vil få de ekstra studiepoengene de eventuelt har fått siden forrige opptak, jf. pkt. 2.

- Fra 17. august (når studentene får svar på undervisningsopptaket i andre runde): Studenten har ikke fått plass på emnet, og det vil ikke være flere søknadsrunder.

5. FS464.001 Fordeling av undervisningsmeldte (med opptak) på partier

OBS! Denne rutinen må kjøres også for emner der det kun er ett seminar/ én gruppe (med epleikon) i undervisningsaktivitet samlebilde som studentene skal koples til.

Før du kjører rutinen må du ha registrert kapasitet for de enkelte seminargruppene (med epleikon) i undervisningsaktivitet samlebilde. Hvis emnet har flere seminargrupper, styrer du hvor mange studenter du vil ha på hver seminargruppe ved å justere opp eller ned kapasiteten på hver gruppe. Kapasiteten for seminargruppene kan justeres igjen etter undervisningsopptaket.

Sjekk at summen av kapasiteten på alle partier i Undervisningsaktivitet samlebilde ikke er lavere enn kapasiteten som du har registrert i feltet "Tilbud skal gis" i fanen Opptaksgruppe i Undervisningsenhet samlebilde. Ellers kan studenter få plass på selve emnet (undervisningsenheten), men ikke på seminar-/gruppeundervisningen.

Velg/registrer følgende i rutinen:

  • Utplukk: Velg "Sted" med institutt og undergruppe eller ev. "Emne".
  • Fyll inn 2020 HØST i feltene "undervisningstermin".
  • Hak av for "Alle emner".
  • Hak av for "Verdi J for La stå"

Kjør rutinen først en gang uten oppdatering og sjekk om det ser ok ut. Kjør rutinen med oppdatering når du er fornøyd med partifordelingen.

6. Anne kjører rutinen - FS511.001 Oppmelding av undervisningspåmeldte til vurdering.

I Studentweb får ikke studenten meldt seg til eksamen før undervisningsopptaket er innvilget. Etter at undervisningsopptaket er gjort for alle emner ved HF, kjører derfor Anne rutinen som vurderingsmelder studenter som har fått undervisningsopptak. Dermed blir alle studenter som har fått innvilget undervisningsopptak på emner med påmeldingstype SØKNAD vurderingsmeldt (og alle studenter som har undervisningsopptak til emner med påmeldingstype DIREKTE men som av en eller annen grunn ikke har meldt seg til vurdering).

 

7. Undervisningsopptaket publiseres av Anne søndag 16. august etter kl. 12.

Publisert 4. juni 2015 10:46 - Sist endret 7. aug. 2020 12:05