Virksomhetsrapportering

Formål, hyppighet og ansvar

Formål:

Formålet med virksomhetsrapporteringen er å gi ledelsen og styrene økt
innsikt i hvordan ressursene disponeres og et bedre beslutningsgrunnlag for
fremtidige prioriteringer både sentralt og lokalt.

Målgruppe:

Ledelse og styrer på alle styringsnivåer

Hyppighet:

Tertialvis

Rutineansvarlig:

Gruppe for virksomhets- og økonomistyring: budsjett-bps@admin.uio.no

Risikoforhold:

Mangelfull oppfølging av planer og budsjetter fører til svak virksomhets- og
økonomistyring og dermed dårlig forvaltning av ressursene ved UiO.

Kommentar:

Rutinen må sees i sammenheng med plan- og styringsprosessen ved UiO som beskrives ved UiOs årshjul

Gjennomføring:

Rutinen for virksomhetsrapportering begynner med planlegging av fokus i rapporten og bestilling per tertial på alle styringsnivåer. Ledelsen på alle styringsnivåer utarbeider en ledelseskommentar. Enhetenes ledelseskommentarer danner grunnlag for virksomhetsrapporten som går til Universitetsstyret. Virksomhetsrapporteringen er et ledelsesansvar hvor økonomifunksjonen bidrar inn ift virksomhets- og økonomistyring i tillegg til eventuell koordinering av arbeidet rundt rapporteringen.

Virksomhetsrapporten vil ha et dynamisk innhold med spesielt fokus på:

  • Oppfølging av årsplan
  • Økonomisk utvikling over tid
  • Risikovurderinger
  • Prognose
  • Konkrete tiltak for oppfølging

For å oppnå en fornuftig virksomhetsrapportering til styret på hvert styringsnivå anbefales det at styremøtene legges opp i forhold til virksomhetsrapporteringen.

1. Avklare fokus og utarbeide bestilling for tertialet

Ansvar: Økonomirådgiver Konsernnivå

Frist: medio april, medio august, primo januar
 

  • Gruppe for virksomhets- og økonomistyring avklarer fokus, behov for analyser og innhold i virksomhetsrapporteringen.
  • Konsernnivå
    • sender ut bestilling til fakulteter og tilsvarende enheter vedrørende leveranser ifm rapporteringen
    • informerer ledelsen ved fakulteter og økonomiledere om bestillingen
    • besvarer eventuelle spørsmål

Se også

  • Møteplan konsernnivå
  • Bestilling virksomhetsrapport

2. Gjennomgang av bestilling fakultetsnivå

Ansvar: Fakultetsledelse/ økonomileder Fakultetsnivå

Frist: ultimo april, ultimo august, primo januar

  • Fakultetsledelsen går gjennom bestillingen for virksomhetsrapportering i samarbeid med økonomileder og avklarer:
    • intern bestilling til instituttene
    • eventuelle behov for interne analyser og tilleggsfokus
    • behov for møter med instituttnivået

Se også

  • Bestilling virksomhetsrapport
  • Møteplan fakultetsnivå

3. Sende ut bestilling fra fakultetsnivå til instituttnivå

Ansvar:Fakultetsledelse/ økonomileder Fakultetsnivå

Frist: ultimo april, ultimo august, medio januar

  • Fakultetsledelsen i samarbeid med økonomileder:
    • økonomifunksjonens bidrag inn i arbeidet
    • sender ut bestilling til institutter
    • informerer ledelsen ved institutter og økonomifunksjonen om bestillingen
    • besvarer eventuelle spørsmål

Se også

  • Bestilling virksomhetsrapport

4. Gjennomgang av bestilling instituttnivå

Ansvar: Instituttledelse, Instituttnivå

Frist: primo mai, primo september, medio januar

  • Instituttledelsen går gjennom bestillingen for virksomhetsrapportering og gjør eventuelle avklareringer.

Se også

  • Møteplan instituttnivå

5. Utarbeide ledelseskommentar med prognose

Ansvar: Instituttledelse, Instituttnivå/økonomicontroller

Frist: medio mai, medio september, medio januar

  • Instituttledelsen koordinerer arbeidet rundt ledelseskommentaren (med kobling mot årsplan) hvor økonomifunksjonen bidrar inn i forhold til økonomistyring og oppfølging.
  • Ledelseskommentaren danner grunnlag for virksomhetsrapport som går til instituttstyret.
  • Ledelseskommentaren leveres til fakultetsnivået.
  • For arbeid med prognose refereres til rutine for budsjett og prognoser.

6. Sammenstille ledelseskommentar fakultetsnivået

Ansvar: Fakultetsledelse/ økonomileder, Fakultetsnivå

Frist: ultimo mai, ultimo september, ultimo januar

  • Fakultetsnivået
    • Sammenstiller ledelseskommentar for gjennomgang
    • Utarbeider endelig ledelseskommentar med prognose for fakultetet.
  • Ledelseskommentaren danner grunnlag for virksomhetsrapport som går til fakultetsstyret.
  • Ledelseskommentaren leveres til konsernnivået.

Se også

  • Møteplan fakultetsnivået
  • Styringskart
  • Bestilling virksomhetsrapport

7. Sammenstille ledelseskommentar konsernnivået for gjennomgang og utarbeide utkast til virksomhetsrapport

Ansvar: Økonomirådgiver Konsernnivå, Konsernnivået

Frist: primo juni, primo oktober, primo februar

  • oversender enhetenes ledelseskommentarer til universitetsledelsen og tilgjengeliggjør de via Styringskartet
  • utarbeider et første utkast til virksomhetsrapport
  • utkastet sendes og presenteres for rektorat og dekangruppen for tilbakemelding

Se også

  • Møteplan konsernnivået
  • Styringskart
  • Bestilling virksomhetsrapport

9. Virksomhetsrapport instituttstyret

Ansvar: Instituttledelsen, Instituttnivå

Frist: medio juni, medio oktober, medio februar

  • Instituttets virksomhetsrapport oversendes instituttstyret til orientering ev. vedtak.
  • Forslag til tiltak og kommentarer til avvik ift årsplan og budsjett godkjennes i styremøte med eventuelle rettelser, tilbakemeldinger og vedtak om videre oppfølging.

Se også

  • Instituttstyremøter

10. Virksomhetsrapport fakultetsstyret

Ansvar: Fakultetsledelsen, Fakultetsnivå

Frist: medio juni, medio oktober, medio februar

  • Fakultetets virksomhetsrapport oversendes fakultetsstyret til orientering, ev. vedtak.
  • Forslag til tiltak og kommentarer til avvik ift årsplan og budsjett godkjennes i styremøte med eventuelle rettelser, tilbakemeldinger og vedtak om videre oppfølging.

Se også

  • Fakultetsstyremøter

11. Virksomhetsrapport universitetsstyret

Ansvar: Økonomidirektør, Konsernnivå

Frist: ultimo juni, ultimo oktober, ultimo februar

  • Universitetets virksomhetsrapport oversendes universitetsstyret til orientering, ev. vedtak.
  • Forslag til tiltak og kommentarer til avvik ift årsplan og budsjett godkjennes i styremøte med eventuelle rettelser, tilbakemeldinger og vedtak om videre oppfølging.

Se også

Publisert 6. mai 2015 15:28 - Sist endret 9. okt. 2015 18:01