English version of this page

Spørsmål og svar om koronasituasjonen

Hvordan påvirker koronasituasjonen ditt forhold til UiO som student, ansatt eller partneruniversitet? UiO jobber løpende med å avklaringer på aktuelle spørsmål og oppdaterer her.

Oppdatert 4. juni 2020 kl. 8.40

Studenter

Viktig! Se også informasjon fra ditt fakultet om endringer i studiene.

Utsatt åpning av Studentweb og publisering av emneinfo for høsten 2020

Hvordan åpnes bygningene ved UiO for studenter?

Hvordan studerer jeg hjemmefra?

Hvordan skal eksamen gjennomføres?

Hvordan skal disputaser gjennomføres?

  • Det er laget en løsning for å gjennomføre disputaser digitalt. Disputasen gjennomføres ved å bruke verktøyet Zoom.
  • Løsningen ivaretar kravet om åpenhet og mulighet for deltakerne å stille spørsmål, enten i skriftlig form via chat eller muntlig.
  • Det er obligatorisk med øvelsessesjoner 48 timer før disputasen.
  • Kandidatene kan velge mellom å gjennomføre prøveforelesningen direkte eller via opptak.
  • Les mer og finn kontaktpunkt for digitale disputaser.

Er det sikkert å bruke de nye digitale løsningene?

USIT utarbeidet noen punkter om informasjonssikkerhet generelt og om videoverktøyet Zoom spesielt. Sjekk nettsiden om sikkerhetstips for hjemmekontor eller nettsiden med spørsmål, svar og gode råd om sikkerheten ved bruk av Zoom.

Hva skal studenter på utveksling gjøre?

Hva skal studenter med et planlagt utvekslingsopphold for sommer/høst 2020 gjøre?

  • All ordinær fysisk studentutveksling høsten 2020 er avlyst.
  • UiO kontakter de berørte studentene og partnerinstitusjonene for å informere om beslutningen.
  • Les mer i aktueltsaken Ordinær utveksling avlyses høstsemesteret 2020 fra 8. mai 2020.

Hvordan påvirkes lån- og stipendutbetalinger fra Lånekassen?

På Lånekassens nettsider finner du oppdatert informasjon om utbetaling av lån og stipend, samt relevante kontaktpunkter:

Hvilke regler gjelder for meg som må være hjemme med barn?

Hvem kan jeg snakke med om jeg er bekymret?

Mange kan føle på uro eller bekymring i situasjonen vi nå er i. Hvis du trenger å snakke med noen, kan du ta kontakt med SiO helse eller Studentprestene. De tilbyr samtaler via telefon, FaceTime eller som videomøte. Alle samtaler er konfidensielle og i henhold til personvernreglene, også når de foregår digitalt.

Ansatte

Tilgang for ansatte til bygningene på UiO

  • Universitetet har fra 20.mai tilrettelagt for at ansatte kan få tilgang til UiOs bygninger jfr smittevernreglene. Fakultetene vurderer rotasjonsordninger og prioriteringer. Informasjon gis fra den enkelte enhet.

  • Ansatte har tilgang til bygningene med kort og kode alle dager fra kl. 05.00–24.00.

  • Ansatte må ta smittevernkurs før de kommer til UiO, se informasjon og registrering. Se også UiOs veileder for smittevern.
  • Ansatte i risikogrupper, eller som bor sammen med personer i risikogrupper, eller de som ønsker og klarer å jobbe hjemmefra, bør fortsatt gjøre det. Det oppfordres til å gå/sykle og unngå rushtrafikken dersom man reiser kollektivt. 
  • Fakulteter og enheter legger planer for hvordan smittevern skal ivaretas og vurderer rotasjonsordninger og prioriteringer. Informasjon gis fra den enkelte enhet. 
  • For mottak av post se Budsentralens nye rutiner for post- og budtjenester.
  • For henting og levering av bøker se Universitetsbibliotekets informasjon.
  • Akademika (akademika.no) og Bunnpris (bunnpris.no) på Blindern er åpne. Bunnpris vil være stengt 2. juni – 31. juli på grunn av ombygning.

Hvordan påvirkes min faktiske arbeidssituasjon?

