Veileder til rutinene ved en students død

Denne veilederen er tenkt som supplerende hjelp til Rutiner når en student ved UiO dør.

Hvert år dør studenter som er tilknyttet UiO. Noen blir utsatt for ulykke på ferie eller hjemme, andre dør av sykdom, mens noen tar sitt eget liv. Hver hendelse er brutal for de nærmeste som mister en sønn eller datter, kjæreste eller venn. Hver hendelse er knyttet til ett unikt menneske og dets historie, - tilhørende til ett nettverk av mennesker som i ulik grad blir berørt og skal bearbeide sorg. Forståelsen for det unike og ekstraordinære i disse situasjonene er viktig å se, samtidig som tap og sorgreaksjoner i løpet av et liv rammer oss alle. Som ansatte ved universitetet er vi satt til å ivareta våre studenter og ansatte i hver unike situasjon og møte disse med verdighet og respekt overfor avdøde og dennes familie.

Fra Ressursgruppen Bistand ved dødsfall sin egen oppsummering etter avsluttet oppfølging:

"Foreldrene var åpne om det som hadde skjedd og ønsket av de som kjente sønnen skulle få vite at han hadde valgt å ta sitt eget liv. De hadde blitt veldig glade og takknemlige for oppringningen fra SiO Rådgivning, for blomsterbukett fra UiO og krans fra instituttet til begravelsen. De formidlet at de var veldig positivt overrasket over at sønnens dødsfall var blitt påaktet i ett så stort system som universitetet er. De hadde fått vært på instituttet og fått ordnet det praktiske der. Alt dette betydde noe for deres egen sorgprosess".

 
 

Ved akutt dødsfall på UiO

Det er sjelden at studenter dør på universitets områder, men når det hender oppleves det spesielt dramatisk for vitner og direkte berørte. UiOs beredskapsgruppe i samarbeid med politiet har ansvaret i slike situasjoner. Det spres fort rykter etter dramatiske hendelser og det er viktig at en unngår spekulasjoner om f.eks dødsårsak og studentens bakgrunn, sykehistorie osv. Berørte personer som har tilknytning til UiO skal få tilbud om oppfølging i etterkant av slike dramatiske hendelser. Ta kontakt med Ressursgruppen Bistand ved dødsfall og avklar hvem som gjør hva.

Når en mottar informasjon om at en student er død

Ved informasjon om dødsfall er det svært viktig å få korrekt informasjon om personalia på den avdøde og kontaktinformasjon til den som melder om dødsfallet. Det er lett å bli stresset og redd for å gjøre feil i en slik situasjon. Følg rutinen og kryss av for hver oppgave som er fullført. Ta kontakt med Ressursgruppen Bistand ved dødsfall og avklar hvem som gjør hva. Det er viktig at situasjonen undersøkes og at alle som skal ha informasjon, får denne så snart som mulig. Innhent informasjon om den avdødes nettverk ved UiO i lys av hvor lenge avdøde har vært student, tilhørighet til klasse/kull/gruppe, var aktiv i studentforeninger, fagutvalg, bodde i studentbolig o.l.
Diskuter med en kollega eller ring en av personene i Ressursgruppen Bistand ved dødsfall om du blir i tvil om hvordan situasjonen best bør håndteres. Denne gruppen med fagpersoner er etablert som hjelp og kan benyttes ved behov.

Hvem skal gjøre hva?

Disse situasjonene skal, så langt det er mulig, møtes og håndteres på lavest mulig nivå i organisasjonen. Dette fordi de som arbeider tett på et studentmiljø vil best kunne kjenne til hva de som er rammet vil trenge.

I rutinen blir det referert til at én person skal ha hovedansvar for oppfølging. Ut fra situasjon og personlig egnethet står enheten fritt til å velge hvem som ivaretar de ulike oppgavene. I oversikt over ressursgruppens medlemmer står deres ulike fagkompetanse og hvilke tiltak de kan bistå i forhold til. Ressursgruppen har gode interne informasjonsrutiner og kan raskt bistå med egnet kompetanse. Avtal med ressursgruppen om hvem som tar kontakt, og følger opp foreldre/ nærmeste pårørende. Hvem som er nærmeste pårørende kan i enkelte tilfeller være uklart, ta kontakt med ressursgruppen for avklaring. Andre berørte kan være: den som fant den avdøde, medstudenter i studentmiljø og bomiljø, og den avdødes veileder/lærer.

Sensitiv informasjon

Vær aktsom med sensitiv informasjon. Gi detaljert informasjon kun til de som trenger dette for å utøve sine oppgaver. Hvis det anses som nødvendig å oppgi mer informasjon enn studentens navn og dato for død til ansatte, bør en ringe eller innkalle til informasjonsmøte. Dette fordi sensitiv informasjon ikke skal sendes på epost.

