Tilrettelegging i SøknadsWeb for avtaleansvarlige

I midten av januar og midten av august åpner Søknadsweb for UiO-studenter som skal søke om å reise på utveksling.

Før Søknadsweb åpner må avtalenes gyldighet og tilhørende søknadsalternativer kvalitetssikres i FS. Avtaleeier (den enheten som har inngått den enkelte avtale) er selv ansvarlig for at dette blir gjort. Rent praktisk gjøres det vanligvis av den administrativt ansatte ved enheten som arbeider med internasjonalisering av studier.

Arbeidet med kvalitetssikring av avtalenes gyldighet og med søknadsalternativene skal være avsluttet senest innen:

  • Begynnelsen av desember for søknadsfristen i februar
  • Slutten av juni for søknadsfristen i september

For at en avtale skal være søkbar i ut-opptaket må: 1) avtalen være gyldig for den perioden opptaket gjelder, og 2) søknadsalternativet må være riktig registrert. I tillegg må avtalesidene på nett kvalitetssikres

1) Avtalenes gyldighet

Utvekslingsavtalen må være registrert i FS, og gyldig i hele perioden studenten skal være på utveksling.

Det er svært viktig at registreringen i FS er i orden i god tid før studentene søker om opptak og søknadene behandles.

Det er bare avtalekoordinatorene i Seksjon for studiekvalitet som registrerer avtaler i FS, og beskjed om fornyelser og endringer skal sendes dit. Les mer om registrering av utreisende studenter

Avtaleeier må ha oversikt over hvilke avtaler som skal være søkbare i ut-opptaket.

Hvordan hente ut oversikt over fakultetets/instituttets avtaler fra FS:

  • Åpne FS, markér Utvekslingsmodulen.

  • Hent frem rapporten Utvekslingsavtaler FS 280.001 ved å gå på Rapport i verktøymenyen.

  • Skriv inn enhetens stedkode i feltet "Internt sted".

  • Sett dagens dato om du vil få med alle avtalene som er gyldige pr. i dag, eller som går ut i dag eller senere (her kan du også hake av for "Kun aktive pr. d.d.").

Eksempel:

Du kan sortere etter når avtalene går ut. Høyreklikk i underbildet i rapporten (det hvite feltet) og velg "Sortér". Dra så feltet 'dato til' fra venstre til høyre kolonne og trekk den til øverste linje i høyre felt:

  • Klikk ok og rapporten vil vise avtalene etter dato.

  • For å få god oversikt og bedre sorteringsmuligheter, kan du lagre rapporten i Excel:

 

1. Trykk på diskett-knappen på verktøylinjen.

2. I boksen som dukker opp velger du den arkfanen som heter "Datafil".

3. Merk av for Microsoft Excel og Kolonneheading om det ikke er haket av fra før.

4. Lagre filen på hjemmeområdet ditt (M:) og kall den noe fornuftig.

5. Åpne filen i Excel. Sortér på utløpsdato for å skaffe en rask oversikt over avtaler som er i ferd med å utløpe.

Husk: Avtalene må være gyldige til utgangen av semesteret studentene skal være ute for at studentene kan søke på avtalen i SøknadsWeb!

Dersom det skal være mulig for en student å søke om 2 semestres opphold, må altså en avtale som legges ut til søknadsfristen i februar, være gyldig ut juni året etter.

I forbindelse med at du sjekker og eventuelt fornyer avtaler, bør du også oppdatere kontaktene dine i Utvekslingsavtalebildet i FS. I underbildet Koordinator oppdaterer du ev. kontaktinformasjon til partnerene ute. Det kan legges inn flere kontaktpersoner.

NB! Ikke gjør noe med kontakt-typen som heter SIS-kontakt. Det er kontaktpersonen ved partnerinstitusjonens internasjonale kontor. Legg heller ingen informasjon i kontakt-typen som heter NOMINASJON.

For å oppdatere kontaktene dine:

  • Slå opp ønsket avtale i Utvekslingsavtalebildet og trykk på underbildet Koordinator
  • Sett markøren i underbildet og trykk Ctrl + N (for ny rad)
  • Velg kontakttype og rull ned til passende kategori
  • Legg inn kontaktinformasjon
  • Lagre (trykk enter).