  • Se UiOs veileder for smittevern.
  • For ansatte som er omfattet av fleksitidavtalen vil UiO vil legge til rette for en fleksibel praktisering av kjernetidsbestemmelsene. Fleksibilitet og unntak fra kjernetidsbestemmelsene gjelder også for de som ikke har hjemmekontor, men som skal være fysisk til stede på arbeidsplassen. For å unngå offentlig transport i rush-tiden, er det åpnet for å kunne legge til rette slik at ansatte kan forskyve arbeidsdagen og f.eks. komme enten tidligere eller senere på jobb. Den ansatte avklarer ev. forskyving av arbeidsdagen med sin nærmeste leder.
  • UiO dekker ikke utgifter for arbeidstakere som utfører kortvarig eller sporadisk arbeid i hjemmet. Dersom det skulle vise seg at du har hatt høyere kostnader i forbindelse med hjemmekontor, kan du søke dette dekket i ettertid.

Hvordan jobber jeg hjemmefra?

Hvordan skal jeg registrere arbeidstid i HR-portalen når jeg har hjemmekontor?

  • Ved bruk av hjemmekontor gjelder fortsatt ordinære arbeidstidsbestemmelser, og de som registrerer daglig arbeidstid til vanlig skal også registrere dette ved hjemmekontor. Arbeidstiden registreres med koden «Til stede».
  • For de som arbeider hjemme kan det oppstå behov for fleksibilitet mht. å kunne dele opp normalarbeidsdagen på 7,5 time. For å legge til rette for fleksibilitet ved hjemmekontor når det ikke er mulig å arbeide sammenhengende, har partene i arbeidslivet blitt enig om å sette kjernetiden ut av kraft foreløpig frem til 15. september 2020. Dersom du har behov for å dele opp dagen(e), må du gi beskjed til din leder. Jobber du hjemmefra, kan du derfor registrere din normalarbeidsdag som 08.00-15.45 i HR-portalen. Arbeidstiden registreres med koden «Til stede».
  • For avspasering, merarbeid og overtid gjelder som nevnt over de samme reglene som for den fysiske arbeidsplassen som den ansatte har til daglig, det vil si at avspasering, merarbeid eller overtid skal avklares og godkjennes på forhånd med nærmeste leder.

Er det sikkert å bruke de nye digitale løsningene?

USIT utarbeidet noen punkter om informasjonssikkerhet generelt og om videoverktøyet Zoom spesielt. Sjekk nettsiden om sikkerhetstips for hjemmekontor eller nettsiden med spørsmål, svar og gode råd om sikkerheten ved bruk av Zoom.

Hvordan påvirkes søknadsfrister for forskningsmidler?

Hvordan påvirkes gjennomføringen av eksternt finansierte prosjekter?

Koronasituasjonen kan få følger for gjennomføring av eksternt finansierte prosjekter. Her er noen råd til prosjektledere og partnere.

    Hvordan skal jeg forholde meg til ikke påbegynte tjenestereiser?

    Hva skal jeg gjøre dersom jeg er på tjenestereise?

    • Oppdater deg på UDs informasjon om reiser og koronavirus (regjeringen.no). Videre bør du vurdere situasjonen i det landet du befinner deg i og følge lokale myndigheters råd.
    • Ansatte som er på reise bes om å kontakte reiseselskap for bestilling av reise, samt å kontakte sitt forsikringsselskap med hensyn til å dekke utgifter til billetter osv. Norges ambassader (regjeringen.no) eller UDs operative senter (regjeringen.no) kan kontaktes for bistand. UiO dekker reisekostnader for hjemreise dersom dette ikke dekkes av andre ordninger.
    • Alle reisende som kommer til Norge skal i karantene i 10 dager, uavhengig om de har symptomer eller ikke.

    Hva skal jeg gjøre dersom jeg er på langtidsopphold i utlandet?

    • Dersom det skulle være aktuelt å returnere til Norge nå, kontakt nærmeste leder for dialog om situasjonen dersom det skulle være aktuelt å returnere til Norge nå.

    • Følg rådene fra norske myndigheter, norsk ambassade og lokale myndigheter i landet du oppholder deg i.

    Hvordan skal jeg forholde meg til private reiser?

    Hva skjer når reiser, arrangementer og tjenester som er bestilt kanselleres?

