Smilende flyttekoordinator med stålkontroll

Å flytte ut av egen bolig og tømme boder og loft kan fremstå som et slit for mange. Hva da når Det jurdiske fakultets leide arealer i fem bygg skal tømmes og ansatte og materiell skal flyttes over til Domus Juridica? Guro Frostestad stortrives i rollen som flyttekoordinator, og leder arbeidet med ro i blikket og latteren på lur.

Bildet kan inneholde: skjerf, ull, blond, skjønnhet, yttertøy.

Fra slutten av oktober 2019 tas Domus Juridica trinnvist i bruk av administrasjon og forskningsmiljøer. Guro Frostestad har ansvaret som flyttekoordinator. Copyright: UiO.

Jeg møter Guro i et rolig øyeblikk på kontoret hun deler med en nær kollega i Domus Biblioteca. Et kontor som bærer preg av daglig kontorliv og ikke av flyttekasser. Vi er i starten av oktober, og Guro forteller at hverdagene hennes preges av å stadig være på farten mellom møter i ulike bygg. I dag har hun imidlertid tatt seg tid til en pust i bakken for å fortelle meg om hvordan flytteprosessen oppleves for henne som leder den. Er det litt kaos eller er det kontroll? 

-    Det er kontroll, slår Guro smilende fast. – Vi er i den morsomme fasen nå, i gjennomføring. Det er veldig mye som faller på plass nå og mange detaljer som lander, men det er selvfølgelig også veldig intenst. Så nå må vi virkelig holde fokus på alt og holde alle trådene samlet, slik at vi får landet alle aktivitetene. 

Midt i det store hjulet

Det er et stort spenn prosjektgruppa skal holde oversikt over, forteller Guro. 

I slutten av september overtok UiO nøkkelen og bygget fra Entra. Fra slutten av oktober 2019 tas bygget trinnvist i bruk av administrasjon og forskningsmiljøer. Den formelle åpningen av bygget er satt til 16. januar, og studentene flytter inn uken før. 

- Selve flyttingen av de ansatte er en ganske liten del av hele pakken. Vi skal jo tømme fem leide adresser, og vi har masse møbler som vi skal få gjenbrukt, og vi har hyppig kommunikasjon med både flyttebyrå, ulike avdelinger og Eiendomsavdelingen for å få til hele logistikken. Flytteesker skal gå, møbler skal gå, vasking skal skje før nye folk skal inn, og så videre. Så nå er vi midt i det store hjulet. 

- Hvordan klarer du å holde oversikt over alle detaljene og mengden av oppgaver?

- Vi er jo en tett prosjektgruppe og vi snakker sammen hele tiden. Og så har vi en masterplan som vi har jobbet med siden oppstart.  Masterplanen er i praksis noen ganske lange excel-filer med oversikter og flere store huskelapper, og her legger vi stadig til nye faner og lister. Her har vi totallogistikken, møbellogistikken, samt masse smålogistikker. Vi forsøker å få notert ned det meste. Men hovedarbeidsmetoden er at vi i gruppa møtes og snakker veldig mye, og vi har et aktivt forhold til huskelistene våre.  I tillegg det er møter med flyttebyrået, miljøene som skal flyttes, Eiendomsavdelingen, ulike ledere og andre hele tiden nå.

Skrittelleren tikker mens baller landes

 Flyttejobben er organisert som et prosjekt, med underdirektør Oddrun Rangsæter som prosjekteier og en egen styringsgruppe som Guro rapporterer til. Prosjektgruppa som Guro leder består av henne selv, samt kommunikasjonsrådgiver Egil Jahren og bygningskoordinator Kari Hegerstrøm.

Hvis du skal beskrive en typisk dag for deg som flyttekoordinator, hvordan ser den ut?

- I oppstartsfasen var det mye planlegging med mye tankearbeid og avklaringer på mail. Men nå som vi er i den intense gjennomføringsfasen er det hovedsakelig møter som er arbeidsformen. Veldig mange møter og befaringer og ren praktisk planlegging. Så nå sitter jeg nesten ikke stille, skrittelleren tikker og går, ler Guro.

- Jeg sitter veldig lite her på kontoret og er veldig mye ute, i ulike samtaler for å få landet alle mulige slags baller. 

- Du ble jo kastet ut i dette. Har du funnet ut av arbeidsmetoden selv eller har du lært av andre?

- Jeg fikk i forkant av prosjektet være med på en ekskursjon til København universitet som flyttet fra mange adresser og inn i ett nytt bygg for få år siden. Der ble jeg kjent med Thomas Haaning Christiansen, som var flytteansvarlig der.  Så da jeg fikk prosjektansvaret, tok jeg kontakt med ham. Vi har mailet en del, og jeg har fått flere hjelpedokumenter som København universitet brukte da de flyttet, og som vi har oppdatert og justert etter våre behov.  Jeg har fått veldig mye informasjon av han om hvordan de la opp sitt løp. Det meste var jo selvsagt litt ulikt, Thomas hadde for eksempel litt mer ansvar i sitt flytteprosjekt enn det dette prosjektet har.

Har samlet mye kunnskap

- Hvis du skal oppsummere med noen få ord, hva har den største utfordringen vært så langt?

