English version of this page

Veileder for smittevern ved Universitetet i Oslo

Vedtatt 12. mai 2020 av universitetsdirektøren

Innhold

Innledning

Generelle føringer for ansatte og ledere

Utdypende informasjon

   1 Bakgrunn

   2 Smitteforebyggende tiltak

      2.1 Syke personer skal ikke være på Universitetet i Oslo

      2.2 Godt smittevern

      2.3 Redusert kontakthyppighet mellom personer

   3 Risikovurdering

      3.1 Risikovurdering knyttet til ansatte i risikogrupper

   4 Opplæring av ansatte og studenter

   5 Referanser

Vedlegg: Momentliste risikovurdering under Covid-19-pandemien


Innledning

Det skal være trygt og forsvarlig når nye føringer fra regjeringen 7. mai 2020 åpner for at flere ansatte og studenter kan komme tilbake til UiOs bygninger. Det skal legges vekt på å tilpasse arbeidsforhold for ansatte og studenter slik at smittevernhensyn ivaretas på en god måte.

Det er viktig at det legges gode planer hvor smittevernregler, risikofaktorer knyttet til eksempelvis risikogrupper, og transportmuligheter vektlegges. 

Ansatte i risikogrupper, eller som bor sammen med personer i risikogrupper, eller de som ønsker og klarer å jobbe hjemmefra, bør fortsatt få gjøre det.  

Det oppfordres til å gå/sykle og unngå rushtrafikken dersom man må reise kollektivt.

Smittevern legger de overordnede føringene for bruk av UiOs bygninger. Bruken må tilpasses og organiseres i henhold til lokale forhold. Denne veilederen gir informasjon om smitteforebyggende tiltak, og hvilke forhold som må vurderes ved gjenåpningen av bygningene. Veilederen er utarbeidet etter mal fra Folkehelseinstituttet (FHI).

Generelle føringer for ansatte og ledere

Generelle føringer for ansatte og ledere, nærmere utdypet i veilederen, er som følger:

Ansatte skal: 

  • Ikke komme på jobb hvis de er syke
  • Gå hjem fra jobb dersom de får symptomer på sykdom
  • Sette seg inn i og gjøre seg kjent med retningslinjer og tiltak som fremkommer av risikovurderinger og følge disse
  • Gjøre seg kjent med hygienerutinene og følge disse 
  • Gjennomføre smittervernkurs før de møter på jobb første dag

Ledere skal: 

  • Vurdere antall ansatte og studenter som får tilgang til lokalene, vurdere rotasjonsordninger for bruk av arealer og vurdere hvem som eventuelt fortsatt kan bruke hjemmekontor
  • Holde tett dialog med ansatte som av ulike grunner har hjemmekontor
  • Sørge for at lokalene og arbeidsplassene er innrettet slik at avstandsreglene kan overholdes
  • Sørge for at det er gjennomført risikovurdering i forkant av ansattes tilbakekomst til UiOs kontorplasser, og i samarbeid med den ansatte der det er aktuelt, se veiledning fra Arbeidstilsynet (arbeidstilsynet.no). Sørge for at tiltak som etableres som følge av risikovurderingen iverksettes og gjøres kjent. Momentliste for risikovurdering følger som vedlegg.
  • Sørge for tilrettelegging for studenter som skal inn på grupperom, lesesalsplasser mm.
  • Sikre at ansatte og studenter har gjennomført smittevernkurs før de møter på jobb første dag
  • Sikre at ansatte har satt seg inn i veilederen for smittevern ved gjenåpning av UiO
  • Utvise et særskilt ansvar for å beskytte medarbeidere som kan være spesielt sårbare hvis de skulle bli eksponert for smitte. Dette kan være kronisk syke, eldre eller ansatte med nærstående i risikogrupper. Se veiledningen fra Arbeidstilsynet (arbeidstilsynet.no).

Utdypende informasjon

1 Bakgrunn

Denne veilederen har informasjon om hvordan smittevern ved UiO skal ivaretas. Informasjonen vil bli oppdatert når rådene fra myndighetene endres.

Det gjøres svært mange tiltak i alle deler av samfunnet som til sammen begrenser smittespredningen. Det er viktig å bruke tiltak som er tilpasset ulike situasjoner. De samme tiltakene kan derfor ikke alltid brukes i for eksempel barnehager, bedrifter, helsetjenesten eller på UiO. Tiltakene må tilpasses slik at man kan fokusere på det som er viktigst i den aktuelle situasjonen.