    Refusjonsbetingelser vil avhenge av om du har betalt oppholdet/reisen med kredittkort eller faktura. Følgende vilkår gjelder for full eller delvis refusjon: 

    Kansellering av hotellovernattinger og konferanser

    • Dersom du har bestilt hotellovernatting eller konferanse direkte hos hotellet, via bestillingssystemet PM, skal den som foretok bestillingen eller den lokale innkjøper gi beskjed til hotellet direkte, beskjed skal ikke gis til Egencia. Kostnaden skal den betalende enheten ta, altså til den faktura skulle utstedes. Sjekk hotellets egne sider for siste oppdatering på avbestillingsbetingelser. Mange hoteller har ifølge Egencia innført fleksible policyer grunnet dagens situasjon.
    • Dersom hotellbestillingen er gjort via Egencia, kan du kansellere bestillingen ved å ringe +47-51444438 eller sende en e-post til customer_service@egencia.no.

    Kansellering av flyreiser

    • Dersom du har betalt reisen med kredittkort, skal UiOs kredittkortleverandør kontaktes (eurocard.com). UiO har reiseforsikring inkludert i sitt kort. Reiser der minimum 50 % er betalt med dette kortet er dekket av forsikringen. Anmodningen om refusjon kan du rette til Egencia, enten ved å ringe +47-51444438 eller sende en e-post til customer_service@egencia.no. I visse tilfeller og avhengig av flyselskapets betingelser er det er mulig å avbestille reisen via din profil.  

    • Dersom du har bestilt reisen med fakturaprofil, kan du få delvis refusjon. UiO er selvassurandør og må ta utgifter i forbindelse med kanselleringer. Vi kan imidlertid få refundert utgifter for skatter og avgifter og eventuelt andre utgifter avhengig av billettypen. Egencia utsteder en kreditnota (tilgodebevis) på dette beløpet, men resten av kostnaden vil tilfalle den betalende enheten. Egencia vil bistå med å avklare hvilken del av billetten som er refunderbart. Kanselleringene skal meldes Egencia via følgende kanaler:

    • Dersom du selv har lagt ut for utgifter tilknyttet egne tjenestereiser som blir kansellert, kan du få dekket de utgiftene de ikke får kreditert ved å følge vanlige refusjonsrutiner
    • Husk også at du kan finne oppdatert informasjon på din Egencia profil (egencia.no) med henvisning til både de siste nyhetene og de forskjellige kontaktpunktene for henvendelser til reisebyrået.

    Kansellering av tjenester

    Seksjon for innkjøp har fått mange spørsmål om hvilke regler som gjelder når UiO avbestiller tjenester på grunn av den spesielle situasjonen knyttet til koronasmitte. Det er umulig å gi et kort svar for alle UiO sine innkjøpskontrakter, men det er utarbeidet noen retningslinjer som kan være til hjelp ved vurderingen av konkrete problemstillinger.

    Har jeg krav på sykepenger?

    Hvilke regler gjelder for meg som må være hjemme med barn?

    • Hvis barnehage og/eller skole er delvis stengt, kan ansatte søke om omsorgspermisjon for den tiden barnehagen eller skolen er stengt og den ansatte har behov for fri for å ta vare på barn under 12 år.
    • Ansatte trenger ikke å ta hele omsorgsdager om de ikke kan jobbe hele arbeidsdager som følge av forkortet åpningstid, men kan få innvilget permisjon de timene de har omsorg for barn. Dette må avtales mellom arbeidsgiver og den ansatte.
    • Regjeringen har avklart at foreldre som må være hjemme med barna på grunn av stengte skoler og barnehager kan bruke av omsorgsdagene sine.
    • Foreldre som må være hjemme når barnehage og skole er stengt som følge av COVID-19-pandemien, har fått doblet kvoten med omsorgsdager. Dobling av kvoten gjelder også foreldre som allerede har en utvidet kvote (f.eks. enslige forsørgere og foreldre til kronisk syke barn). Dobling av kvotene innebærer at:

      • For ett eller to barn som er 12 år eller yngre, får man 20 omsorgsdager hver i 2020. 

      • For tre barn eller flere som er 12 år eller yngre, får man 30 omsorgsdager hver i 2020. 

