UiOs robot gjør det enklere for studenter å si fra

Visste du at UiO har en nyansatt robot som jobber døgnet rundt, med rutineoppgaver av ulike slag? Roboten er del av verktøykassen vår for digitalisering av administrative prosesser, og skal nå i gang med å ta imot og sortere varsler fra studentene gjennom Si fra-systemet. Flere arbeidsprosesser vil få robothjelp i tiden framover.

Bildet kan inneholde: produkt, design, illustrasjon, teknologi.

Flere arbeidsprosesser ved UiO får robot-hjelp. Illustrasjon: Colourbox.com

Si fra-systemet

Gjennom Si fra-systemet kan studentene melde fra om forhold knyttet til læringsmiljøet. De kan gi ros eller ris, inkludert varsle om alvorlige, kritikkverdige forhold. Studentene fyller inn et nettskjema, som til nå har bestått av mange ulike versjoner avhengig av om man skulle gi ris, ros, eller varsle om alvorlige hendelser.

Enklere for studentene

Ellen Tefre og Jonny Sundnes jobber i Avdeling for Studieadministrasjon, og er begeistret for den nye løsningen som de og kollegaer har vært med å utvikle og teste. - Til nå har det vært opp til studentene å kategorisere sin sak og velge riktig nettskjema ut fra alvorlighetsgraden. I tillegg har det vært ulike skjemaer for hvert enkelt fakultet. Nå blir det kun ett skjema for studentene å forholde seg til.

Forenklede arbeidsprosesser

For de ansatte blir det også enklere. Roboten sorterer meldingene, arkiverer dem, fordeler til riktig enhet og gir beskjed til saksbehandlerne om at det har kommet inn en sak. Dette gjør den hele døgnet, hele året. Dermed kan saksbehandlerne konsentrere seg om den faktiske saksbehandlingen som det er mennesker som gjør best.

Hva gjør roboten?

Roboten er god på rutineoppgaver. Den er effektiv og systematisk, men kan ikke multitaske, så den gjør en oppgave av gangen. Den henter for eksempel data fra ett system og overfører til et annet. Roboten jobber nå med seks prosesser, og flere er på gang. Den jobber foreløpig innen områder som studieadministrasjon, HR, økonomi, og universitetsbibliotekets vitenarkiv. Den frigjør tid til andre oppgaver, samtidig som den også skaper nye arbeidsoppgaver. Prosessene kan ha vært helt eller delvis papirbaserte tidligere, og krever ulik grad av kartlegging, utvikling og kvalitetskontroll før roboten kan jobbe med dem.

Digitaliseringsinitiativ

Elisabeth Smokvina jobber som koordinator for digitaliseringsinitiativet «Små, raske, freidige» som er en del av Program for administrativ forbedring og digitalisering. – Mens vi venter på de store, nasjonale BOTT-prosjektene innen økonomi, lønn, saksbehandling og arkiv, kartlegger og digitaliserer vi flere arbeidsprosesser ved UiO. Kartleggingsarbeidet skjer i ulike administrative nettverk. Verktøyet velges ikke før vi har kommet fram til best mulig måte å løse oppgaven på. Roboten er bare ett av verktøyene vi har tilgjengelig, hvor nettskjema kanskje er det mest kjente. Vi jobber også med å anskaffe en chatbot, og flere verktøy vil komme i tiden framover.

Nye måter å tenke og gjøre ting på

For å kunne møte raske endringer og krav, så har UiO opprettet et program for administrativ forbedring og digitalisering. Ønsket er å ruste UiO for fremtiden gjennom å fornye, forenkle og forbedre måten vi jobber på i administrasjonen. Johannes Falk Paulsen er leder for programmet:

- Heldigvis har UiO ikke vært redd for ny teknologi, og vi har fått til mye allerede. Men digitalisering er noe annet enn å sette strøm på papir, vi må også utfordre måten vi tenker og gjør ting på. Vi må rigge oss så vi er fleksible gitt de rammene vi får. Dette handler om å bruke ressurser og kompetanse best mulig også i administrasjonen, i tråd med de høye faglige ambisjonene vi har som universitet.

 

 

Publisert 29. aug. 2019 12:38 - Sist endret 29. aug. 2019 12:38