Referat fra møte i sentralt arbeidsmiljøutvalg - 4/2018

Tid: 24. september 2018 kl.0900-1200

Sted: Lucy Smiths hus, 10 etg. styrerommet

Til stede fra arbeidsgiversiden:

Til stede fra arbeidstakersiden:

Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe

Eiendomsdirektør John Skogen

Personaldirektør Irene Sandlie

Dekan Dag Michalsen (Det juridiske fakultet)

Dekan Aud Valborg Tønnessen (Det teologiske fakultet)

 

Ellen Dalen (hovedtillitsvalgt NTL) (møteleder)

Belinda Eikås Skjøstad (hovedtillitsvalgt Forskerforbundet)

Asle Fredriksen (hovedtillitsvalgt Parat)

Olav Stanly Kyrvestad (tillitsvalgt Akademikerne)

Vara hovedverneombud Elisabeth Wenger-Hagene

 

Forfall:

Observatører:

Hovedverneombud Hege Lynne      

 

 

Enhet for HMS og beredskap: Anita Sandberg og Frøydis Schulz (referent)

Enhet for BHT: Bjørnar Vold-Sarnes 

LMU- og studentrepresentant: Peter Linge Hessen 

   

SAKSLISTE

SAK 23/18

Referat fra møte 3/18

Referatet godkjent.

ORIENTERINGSSAKER  
SAK 24/18

Seksuell trakassering

Ragnhild Hennum orienterte om status for arbeidet i arbeidsgruppa for tiltak mot seksuell trakassering. Gruppa handler i tråd med mandatet; ser på regelverk rundt seksuell trakassering, i relasjon med studenter, og forebyggende strategier.

Gruppa har utarbeidet en tekst som utdyper regelverket rundt trakassering og doble relasjoner og går inn på mobbing/trakassering, oppførsel på fest, sosiale medier mm. UiO-ledelsen behandler dokumentet og vil få innspill fra relevante parter som dekan/direktørnettverk, Studentparlament og AMU på form og innhold før publisering på UiOs sider.

Forebyggende arbeid - arbeidsgruppa kommer tilbake med en strategi for forebygging.

SAK 25/18

BOTT – statusoppdatering

BOTT: Saksbehandling og arkiv

Markedsdialog ble gjennomført mai/juni, og konkurranseutlysning er planlagt løpet av 2018. Kontrakt med leverandør vil inngås i 2019, og implementering og opplæring vil starte etter dette. De første saksprosesser i drift i løpet av 2020.

BOTT: Økonomi og lønn

Etablering av samarbeid med DFØs prosjektgruppe skjer nå i høst. Det arbeides sammen med DFØ og med institusjonene for å få etablert en standard for de utviklingselementene som inngår i prosjektet (spesielt prosjektøkonomi og e-bilagsløsning på lønnsområdet). Det arbeides med kriterier for hvem som går først (2+2).

BOTT: IAM

Prosjektet arbeider med å etablere en felles løsning for brukeradministrasjon og tilgangsstyring; felles IAM. Mulighetsstudie gjennomført i vår og det er nå dialog med Unit om prosjekteierskap videre.

Det ble etterlyst en orientering om hvilken betydning disse vil ha for ansatte ved UiO. Det ble avtalt at det orienteres om programmet for administrativ forbedring og digitalisering, som er etablert for blant annet å håndtere mottakene av BOTT-prosjektene på et senere møte i AMU.

SAK 26/18

Tilrettelegging og oppfølging av langtidssykemeldte

BHT orienterte om status for arbeidet. AMU ble i møte 1/18 orientert om BHTs forslag til prosess, hvor fokusgrupper intervjues for å kartlegge utfordringer og behov i forbindelse med oppfølging, omplassering og tilrettelegging. Fokusgruppene spenner over mange typer miljøer ved UiO, og involverer relevante roller som lokale ledere, tillitsvalgte, HMS- og HR-ansatte mm. Arbeidet er godt i gang, og resultater/rapport presenteres i AMU-møtet i november. Deretter må det tas stilling til tiltak og oppfølging, og involvering av LAMUene.

SAK 27/18

Arbeidssituasjonen for PhD-studenter

BHT presenterte funn fra undersøkelse ved et institutt (vedlagt). Flere undersøkelser på instituttnivå er i gang, og samlede resultater presenteres AMU våren 2019. Med et bedre datagrunnlag kan det da tas stilling til eventuelle tiltak, og også vurderes om det er forskjeller mellom enhetene. AMU/LAMU kan være viktige arenaer for diskusjon av tiltak, og komme med innspill til arbeidsgiver.

SAK 28/18

AKAN/Avhengighetsproblematikk

Irene Sandlie orienterte om APs arbeid med avhengighetsproblematikk. Ressurser fra AP arbeider med ny alkoholpolicy, og også inn mot arbeidsgruppa for tiltak mot seksuell trakassering. Det er også ønskelig å trekke inn AKAN-utvalget. Viktig å jobbe med alle avhengighetsformer.

SAK 28/18SAK 28/18SAK 28/18SAK 28/18SAK 29/18

Risikostyringsprosjektet

HMS-koordinator Steinar Heid presenterte HMS-risikostyringsprosjektet, og orienterte om planer for videreføring av prosjektet som et ledd i UiOs ambisjon om risiko under kontroll. Presentasjonen vedlagt.

SAK 30/18

Samsvarsvurdering

HMS-rådgiver Elin Agathe Hult orienterte om styrende prinsipper, dokumenter og regler for HMS, og hvordan sikre at UiOs virksomhet er i tråd med disse. Presentasjon vedlagt.

SAK 31/18

ARK

Innspill fra hele UH-sektoren tilsier at det er vilje til videreføring av ARK som et felles arbeidsmiljøkartleggingsverktøy. ARK videreutvikles, og styringsgruppa i ARK har igangsatt arbeidsgrupper på tvers av virksomhetene i sektoren for å utarbeide en revidert versjon av ARK.

Ved UiO har ARK vært midlertidig stanset. Innspill fra enhetene ved UiO, HR og AMU er videreformidlet styringsgruppa og tatt med i vurderingene for videre prosess. Det er sprik i hvordan forskjellige enheter oppfattet situasjonen rundt ARK, prosessen videre blir et tema for dekannettverket for å sikre felles forståelse.

SAK 32/18

Faste orienteringssaker

  1. Aktuelt fra hovedverneombudet. Ingen saker meldt.
  1. Aktuelt fra universitetsdirektøren. Ingen saker meldt. 
  1. Aktuelt fra bedriftshelsetjenesten. Ingen saker meldt.
  1. Aktuelt fra HMS-koordinator for UiO. Ingen saker meldt.
  1. Aktuelt fra Eiendomsavdelingen. Ingen saker meldt. 
  1. Aktuelt fra Læringsmiljøutvalget. Ingen saker meldt.  
  1. Referat fra lokale arbeidsmiljøutvalg

SAK 33/18

Eventuelt

Ingen saker meldt

Referent: Frøydis Schulz

Publisert 9. okt. 2018 13:26 - Sist endret 9. okt. 2018 13:26