Håndtering av sensur og klagebehandling etter dødsfall

Det anbefales å fullføre sensur og eventuell klagebehandling på vanlig måte etter dødsfall.

Avdødes hjemmeområde lagret i datasystemer

For behandling av materiale lagret i datasystemer, se Eierskap og utlevering av data i IT-reglementet.

Media

Alle henvendelser fra media i forbindelse med studenters død skal videreformidles til pressekontakt. Oppgi aldri den omkomnes identitet ved ekstern henvendelse. Husk at en ikke er forpliktet til å svare på spørsmål der og da, selv om journalisten øver press.

Ved dramatiske dødsfall kan det oppstå uønsket medieoppmerksomhet. Vær forberedt på å sette grenser for pågående journalister/ fotografer i slike situasjoner. Forbered også om nødvendig de berørte om medieoppmerksomhet.

Ansatte skal så langt det lar seg gjøre skjerme berørte for media og ikke videreformidle kontakt mellom journalister og involverte.

Informasjon til studentene

Vanligvis vil det være naturlig å informere studentene i forbindelse med undervisning, fordi de da er samlet. Det bør avsettes noe tid til samtale og spørsmål, og undervisningen kan utgå. Dersom det ikke er naturlig, eller mulig å avholde et informasjonsmøte, kan det være aktuelt å gi berørte studenter informasjon på e-post. Trenger dere litt starthjelp med e-postene, har vi laget maler med eksempler på e-post. Kontakt eventuelt ressursgruppen for bistand til utforming av e-post.

Gi så mye informasjon som dere har i henhold til hva de pårørende ønsker skal bli sagt. Unngå ytterligere spekulasjoner om mulige dødsårsaker. Sjekk ut med gruppen studenter hvor mange som kjente vedkommende og be dem fortelle om den avdødes nettverk, interesser og tilknytning til UiO. Hvem var den avdøde? Er det noen som kunne tenke seg å gå i begravelsen? Det er gode erfaringer med å ha en, til to fra ressursgruppen til stede. De kan om ønskelig si noe generelt om reaksjoner som kan komme på denne type informasjon uavhengig relasjon til den avdøde.

Hvis det er aktuelt å lage et minnested med kondolanseprotokoll, informer studentene om hvor minnested blir etablert og hvor lenge det vil stå fremme. Opplys studentene om at nærmeste pårørende vil få kondolanseprotokollen.

Slike informasjonsmøter kan også avdekke at den avdøde hadde et svært lite eller manglende nettverk blant studentene. Dette er sårbart og kan gi studentene skyldfølelse for ikke å ha vært mer inkluderende og imøtekommende, spesielt hvis det viser seg at studenten har tatt sitt eget liv. Omstendighetene rundt dødsfallet og relasjonen til lærestedet vil avgjøre formen på informasjon og eventuelle minnemarkeringer.

Kondolansehilsen til pårørende

Grad av tilknytning til lærestedet og hvor lang tid det har gått siden studenten døde, vil ha betydning for om det er naturlig å sende kondolansehilsen til pårørende. Hvis den avdøde har fullført ett semester eller mer ved UiO er det ønskelig at det sendes en kondolansehilsen. Studentprestene kan være behjelpelig med å finne kontaktinformasjon til pårørende. UiOs kondolanse-kort kan fås hos Enhet for internadministrasjon i 5 etasje i Lucy Smiths hus.
Omstendighetene rundt dødsfallet vil avgjøre hva som bør stå på kortet, men det er fint om kontaktperson lokalt ved UiO med telefonnummer er oppgitt med oppfordring til å ta kontakt ved behov, i tillegg til kontaktinformasjon til Ressursgruppen Bistand ved dødsfall. Denne gruppen kan også være behjelpelig med formulering av kondolansehilsen.

Minnested

Informasjonsmøtet vil gjerne avdekke hvilken tilknytning den avdøde hadde til UiO, - til medstudenter og ansatte. Omfanget av berørte vil avgjøre hvilke fellestiltak som bør iverksettes.

Uavhengig av stort eller lite nettverk skal det vurderes om den avdødes bortgang skal markeres ved et minnested. Det vil si at et bord pyntes med blomster, bilde (eller navn) av studenten og eventuelt en kondolanseprotokoll (se punkt om kondolanseprotokoll under). Svart bilderamme, vase, hvit duk og lykt (batteridrevet) kan lånes hos Enhet for internadministrasjon i 5 etasje i Lucy Smiths hus. Husk å ta med ansattkort ved henvendelse.

Inkluder gjerne medstudenter i pynting av bordet og vedlikehold f.eks. med friske markblomster/ høstblader/ vakre stener, men de skal ikke bli tillagt ansvar for dette. Nærmeste leder har ansvar for etablering og avvikling av minnestedet.