Aktiviteter ved UiO som kommer inn under helsemyndighetenes øvrige veiledere, som drift av UiOs barnehager, tannlegeklinikken på OD og tilsvarende, skal følge disse veilederne, se referanser. Her beskriver vi tiltak for å begrense smittespredning blant øvrige studenter og ansatte som er tilstede på UiO.

2 Smitteforebyggende tiltak

Formålet med rådene er å begrense og forsinke utbrudd av Covid-19. De tre grunnpilarene for å bremse smittespredning er:

  • Syke personer skal ikke være på UiO
  • Godt smittevern
  • Holde avstand mellom personer

Det aller viktigste smitteverntiltaket er at syke personer holder seg hjemme. Hostehygiene og å holde avstand er avgjørende for å begrense dråpesmitte, mens håndvask, og spesielt det å unngå å ta seg i ansiktet med urene hender, er viktig for å hindre indirekte kontaktsmitte. Økt fysisk avstand mellom mennesker reduserer muligheten for smitte, også før symptomer på sykdom oppstår. 

2.1.  Syke personer skal ikke være på Universitetet i Oslo

Symptomer på Covid-19, kan være milde og vanskelige å skille fra andre luftveisinfeksjoner. Covid-19 smitter hovedsakelig via dråpe- og kontaktsmitte. Det er først og fremst personer med symptomer som er smittsomme, og smittsomheten er størst idet symptomene oppstår.

De hyppigst beskrevne symptomer på Covid-19 er i starten halsvondt, forkjølelse og lett hoste, i tillegg til sykdomsfølelse, hodepine, muskelsmerter og endret evne til lukt og smak. Magesmerter kan også forekomme.

2.1.1  Når kan studenter og ansatte møte på UiO?

Studenter og ansatte kan møte på UiO:

  • Når de har gjennomført UiOs smittevernopplæring og gjort seg kjent med retningslinjer og veileder om smittevern ved UiO.
  • Når bruk av arealer og eventuelle rotasjonsordninger er avklart med leder.
  • Når de ikke har symptomer på sykdom.
  • Ved gjennomgått luftveisinfeksjon kan studenter og ansatte komme tilbake etter at de har vært symptomfrie i 1 døgn.
  • Hvis en i husstanden har symptomer på luftveisinfeksjon, men ikke har påvist Covid-19, kan studenten og den ansatte møte på UiO som normalt. Disse skal imidlertid gå hjem dersom de får symptomer (se under).
  • Studenter og ansatte med kjent pollenallergi eller annen kjent luftveislidelse med typiske symptomer (rennende nese med klart nesesekret, rennende/kløende øyne) kan møte på UiO.

2.1.2. Når skal studenter og ansatte ikke møte på UiO?

  • Studenter og ansatte med luftveissymptomer: Studenter og ansatte skal selv med milde luftveissymptomer og sykdomsfølelse, ikke møte på UiO. De skal holde seg hjemme til de har vært symptomfrie i 1 døgn.
  • Studenter eller ansatte som har bekreftet Covid-19: Skal være i isolasjon (fhi.no). Det er helse- og omsorgstjenesten som beslutter hvem som skal være i isolasjon etter råd gitt av Folkehelseinstituttet. Retningslinjer til forskrift er gitt av Helsedirektoratet.
  • Studenter eller ansatte som er nærkontakter/husstandsmedlem til en person med bekreftet Covid-19: Skal være i karantene (fhi.no). Det er helse- og omsorgstjenesten som beslutter hvem som skal være i karantene etter råd gitt av Folkehelseinstituttet (karantene). Retningslinjer til forskrift er gitt av Helsedirektoratet.
  • Studenter eller ansatte som er satt i karantene: Skal være i karantene.
  • Studenter og ansatte som har vært på reise må følge myndighetenes karantenebestemmelser

2.1.3 Når sykdom oppstår på UiO

Studenter og ansatte som blir syke mens de er på UiO, må gå hjem så snart det er mulig. Ved mulig sykdom bør ikke offentlig transport benyttes. Nærmeste leder må varsles, og leder må notere seg hvem den syke har vært sammen med samme dag og dagen før, for å kunne ivareta eventuell informasjon til andre ansatte, jf pkt 2.1.4.

Ved sterk mistanke om smitte eller påvist smitte, skal leder kontakte Eiendomsavdelingen ved innmelding i Eiendomstjenester for å avtale smitterenhold i arealer der personen har oppholdt seg. Smitterenhold omfatter de umiddelbare omgivelsene rundt der den syke har oppholdt seg. Rengjøring vil gjennomføres med vanlige rengjøringsmidler.