- Det er jo det å få oversikt over hele fakultetet. Hva alle de ulike enhetene har, og hva de har kommunisert om ulike behov rundt flyttingen. Å få ut informasjon for å legge logistikken har vært en stor jobb. I forrige uke fikk jeg vite at det er fem veldig tunge skap som skal ut. Hva gjør vi med dem?  Det er så mye.

- Tidlig i prosessen fikk jeg også vite om at det finnes en åttende etasje i Domus Nova, en etasje jeg ikke ante at var der. Det tar tid å sette seg inn i bygningene vi skal ut av, og hvilke behov enhetene som skal flytte har. Og selvfølgelig om hva studentene har behov for, hvordan gjør vi det med undervisningsrom, og så videre. Det har vært utrolig mange samtaler om veldig mye forskjellig. Og det å få ut informasjon som er helt åpenbar, men som ikke er åpenbar for meg fordi jeg ikke kjenner de detaljerte arbeidsmetodene til for eksempel infosenteret, har vært viktig.  Å sanke inn informasjonen om alle arbeidsprosessene og behovene ved fakultetet har vært en stor jobb. Så nå vet jeg veldig mye mer om strukturer ved fakultetet enn før.

Skapet med det rare i

- Er det noen som har funnet noe rart under flyttingen?

- Det mest spennende er vel den safen som står på Senter for rettsinformatikk (SERI).  Den safen er det ingen som vet hva inneholder, og fordi de nå skal flytte har de engasjert en dirkeekspert fra et låsefirma som skal komme og åpne den. Og det skjer nå om ikke så lenge, så det er stor spenning knyttet til hva som er i den. Og det er jo ingen i administrasjonen som vet hva som er i den. Heller ikke de som har jobbet alle lengst ved SERI, de aner ikke hva som er i den. De sier at den har stått der alltid. Hele miljøet skal visstnok samles når den safen skal åpnes.  

- Men det er også morsomt å ha fått oversikt over alt av kunsten som hører til universitetets kunstsamling, som Ulla Uberg har ansvar for å flytte, det er jo ting og tang over alt. 

Lange skogsturer

- Hvordan får du skuldrene ned når kvelden kommer?

(Guro ler) - Akkurat nå er det faktisk litt vanskelig. (Mer latter)

- Det hjelper at det er innmari gøy. Jeg koser meg veldig, dette må jo være det morsomste jeg har gjort siden jeg ble ansatt på universitetet. Så det hjelper. Jeg opplever at det har vært et veldig godt samarbeid så langt, noe som gjør at jeg ikke er noe bekymret, og det gjør at jeg senker skuldrene. Et godt samarbeid og at det er gøy er jo de viktigste faktorene.

- Akkurat nå er det et veldig høyt tempo, og da tenker jeg mye mer på alt som skal skje, stort sett hele tiden. Men det hjelper å gå i skogen og bli med barna på aktiviteter og tenke på helt andre ting. Aktiviteter i skogen er kanskje den beste medisinen for meg.

En koordineringsjobb

- Hva er kommunikasjonsstrategien for arbeidet?

Vi har snakket om å få ut riktig informasjon til riktig målgruppe og tilpasse den slik at vi har et eget løp for informasjon mot ledere, et mot studenter, osv.  Vi har skissert ut de ulike målgruppene og de ulike behovene målgruppene har. Deretter har vi forsøkt å følge strategien i praksis også, slik at informasjonen vi sender ut til ulike målgrupper ikke skal være for mye eller irrelevant, men er akkurat det de trenger. Vi har fått få henvendelser tilbake, så da håper jeg det betyr at strategien har truffet.  Vi har også inngått samarbeid med infosenteret, slik at de kan svare ut spørsmål fra studentene.  Ansatte-gruppen får hovedbolken av informasjonen sin fra sine ledere.  Og påfyllet kommer gjennom fakultetsnytt.

- Du kalles flyttegeneral, hva synes du om den tittelen?

- Jeg har modifisert den til flyttekoordinator. Så det pleier jeg å signere med. General – jeg kjenner meg ikke helt igjen i det, ler Guro. Men jeg opplever at dette er en koordineringsjobb av flyttelogistikk, det er en logistikkøvelse dette her.  Og da er koordinering kanskje viktigere enn å være general. 

Bygget tas i bruk nå

Domus Juridica
Domus Juridica i høstsola. Copyright: UiO.

Vi forlater Guros kontor sammen og vandrer den korte turen bort til Domus Juridica, hvor fasaden ruver stolt mot oss med store vindusflater som skinner i høstsola. 

- Det er jo ikke lenge til første pulje skal inn? 

- Ja, det er jo kjempespennende. Nå har vi jo delt inn høsten i puljer ut ifra kunnskapen jeg har tilegnet meg om hvordan dette flytteløpet best burde foregå. Og det er jo cirka 140 personer som skal flytte inn i 6., 7. og 8. etasje nå i første pulje, og det er et stort løft. Så da får vi virkelig smake hvordan flyttingen går. 

Av Jorunn Kanestrøm
Publisert 9. okt. 2019 11:22 - Sist endret 9. okt. 2019 11:22