Roller innen økonomi, innkjøp og lønn

Opplæringstilbudet innen økonomi, innkjøp og lønn er tilpasset rollene nedenfor. Rollebeskrivelsene er overordnede og kan variere noe mellom enhetene.


1. BDM (Budsjettdisponeringsmyndighet)

En BDMs oppgave er å bestemme hva budsjettmidler skal brukes til, herunder myndighet til å inngå avtaler og gi tilsagn som medfører økonomisk binding for staten. Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser skal bekreftes av en med budsjettdisponeringsmyndighet.

BDM skal påse at:
  • det er hjemmel for disposisjonen
  • det er budsjettmessig dekning for disposisjonen
  • disposisjonen er økonomisk forsvarlig

Se opplæringstilbud

2. Bilags-/regnskapskonsulent

En bilagskonsulent/regnskapskonsulents arbeidsoppgaver er:

  • Bilagshåndtering og -kontroll
  • Fakturering og vedlikehold av faktureringsoversikt
  • Omposteringer
  • E-PAY, internhandel
  • Reiseforskudd, reiseregninger, refusjoner
  • Håndtering av lønnsbilag ifm
  • løslønn til korttidsengasjerte/vikarer i administrasjonen
  • utbetaling av overtid
  • frikjøp
  • Opprette anmodninger/rekvirere i bestillingssystemet
  • Avvikshåndtere fakturaer som ikke matcher

Se opplæringstilbud

3. Innkjøper

En innkjøpers arbeidsoppgaver er:

  • Innkjøpsfaglig rådgivning til enhetene for anskaffelser under 500 000 kroner
  • Utøvende innkjøp av varer og tjenester i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser hvor kontraktsverdien er mellom 100 000 og 500 000 kroner eks mva herunder gjennomføre utarbeidelse av konkurransegrunnlag, innhenting og evaluering av tilbud, forhandlinger og inngåelse av kontrakt
  • Vedlikehold og oppfølgning av allerede inngåtte kontrakter
  • Leverandøroppfølgning
  • Bestille varer og tjenester
    • Sjekke eksiterende rammeavtaler, eventuelt endre leverandør
    • Der det ikke er rammeavtale – kontrollere at det foreligger tilstrekkelig dokumentasjon for bestilling
    • Være et filter i forhold til ikke å plassere bestillinger over NOK 100 000 eks mva uten gjennomført prosess
    • Sørge for sporbarhet mellom avtale og faktura ved at avtalenummer er påført bestillingen
    • Eventuelt å sammenstille bestillinger til samme leverandør
    • Påføre eventuell nødvendig tilleggsinformasjon
    • Frakt, gebyrer el.l.
    • Sjekke leveringsbetingelser og leveringsadresse
    • Toll, mva
  • Tertialvise møter med enhetens økonomifunksjon og ledelse
  • Regelmessige møter med rekvirentnettverket
  • Kvalitetssikring av kontering
    • Kontostreng
    • Anleggs og utstyrsregistrering

Se opplæringstilbud

4. Prosjektcontroller

En prosjektcontrollers arbeidsoppgaver er:

  • Støtte vitenskapelige prosjektledere, forskningskonsulenter, prosjekteiere og andre i støtteapparatet rundt prosjektleder
  • Bistand til prosjektbudsjettering og totalkostnadsføring
  • Prosjektregistrering
  • Kvalitetssikring av prosjektoppretting og rutiner rundt dette
  • Rapportering og oppfølging
  • Avslutning av prosjekter
  • Utarbeide økonomiske sluttrapporter
  • Være ressursperson for ledelse og prosjektledere innen prosjektøkonomistyring

Se opplæringstilbud

5. Rekvirent

En rekvirents arbeidsoppgaver er:

  • Sende forespørsler / innhente tilbud ved behov
  • Bestille varer og tjenester
  • Oppfølging av leveranser
  • Registrere varemottak i innkjøpssystemet
  • Rapportering
  • Attestere faktura som ikke matcher mot bestilling
  • Kontaktperson mot leverandører
  • Oppfølging mot gjeldende anskaffelsesregelverk
  • Delta i innkjøperforum, obligatorisk
  • Service- garantikontrakter
  • Reklamasjone
  • Toll
  • MVA
  • Orientere/informere om behov til betalingsprosessen ved enheten

Se opplæringstilbud

6. Økonomicontroller

En økonomicontrollers arbeidsoppgaver er:

  • Støtte ledelse i koordinering og utarbeidelse av budsjetter
  • Samle inn data til årsplaner
  • Ha oversikt over økonomirapportering fra grunnenhetene
  • Utføre månedsrapportering og utarbeide prognoser
  • Gjennomføre tertialavslutning og årsavslutning
  • Oversikt med ubrukte/bundne midler
  • Koordinere oppgavene løpende i samarbeid med gruppeleder innen og mellom fagmiljøene
  • Drive opplæring av nye medarbeidere
  • Delta i utviklingsprosjekter
  • Drive risikostyring og internkontroll av økonomistyringen ved aktuelle enheter ihht retningslinjer gitt av konsernnivå i UiOs økonomifunksjon.

Se opplæringstilbud

7. Økonomileder

En økonomileders arbeidsoppgaver er:

  • Leder av økonomifunksjonen, overordnet ansvar for leveranser fra økonomifunksjonen til grunnenhetene.
  • Personalledelse
  • Forberedelse og presentasjon av saker og utarbeidelse av notater til fakultetsstyret.
  • Planlegging av dialog med grunnenhetene i forhold til prosesser, sørge for god ressursutnyttelse.
  • Koordinering og planlegging av oppfølging av grunnenhetene og rapportering til UiO sentralt og fakultetsledelsen.

Se opplæringstilbud
 

Publisert 1. mai 2014 00:23 - Sist endret 22. aug. 2018 18:04