Studenter og ansatte som får bekreftet Covid-19-sykdom, skal følges opp av helsetjenesten for å få forsvarlig helsehjelp. Eventuell testing avklares med lege etter gjeldende retningslinjer. Kommunehelsetjenesten vil kartlegge og følge opp kontakter til Covid-19 bekreftede personer i henhold til gjeldende anbefalinger.

2.1.4 Håndtering av informasjon om karantene- og sykdomstilfeller

  • Taushetsplikt og GDPR
    Ansattes fraværsgrunn er underlagt generell taushetsplikt og GDPR. Arbeidsgiver kan derfor som utgangspunkt ikke oppgi informasjon om enkeltpersoners fraværsgrunn og sykdom, hverken til ansatte eller andre.
  • Informasjon basert på samtykke
    Den ansatte kan gi arbeidsgiver samtykke til å orientere om fraværsgrunn. Det er viktig å påse at samtykke er avgitt frivillig og at det ikke deles informasjon utover samtykkets rekkevidde.
  • Informasjon om karantene- og sykdomstilfeller innad i virksomheten
    • Dersom en ansatt får påvist sykdom, vil kommunehelsetjenesten følge opp personen og alle kontakter i henhold til gjeldende retningslinjer for å sikre forsvarlig helsehjelp og smitteoppsporing, se retningslinjer på helsedirektoratet.no.
    • Dersom det er nødvendig for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø, kan arbeidsgiver gi informasjon innad i virksomheten om at en ansatt er i karantene eller er smittet. Om arbeidsgiver mener det er nødvendig å gi ut slik informasjon for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø, skal det foretas en konkret vurdering i hvert tilfelle. 

2.2 Godt smittevern

2.2.1 God hånd- og hostehygiene

God hånd- og hostehygiene reduserer smitte ved alle luftveisinfeksjoner, også smitte med Covid-19. Disse tiltakene skal redusere smitte via gjenstander og hender, og redusere smitte ved hoste. Tiltak skal utføres hyppig av alle, uavhengig av kunnskap om egen og andres smittestatus. Det er viktig at alle ansatte og studenter er kjent med tiltakene under.

Klær og personlig verneutstyr
  • Det er ikke nødvendig med eget arbeidstøy, men bruk av ringer og håndsmykker bør unngås på jobb. 
  • FHI anser at det ikke er faglig grunnlag for å anbefale generell bruk av munnbind eller ikke-medisinske ansiktsmasker i befolkningen, se råd om munnbind (fhi.no).
  • Det er ikke nødvendig med annet smittevernutstyr. 

Ved bruk av annet verneutstyr i forbindelse med arbeidet så tenk smittevern når utstyret tas av og på. 

Håndvask 

Håndvask med lunkent vann og flytende såpe er en effektiv måte å forebygge smitte. Hender skal vaskes hyppig og grundig i minst 20 sekunder. Hendene tørkes deretter med engangs papirhåndklær. 

Hender skal vaskes:

  • Før man drar hjemmefra og når man kommer hjem
  • Når man kommer til UiO
  • Når man har gått gjennom dører som ikke er berøringsfrie eller trykket på knapper i heiser og kortlesere eller lignende.
  • Etter hosting/nysing og tørking av ansikt/nesepussing
  • Etter toalettbesøk
  • Før og etter måltider
  • Etter laboratoriearbeid eller andre aktiviteter hvor ting berøres
  • Ved synlig skitne hender

Tørkepapir må være lett tilgjengelig til bruk.

Alternativer til håndvask
  • Viruset er følsomt for alkohol, og alkoholbasert desinfeksjon (håndsprit) er et alternativ hvis ikke håndvaskmuligheter er tilgjengelig. Enheten må selv kjøpe inn håndsprit.
  • Hånddesinfeksjon plasseres på steder der det ikke er mulig å vaske hender.
  • Alkoholbasert desinfeksjon er lite effektivt ved våte eller synlig skitne hender, da bør håndvask utføres.
Hostehygiene

Det anbefales å ha engangs tørkepapir/lommetørkler lett tilgjengelig til bruk. Har man ikke det tilgjengelig, anbefales det å bruke albuekroken når en hoster eller nyser.

Unngå å røre ved ansiktet eller øynene. 

2.2.2 Renhold

Det nye koronaviruset (SARS-CoV-2) fjernes enkelt ved manuell rengjøring med vann og vanlige rengjøringsmidler. Viruset kan overleve på flater fra timer til dager avhengig av type overflate, temperatur, sollys og andre faktorer. Derfor er grundig og hyppig renhold viktig for å forebygge smitte.

