Fase 1: Initiering - behov, idé, problem

Formål: Utrede om behovet, ideen eller problemet skal løses eller ikke.

Initieringsfasen starter i prinsippet med at det oppstår et behov for teknologistøtte for en eller flere arbeidsprosesser. Slike behov kan oppstå på grunnlag av ytre eller indre forhold, blant annet:

  • pålegg utenfra, ny lovgiving, nye forskrifter eller lignende
  • nye oppgaver som skal løses
  • nye funksjoner som skal etableres
  • endringer i organisasjon, saksbehandling eller arbeidsflyt
  • endringer i brukerbehov
  • ny teknologi, nye tekniske løsninger

Denne fasen overlapper med "BP1 - Beslutte utredning av idé" og "Konseptfasen" i prosjektveiviseren til Difi.

    Behovsvurdering

    En viktig del av arbeidet i denne fasen er derfor å utarbeide en behovsanalyse:

    • Hva er det faktiske behovet som skal løses?
    • Hvem har behovet?
    • Hvem vil berøres av løsningen?
    • Hva er konsekvensene av ulike alternative løsninger, inkludert å ikke gjøre noe?
    • Er det funksjonalitet i eksisterende systemer som kan imøtekomme behovet?

    Denne analysen er avgjørende for hvordan man går videre. Dersom man på bakgrunn av behovsanalysen konkluderer med at man skal starte en prosess for å imøtekomme behovet, så må noen grunnleggende spørsmål besvares. Dette kan sammenfattes i:

    • interessentanalyse
    • kost-/nytteanalyse inkludert gevinstrealisering
    • integrasjons- og samspillanalyse

    Interessentanalyse

    Interessentanalyse skal først og fremst dekke følgende aspekter:

    • Hvem angår dette?
    • Hvilke interesser har de forskjellige gruppene knyttet til saken?
    • Hvem er meningsberettiget i forhold til løsningen?
    • Hvem skal bidra i innføring og forvaltning?

    Interessentanalysen identifiserer hvilke instanser, parter etc., som må involveres i det videre arbeidet.

    Kost-/nytteanalyse

    Kost-/nytteanalyse skal normalt omfatte en konsekvens- og risikovurdering, et kostnadsbilde, og ikke minst en plan for gevinstrealisering.

    Integrasjons- og samspillsvurdeirng

    Integrasjons- og samspillsaspektene som behovet, idéen, eller problemet skaper må analyseres og beskrives. Det må lages en analyse av hvilke administrative IT-systemer som påvirkes, eventuelt hvilke systemer som må avgi data for å få dette til å samspille til. Det må også analyseres hvilke integrasjoner som må på plass. I dette arbeidet skal man ta utgangspunkt i UiOs integrasjonsarkitektur

    Beslutning om oppstart av prosjekt

    Konklusjonen på denne fasen er en anbefaling som beskriver veien fram mot en løsning. Det kan innebære:

    • en oppgradering, utvidelse eller videreføring av eksisterende system eller teknisk løsning
    • anskaffelse av nytt system
    • kjøp av tjenester fra utenforstående
    • egenutvikling

    Konklusjonen kan naturligvis også være en anbefaling at man ikke gjøre noe, det vil si at behovet er ikke så vesentlig at det gir grunnlag for noe arbeid for å imøtekomme det.

    Ansvarlig: Systemeier 

    Produkt ut av fasen: Søknad til SKAIT om porteføljemidler, samt dokumenter beskrevet i Konseptfasen i Difis prosjektveiviser.

    Eksterne ressurssider:

    Publisert 6. feb. 2017 15:22 - Sist endret 23. jan. 2020 12:57