BDO-rapport: bedre økonomi og styring i LOS

LOS (Ledelsen og støtteenheter) ved Universitetet i Oslo er i en krevende økonomisk situasjon. En ny rapport foreslår nå grep for å utvikle bedre administrative tjenester og komme i økonomisk balanse.

Bildet kan inneholde: offisielt, hvitkrage-arbeider, business, dress.

Universitetsdirektør Arne Benjaminsen. Foto: Morten Kanne-Hansen/UiO

LOS omfatter avdelinger innen økonomi, personal, forskningsadministrasjon, IT, eiendom, studieadministrasjon og kommunikasjon og leverer tjenester til hele UiO. LOS har hatt et akkumulert underskudd over flere år. Universitetsdirektør Arne Benjaminsen har derfor satt i gang flere tiltak for å imøtekomme den økonomiske situasjonen. Blant annet har rådgivingsselskapet BDO gått gjennom aktivitetene og økonomistyringen i alle LOS sine avdelinger.

–Vi skal være en effektiv administrasjon for studenter og ansatte ved universitetet og bidra til å oppfylle målene i ny strategi. De neste årene vil vi digitalisere enda flere tjenester innen IT, økonomi, lønn og arkiv og vi vil få flere administrative tjenester på tvers av UiO. Dette gjør at vi må se på hvordan vi utfører tjenestene best mulig, sier universitetsdirektør Arne Benjaminsen.

–Rapporten er kritisk og peker på en rekke forbedringspunkter som vi nå skal vurdere hvordan vi følger opp. Men det er også viktig å si at rapporten også understreker –basert på blant annet intervjuer på fakultetene – at det er høy kompetanse i LOS og at medarbeiderne er serviceorienterte og leverer mye godt arbeid, sier Benjaminsen.

BDO-rapporten er basert på intervjuer med fakultetsadministrasjonen ved tre fakulteter, samt intervjuer i LOS. Den har fokusert på forbedringspunkter og kostnadsbesparelser:

Overordnede anbefalinger:

  • Tydeligere hva LOS skal levere av tjenester for universitetet
  • Bedre helhetlig organisasjonsforståelse og dermed brukertilpassede løsninger
  • Helhetlig administrasjon – hvor bør tjenester utføres – lokalt eller sentralt
  • Bedre økonomistyring

Konkrete anbefalinger

  1. Tydeliggjøring og justering av oppgaveporteføljen

Det er en utfordring at LOS i dag mangler en tydelig arbeidsdeling med fakultetene. Dette fører til en uklarhet rundt hva LOS skal levere og til hvilket servicenivå. Det gjør det utfordrende å prioritere oppgaver i LOS, noe som hindrer at man jobber effektivt. BDO anbefaler LOS å etablere tydelige basispakker (med definert servicenivå, mer standardisering og samordning av oppgaver) for hver fagavdeling og enhet. Det må defineres hva som er tilleggstjenester og som fakultetene må betale for.

  1. Struktur for styring og kontroll av UiO

LOS bør utvikle gode policyer og retningslinjer, fremstå enhetlig og koordinert ved utsendelse av bestillinger slik at fakultetene ikke får mange bestillinger med overlappende tidsfrister, samtidig som det er arbeidstopper ved fakultetene.

Det er uheldig at fakultet og institutt utvikler egne styrings- og kontrollsystemer – som ikke blir en naturlig del av UiOs overordnede systemer for dette.

LOS har ikke tatt en tydelig rolle som styrende og kontrollerende funksjon ved universitetet. Det er naturlig at LOS tar et tydeligere ansvar på tvers av organisatoriske enheter for rutiner, systemer og arbeidsprosesser.

  1. Portefølje- og prosjektstyring

LOS bør få en tydeligere porteføljestyring av tiltak, mer gjennomføringskraft i prosjektarbeid og bedre struktur for gevinstrealisering.

  1. Økonomistyring LOS

Det er behov for styrket fokus på økonomistyringen i LOS. Dette innebærer: Økonomirapportering rettet mot å forklare avvik, forbedrede prognoser, økt fokus på tiltak (prosjekter og tiltak) for å kombinere fremdrift med økonomisk utvikling. BDO peker også på at LOS må ha tydeligere kostnadsfokus og kultur for sparing.

Rapporten fra BDO kan leses i sin helhet her (PDF)

 

 

Publisert 29. jan. 2020 16:18 - Sist endret 20. feb. 2020 11:24