Etter hvert som vi får oppdatert kontaktinformasjon til våre partnerne i avtalebildet, vil vi kunne ta ut rapporter for e-postadresser/ adresselapper slik at vi lettere kan kommunisere med dem under ett.

Mer informasjon om rutiner for avtaleinngåelse: avtale- og programforvaltning

2) Søknadsalternativer på Søknadsweb

Avtaleeier må sørge for å kvalitetssikre hvilke søknadsalternativ som skal publiseres før hvert opptak.

Kvalitetssikring av søknadsalternativer skal være avsluttet i god tid før Søknadsweb åpner i midten av januar/august.

Bare søknadsalternativ med gyldig avtale, ledige plasser og uten andre begrensinger lyses ut.

  • Dersom enheten har signert nye avtaler som skal legges ut som søknadsalternativ i SøknadsWeb for første gang må det opprettes nytt søknadsalternativ. Send avtaleid til Seksjon for studiekvalitetutveksling@uio.no
  • Avtaler som har ligget ute i UT-opptak tidligere har søknadsalternativ, men må oppdateres med riktig termin.

Du finner ut hvilke søknadsalternativer som ligger klare til publisering på følgende måte:

  • Åpne FS i Opptaksmodulen, gå til Bilder-menyen øverst på verktøylinjen, velg Opptak, så Opptak samlebilde.

  1. Sett inn riktig UT-opptak og termin i feltene "Opptakstype" og "År-Termin"
  2. Trykk på underbildet "Opptakstudieprogram" om det ikke kommer frem automatisk
  3. Sett markøren i underbildet. Gå så opp til verktøylinja og trykk på diskettikonet. Lagre som excelfil (se over).

Alternativt: Om du heller vil se ett og ett søknadsalternativ og bla mellom dem, kan du gjøre følgende:

  • Åpne FS i Opptaksmodulen, gå til Bilder-menyen øverst på verktøylinjen, velg Studieprogram/Kvote og så Opptakstudieprogram samlebilde.

  1. Åpne hele bildet ved å trykke på knappen i midten helt til høyre i bildet (til høyre for "Generer Kompetanseregelverk")

  2. Skriv inn opptaket som gjelder for deg, f.eks UT-MN eller UT-HF, UT-JF osv, i feltet Opptakstype. Deretter:

  3. Skriv inn enhetens stedkode i feltet Internt sted litt lengre ned på siden, og trykk enter. Du har nå hentet frem alle enhetens søknadsalternativer.

  4. Før du trykker enter, kan du også sette inn "Antall semestre 1" for å få opp 1 Semester-alternativene (1 SEM). 
    2 SEM-alternativene brukes ikke lenger. Dersom avtaleeier ønsker at studentene skal kunne søke for to semestre må dette legges til i hvert søknadsalternativ (i Opptakstudieprogram samlebilde) under fanen Valg (instrument, emne).

VIKTIG:

  • Avtaler som skal publiseres på SøknadsWeb må ligge inne med utfylte felt "Publisér Søknadsweb" = J og "Innstilt" = N.
  • Avtalene må også stå med korrekt opptakstermin for å bli publisert. Dette ser du ved å åpne/klikke på underbildet "Opptakstermin".

Se eksempel:

 

Dette bildet kan du også lagre som en excelfil for å få oversikt:

 

Kontakt utveksling@uio.no dersom du oppdager feil og mangler for avtaler som skal publiseres, både i alternativene som ligger ute og teksten (dvs. i feltet "Navn og Kortnavn" - Bokmål) som vises på Søknadsweb).

NB: Når du melder inn feil, send inn det 4-sifrede studietypenummeret, eller avtale-id (fra utvekslingsavtale samlebilde) for at vi lettere skal finne frem til riktig avtale og alternativ.

Gyldige avtaler i FS må ha en oppdatert avtaleside på nett. Se egen nettside om kvalitetssikring av avtalenettsidene.

Publisert 23. sep. 2008 10:46 - Sist endret 14. okt. 2020 20:29