Kondolanseprotokoll

Studentens tilknytning og nettverk ved studiestedet vil være avgjørende for bruk av kondolanseprotokoll (fås ved henvendelse til Enhet for internadministrasjon). Studenter og ansattes bidrag i en kondolanseprotokoll kan bearbeide sorg og skyldfølelse og viser seg ofte å romme omsorg i ord som er av stor betydning for etterlatte. Unge mennesker forholder seg gjerne ikke til kondolanseprotokoll slik det tradisjonelt sett har blitt brukt med korte undertegnede kondolanser. Dette bør det tas høyde for når en planlegger hvor minnested skal etableres. Tenkt at det skal være mulig å sitte ned for å skrive.

Det er naturlig at studiestedet skriver en kort innledende tekst i kondolanseprotokollen. Nærmeste leder har ansvar for å avslutte kondolanseprotokollen og eventuelt sende eller overrekke den til nærmeste pårørende.

Begravelse

Hvis begravelsestidspunkt er kjent skal berørte studenter og ansatte gjøres kjent med dette. Det skal så langt det lar seg gjøre legges til rette for at studenter og minst en ansatt kan gå i begravelsen. Om mange i et studiemiljø ønsker å delta i begravelsen kan det være fint å arrangere felles transport.

Bårebukett

UiO dekker en bårebukett med hilsen fra UiO. Hvis det er flere studentmiljø som er berørt ved UiO, skal nærmeste leder hvor den avdøde sist var student avklare hvem som bestiller bårebukett til begravelsen. UiO har rammeavtale med en blomsterleverandør. Dette kjenner de som har innkjøpsansvar til.
Ressursgruppen Bistand ved dødsfall kan rådføres om den avdøde hadde en kulturell bakgrunn eller tilhørighet til trossamfunn som gjør en usikker på hvilke skikker som gjelder.

Flagging

Fra notat om flagging ved UiO fra Eiendomsavdelingen 06.02.04:

Ved ansatte eller studenters dødsfall/ bisettelse er det ingen automatisk flagging. Det finnes ingen sikker meldetjeneste for disse forhold. Personer som UiO og fakulteter og institutter ønsker å ære ved deres bortgang (bisettelse) kan det flagges for. Dette avgjøres i hvert enkelt tilfelle av Universitetsdirektøren. Henvendelser rettes til Universitetsdirektørens kontor. Da flagges det bare fra Lucy Smiths hus (UiOs offisielle flaggstang). Informasjon sendes Eiendomsavdelingen.

Instituttleder avgjør om det skal rettes henvendelse om flagging på begravelsesdagen til en student tilknyttet instituttet.

Minnestund

Hvis mange i et studentmiljø er berørt av et dødsfall kan det være naturlig å arrangeres en felles minnestund. Initiativ til slike minnestunder oppstår gjerne spontant og studenter har ofte mye å bidra med. Tidspunkt for minnestund bør legges til etter begravelsen har funnet sted, slik at den ikke tar fokus bort fra begravelsen hvor de pårørende har regien. Nærmeste leder booker egnet felleslokale og bestemmer tidspunkt for minnestund i samråd med studenter og andre berørte parter ved UiO. Slike sammenhenger er primært for medstudenter og lærestedet, men pårørende bør få informasjon om slike markeringer og det må tas hensyn til den avdødes livssyn. Foreldre og nærmeste pårørende kan sette stor pris på å bli invitert til minnestunden. De får her gjerne høre historier om sin kjære og møte medstudenter de kanskje bare har hørt den avdøde fortelle om. Det anbefales å formidle en åpen og uforpliktende invitasjon til de pårørende. Det kan være et poeng å slå sammen eventuelle minnemarkeringer av hensyn til pårørende. Hvis den avdøde var aktiv i en studentforening kan invitasjon til minnestund sendes til kontaktpersonen for foreningen. Se oversikt over studentforeningene.

Det kan for berørte studenter oppleves verdifullt og være positivt for sorgprosessen å delta i planlegging, regi eller innhold av en minnestund. Pynting av lokale på forhånd, annonsering av minnestunden på Facebook, deling av felles studentminner fra en studiehverdag sammen, dikt, musikkinnslag er eksempler på bidrag.

Velg gjerne et uformelt sted hvor det er mulighet for å sitte rundt bord å snakke sammen.

Nærmeste leder ønsker velkommen og sier noe kort om den avdøde studentens historikk ved UiO. Fint om det avtales med en student som kjente den avdøde at hun eller han kan overta ordet å fortelle litt om den avdøde. Forsøk å skape en uformell tone hvor det er rom for både latter og tårer. Det oppleves ofte godt for medstudenter og ansatte å fortelle om gode minner fra studietiden de har delt med den avdøde.

Ressursgruppen når en student dør kan bistå i planlegging, gjennomføring av minnestund og vil kunne delta med en til to fagpersoner ved behov.