Det utføres normalt renhold i kontorer og øvrige arbeidsplasser. Utvidet renhold gjennomføres i fellesarealer.

Den enkelte enhet må gå gjennom egne rutiner og lage egne lokale renholdsplaner. Renholdseksjonens tjenester er beskrevet i tjenestekatalogen.

Basert på risikovurderingen for arbeidet og arbeidsplaner, må den enkelte enhet lage egen lokal plan for renhold. Denne planen skal beskrive tydelig hva som trenger renhold, hvem som utfører det og hvem som skal sørge for at vaskemidler og eventuelle desinfiseringsmidler er tilgjengelige.  Se tjenestekatalogen.

Det er ikke ønskelig at enhetene går til innkjøp av veggdispensere og monterer opp disse.

Renhold av brukerutstyr og materiell som deles må brukerne stå for selv. Beskyttelsesutstyr trengs ikke ved renhold, men håndvask skal gjøres etter rengjøring, også hvis hansker er brukt. Det er ikke nødvendig å bruke desinfeksjon rutinemessig. Hvis desinfeksjon likevel brukes, må synlig skitt først tørkes bort med klut eller tørkepapir, ellers virker ikke desinfeksjonsmiddelet. Aktuelle desinfeksjonsmidler er alkoholbasert desinfeksjon (70 %) og klorin (4 % natriumhypokloritt).

2.3 Redusert kontakthyppighet mellom personer

Redusert kontakt med andre vil minske risiko for smitte fra personer som ikke vet at de er smittsomme. Det er rapportert at flere av dem som tester negativt på koronatesten likevel er smittet, og smittede personer kan være symptomfrie.

For å redusere smittespredning, må man øke avstand mellom alle personer og redusere antall personer som er sammen:

  • Arbeid kan fortsatt gjøres hjemmefra, i samråd med leder, selv om det er gitt tilgang til UiO. Dette skal vurderes for personer i risikogrupper, de som har personer i risikogrupper i husstanden, de som er avhengige av kollektivtransport for å komme til arbeids-/studiestedet, og de som har tilrettelagt for at arbeidet kan utføres hjemmefra. 
  • Møter må fortsatt holdes digitalt der det er mulig. 
  • Grupper som jobber sammen skal ikke være på mer enn 20 personer.
  • Studenter og ansatte skal så langt det er mulig holde 1 meters avstand mellom hverandre når de jobber i samme lokale. 
  • Ta i bruk større lokaler der det er mulig.

Det bør også tilstrebes å unngå å arbeide på forskjellige arbeidsplasser på samme dag.

Tenk også på avstand til andre mennesker ved reise til og fra UiO. Unngå bruk av kollektivtransport dersom det er mulig, eller reis utenom rushtiden. Om du må reise kollektivt, hold 1 m avstand til andre reisende.

Fleksibilitet og unntak fra kjernetidsbestemmelsene gjelder også for de som ikke har hjemmekontor, men som skal være fysisk til stede på arbeidsplassen. For å unngå offentlig transport i rush-tiden, er det åpnet for å kunne legge til rette slik at ansatte kan forskyve arbeidsdagen og f.eks. komme enten tidligere eller senere på jobb. Den ansatte avklarer ev. forskyving av arbeidsdagen med sin nærmeste leder.

3 Risikovurdering

Alt arbeid som skal foregå skal risikovurderes med tanke på smittefare. Det er utarbeidet en momentliste, se vedlegg, for risikovurdering ved Covid-19 pandemien som kan benyttes som støtteverktøy. Alle som skal utføre arbeid ved UiO skal kjenne innholdet i risikovurderingen for sitt arbeid før arbeidet starter opp.

3.1 Risikovurdering knyttet til ansatte i risikogrupper eller ansatte som har nær relasjon til en i risikogruppe/er pårørende til en i risikogruppe

UiO legger til grunn at det skal være en individuell dialog mellom leder og ansatt om den ansatte tilhører en risikogruppe eller om den ansatte har nær relasjon til en i risikogruppe/er pårørende til en i risikogruppe. Leder skal deretter i samråd med den ansatte gjøre en vurdering av om den ansatte kan komme på kontoret. 

Leder bør være spesielt oppmerksom på eldre ansatte, da alder er den tydeligste risikofaktoren og risikoen øker med alder, jf. risikogrupper og deres pårørende (helsenorge.no). Vurderingen av risiko for eldre skal også gjøres i en individuell dialog mellom leder og ansatt. For en samlet oversikt over de ulike risikogruppene og inndelingen av risikogruppene (lett økt risiko og moderat til høy risiko), og hvilke råd FHI gir til risikogruppene ved liten smittespredning/stor smittespredning, vises det til FHIs informasjonsside om risikogrupper.

