Fase 3: Forvaltning og drift - kontinuerlig forbedring

Formål: I denne fasen skal det etableres og leveres stabile og forutsigbare rammer for forvaltning og drift av de administrative IT-systemene.  

Når et system er satt i drift endres de interne aktivitetene fra å være prosjektorientert til å bli forvaltningsorientert. 

Drift- og systemmodell

Det må utarbeides en plan for driften i henhold til valgt driftmodell.

På UiO har vi følgende drifts- og systemmodeller:

Driftsmodell:

  • Driftet på UiO
  • Driftet i sektoren 
  • Driftet i Norge
  • Driftet innenfor EU/EØS
  • Driftet utenfor EU/EØS

Systemmodell:

  • Egenutvikling
  • Kjøpt programvare
  • Samarbeidstiltak i sektoren
  • Statlige fellesløsninger

Oversikt over hvilke systemer som har hvilken drifts- og systemmodell i de ulike systemene i deres oppføring i: Veikartet 

SLA (Service Level Agreement)

Dette er en avtale som sikrer alle aspekter av tjenesten.

Veikart

Et viktig grunnlag for forvaltningen av det enkelte system er et langsiktig veikart. Veikartet bør foreligge så snart et system settes i drift, og bør vedlikeholdes som en rullerende plan med en horisont på minimum fem år. Planen skal angi sannsynlig tidspunkt for fremtidige revisjoner, oppgraderinger, evalueringer og eventuelt nyanskaffelser.

Planen bør revideres minimum en gang hvert år.

Det ligger i sakens natur at en slik plan vil ha noe usikkerhet. Dette gjelder særlig den delen av planen som ligger langt frem i tid. Likevel har en langtidsplan stor verdi fordi den tydeliggjør fremtidige veiskiller og muliggjør en koordinert styring og prioritering av tiltak som må iverksettes. Ikke minst vil slike planer være viktig dersom man skal avveie oppgradering av et system opp mot mulig nyanskaffelser.

Hovedhensikten med overordnede veikart er at det skal være mulig å gjøre fornuftige valg med tanke på endringer og oppgraderinger av de enkelte systemer. Videre skal planene muliggjøre samordning og prioritering mellom de forskjellige systemene, og sist men ikke minst gir slike planer et uvurderlig grunnlag for både kort- og langtidsbudsjettering.

Endringshåndtering

Endringshåndtering skal ivaretas på gode måte, for de administrative IT-systemene vil nettverkene være et godt forum for slike endringsråd. Nettverkenes oppgave vil være å spesifiseres hvordan endringsønsker meldes inn og behandles, og hvordan tilbakemeldinger skjer til den som har meldt inn endringsønske. 

Brukerkontakt/brukerstøtte

En viktig forvaltningsoppgave består i å ivareta brukerkontakt. Dette behovet vil sannsynligvis bli stadig viktigere fordi mange av UiOs systemer får stadige større grupper av brukere som sitter langt borte fra sentraladministrasjonen. Brukerkontakten kan ivaretas på forskjellige måter. Det viktige er ikke hvordan den ivaretas, men at den håndteres på en måte som sikrer kvalifiserte tilbakemeldinger på systemets sterke og svake sider.

Leverandørkontakt/-oppfølging

I hele systemets levetid må man ivareta leverandørkontakt. Dette gjelder i forhold til alle leverandører/aktører som ivaretar oppgaver etter bestilling (eller delegering). De to viktigste leverandørene er systemleverandør og driftsleverandør. Hvordan slik kontakt skal utøves og hvor hyppig leverandørkontakten skal være vil variere fra system til system, og med tanke på hvilken fase av et systems levetid man befinner seg.

Forholdet til leverandørene styres gjennom avtaler. Disse må følges opp og forvaltes. Oppfølgingen innebærer primært å følge opp at avtalens parter følger opp sine forpliktelser, men også håndtering av konfliktsituasjoner, sanksjoner og eventuelle rettstvister.

Publisert 6. feb. 2017 15:22 - Sist endret 21. jan. 2020 16:18