Minneord

Det er noen utdanningssteder som skriver minneord og legger ut på hjemmesiden til institusjonen. Dette anbefales ikke å gjøre ved UiO da eksponering av minneord vil kreve en likeverdig praksis for alle avdøde. UiO er en for stor institusjon til å kunne gjennomføre dette. Studenter har sine medier som f.eks. Facebook hvor minnegrupper gjerne opprettes spontant etter dødsfall i en vennekrets. Ved spesielt profilerte studenter med spesifikke verv ved UiO kan minneord settes inn feks. i Universitas.

Lesesalsplass, eiendeler og studentbolig

Nærmeste leder og/eller representant fra Ressursgruppen Bistand ved dødsfall møter pårørende ved overrekkelse av den avdødes eiendeler eller ved avvikling av studentbolig. Pårørende kan også sette pris på å se lesesalsplassen, kantinen og lokalene hvor avdøde oppholdt seg mye.

Innkvartering av pårørende

Hvis pårørende kommer tilreisende i forbindelse med f.eks. minnemarkering eller avvikling av studentbolig er det mulighet for å ordne midlertidig innlosjering i SiOs gjestebolig, Ta kontakt med Ragnhild Heyerdahl-Simonsen i SiO Bolig

Når en student dør i løpet av ferie

Hvis en student dør i løpet av ferien kan det ta tid før informasjonen når UiO. Pårørende velger selv om de informerer lærerstedet. Ressursgruppen, berørte ansatte og studenter skal varsles når en har mottatt informasjon. Studentens tilknytning til UiO, pårørendes ønsker og tiden det har gått siden dødsfallet avgjør hvilke tiltak som videre iverksettes.

Når en student dør i utlandet

Hvis en student dør mens på utveksling, feltarbeid, praksis eller studietur i utlandet skal Seksjon for studiekvalitet ved leder kontaktes. Rutinene beskrevet ovenfor følges så langt det lar seg gjøre. Se også Beredskap for utreisende studenter.

Når en internasjonal student dør

Ved informasjon om dødsfall blant de internasjonale studentene skal rutiner beskrevet ovenfor følges så langt det lar seg gjøre. Se også Beredskap for innreisende studenter.

Når en student er meldt savnet

Situasjoner hvor studenter er meldt savnet kan være spesielt utfordrende da usikkerhet, håp og behov for avklaring vil kunne prege berørte over tid. Studenter vil kunne ønske å delta på leteaksjoner etter den savnede og de vil kunne ta initiativ til egne leteaksjoner. Ansatte bør oppfordre studentene til å følge politiets og letemannskapers organiseringer. Berørte studenter vil også kunne ha behov for å samles for å utveksle informasjon, og det er her viktig å bidra til at faktisk informasjon og ikke rykter bli formidlet. Rutiner ved students død skal ikke iverksettes før søk er avsluttet og/eller politiet har erklært studenten død. Pårørende skal samtykke i eventuelle minnemarkeringer.

Oppfølging av studenter i sorg

Sorg er en naturlig reaksjon på tap og vil som regel være sterkere jo nærmere man sto den avdøde. Dødsfall i et studiemiljø kan også vekke minner om tidligere tap av nære personer eller tanker om egen død. Bearbeidelse av sorg tar tid og krefter enten en vedkjenner at en sørger eller ikke gjør det. Møte med død og sorg rammer oss alle, vi sørger forskjellig og har ulike behov.

Her er noen vanlige reaksjoner:

  • tristhet og sårbarhet
  • trøtthet, utslitthet, tomhet
  • behov for trøst og nærhet
  • behov for avstand og tid for seg selv
  • enkle ting blir svært energikrevende
  • skyldfølelse/sinne
  • søvn eller konsentrasjonsproblemer
  • manglende apetitt eller trøstespising

Behovet for å snakke om og vise sorg er individuelt. For mange er det godt å dele minner og opplevelser knyttet til den avdøde. Som ansatt er det viktig å være lyttende og vise forståelse for situasjonen den sørgende studenten er i. Ofte kan det være vanskelig for en sørgende å ta kontakt selv og melde ifra om behov. Ta derfor gjerne direkte kontakt med jevne mellomrom og hør hvordan det går og om det er noe studentene har behov for. Det kan være nyttig å minne den sørgende på viktige søknadsfrister, obligatorisk undervisning e.l. og henvise videre om det ser ut til at studenten skulle ha behov for ekstra oppfølging.
Nærmeste leder er ansvarlig for at det blir formidlet informasjon til alle berørte om mulighet for videre oppfølging fra SiO Rådgivning, SiO Helse og Studentprestene. Her gis tilbud individuelt og i egne sorggrupper ved behov.

Publisert 19. des. 2011 09:28 - Sist endret 17. juni 2019 14:10