4 Opplæring av ansatte og studenter

Ansatte og studenter skal få opplæring i å gjennomføre nødvendige smitteverntiltak som beskrevet i denne veilederen gjennom et obligatorisk smittevernskurs. Personer som har gjennomgått annen smittevernsopplæring som er likestilt med smittevernskurset som UiO tilbyr, trenger ikke kurs. 

Ved UiO kan man henvende seg til Enhet for bedriftshelsetjenester (BHT), lokal HMS-koordinator eller Enhet for HMS og beredskap ved behov for hjelp til organisering av smittevernsarbeidet. Ellers er det mye god og kvalitetssikret informasjon på myndighetenes nettsider. 

5 Referanser

Vedlegg: Momentliste risikovurdering under Covid-19-pandemien

Det anbefales at man innledningsvis vurderer antall som kan komme tilbake på jobb, og dimensjonerer risikovurderingen(e) deretter. For eksempel om det er tilstrekkelig med en overordnet vurdering, eller om det bør gjøres egne vurderinger for grupper/mindre enheter.

Risikofaktorer som bør vurderes:

  • ansatte/ studenter blir smittet
  • familie til ansatte/studenter blir smittet
  • kolleger blir smittet
  • svikt i egne renholdsrutiner
  • tap av immaterielle verdier
  • tap av materielle verdier
  • skade på ytre miljø
  • andre faktorer

Momenter som bør vurderes i en risikovurdering:

Smittefare:

  1. Har alle i gruppen gjennomført obligatorisk opplæring? Enten smittevernkurs på zoom eller e-læring.
  2. Er alle i gruppen friske og innforstått med at de ikke må møte fram om de er det minste i tvil om de er smittet?
  3. Tilhører noen ansatte risikogrupper? Risikogrupper skal som hovedregel ha hjemmekontor, med mindre helt spesielle forhold tilsier at det er trygt å komme på jobb.
  4. Er det ansatte med nærstående i risikogrupper?
  5. Kan alle reise til arbeidsstedet på en smittesikker måte? Det oppfordres til å gå/sykle og unngå rushtrafikken dersom man må reise kollektivt. 
  6. Er alle innforstått med faren for å smitte kolleger?
  7. Er det sikret redundans ved sykdom på kritisk personell? For eksempel ved at nøkkelpersoner er i forskjellige grupper eller arealer.
  8. Er det tilstrekkelig tilgang til midler til desinfeksjon av tastatur/utstyr? Rutiner for lokal rengjøring ved bytte/rotasjon av arbeidsplasser og møterom.
  9. Er alle krav til hygienisk standard i UiOs veileder oppfylt?
  10. Er det trygge fasiliteter for avstand, rengjøring og antall ved pauser, inkludert måltid? Begrens antall personer som spiser samtidig, for eksempel ved å rullere på bruk av kantine/lunsjrom mellom ansatte, eller spre lunsjen over et større tidsintervall, for å samle færre av gangen. Matpakke anbefales.
  11. Er alle kjent med hvilke rutiner som skal følges når sykdom oppstår ved opphold på UiO? Studenter og ansatte som blir syke mens de er på UiO, må gå hjem så snart det er mulig. Ved mulig sykdom bør ikke offentlig transport benyttes.
  12. Andre forhold?

Fysiske forhold:

  1. Er gruppen maksimalt 20 personer og alle kan holde avstand på min 1m? Hvis det er mange ansatte i et kontorområde, kan man vurdere å fordele hvilke dager i uken ansatte skal møte på kontoret og når man skal ha hjemmekontor. 
  2. Har man en plan for interaksjon mellom grupper som er tilstede på arbeidsstedet? Bruk videomøte dersom det er mulig.
  3. Er det andre grupper som bruker samme lokale?
  4. Er det trygge rutiner for bruk og renhold av felles utstyr som kopimaskiner, kjøkken, kaffemaskiner og møterom?
  5. Bør man fjerne stoler fra møterom for å sikre tilstrekkelig avstand?
  6. Åpne kontorlandskap – anbefalinger fra helsemyndighetene legges til grunn, og vurderinger knyttet til fellesarealer må inngå.
  7. Andre forhold?
Publisert 13. mai 2020 10:55 - Sist endret 2. juni 2020 16:46