      • For enslige forsørgere som fra før av har hhv. 20 dager eller 30 dager, dobles antallet omsorgsdager.

      • For forsørgere til kronisk syke barn/funksjonshemmet barn som har en utvidet kvote på 10 omsorgsdager for hvert kronisk syke barn/funksjonshemmet barn, får den doblet. Enslige forsørgere får den utvidede kvoten på 20 omsorgsdager for hvert kronisk syke barn/funksjonshemmet barn doblet.

    • Ordningen vil gjelde generelt, og ikke bare for fravær som skyldes Covid-19. Det betyr at utvidet kvote også vil gjelde i disse tilfellene:

      • Barnet eller barnepasser er blitt syk.

      • Barnet skal følges til legen, selv om barnet ikke er sykt akkurat den dagen.

    • Ansatte kan overføre omsorgsdager de har tilgjengelig, inkludert de ekstra dagene man har fått på grunn av koronasituasjonen, til en annen omsorgsperson når begge har rett til å bruke omsorgsdager. Ansatte som søker om å overføre omsorgsdager til en annen må selv sende søknad til NAV, orientere sin nærmeste leder om hvor mange dager som søkes overført og sende kopi av vedtaket fra NAV når dette foreligger. Når omsorgsdager skal overføres til ansatte ved UiO, må den som overfører dagene sende søknad til NAV. Ansatte må orientere sin nærmeste leder om hvor mange dager som er søkt overført og sende kopi av vedtaket fra NAV når dette foreligger. Mer informasjon og søknadsskjema (nav.no)

    • Ordningen trer i kraft fra 13. mars 2020 og vil vare til 31. desember 2020. 

    • UiO ber derfor ansatte som må være hjemme med barn på grunn av stengte skoler/barnehager å bruke omsorgsdager (sykt barn). Om kvoten for omsorgsdager er oppbrukt, vil arbeidsgiver innvilge velferdspermisjon med lønn.
    • Dersom den ansatte har friske barn, som har et tilbud om barnehage eller skole, kan man ikke bruke omsorgsdager hvis man velger å holde friske barn hjemme. Det er likevel gjort unntak for tilfeller der særlige smittevernhensyn tilsier at barnet må holdes hjemme. Dette må dokumenteres med legeerklæring som du må sende til din nærmeste leder. I slike tilfeller gis det omsorgspenger så lenge barnet ikke kan gå i barnehage eller skole. Denne ordningen gjelder fram til 30. juni 2020.

    • Det har blitt stilt spørsmål ved om stipendiater og postdoktorer kan få forlenget ansettelse for fravær i forbindelse med pass av barn ved stengt skole/barnehage. I utgangspunktet stiller forskriften krav om to sammenhengende ukers fravær før forlengelse gis. Med bakgrunn i den særlige situasjonen som har oppstått vil UiO så lenge skoler og barnehager er stengt fravike kravet om sammenhengende fravær. Forlengelse gis til alle stipendiater og postdoktorer som har fravær på 10 dager eller mer i perioden. Ansatte bes selv om å sende melding til arbeidsgiver om dette. UiO ser at stipendiater er en særlig utsatt gruppe og har derfor utarbeidet en policy for håndtering av mulig forlengelse for stipendiater.
    • Les mer på NAVs informasjonsside om omsorgspenger (nav.no).

    Er det mulig å endre avtalt ferie og avspasering?

    Kan jeg endre avtalt avspasering?

    • Hvis du blir syk når du har avtalt avspasering, kan du få tilbake den delen av fleksitidssaldoen som sammenfaller med sykmelding eller egenmelding
    • Hvis du ønsker å endre avtalt avspasering av andre grunner, må du avklare dette med nærmeste leder. Om avtalt avspasering kan endres, vil være en avveining mellom virksomhetens behov og den ansattes behov. Dersom dere er enige kan avtalt avspasering flyttes. 

    Kan jeg endre avtalt ferie som følge av at jeg ikke får reist som planlagt?

    Dersom du ønsker å avlyse eller endre ferien din fordi du ikke kan reise som planlagt, må du ta opp spørsmålet med nærmeste leder. Om avtalt ferie kan endres, vil være en avveining mellom virksomhetens behov og den ansattes behov. Dersom dere er enige kan avtalt ferie flyttes.

    Kan jeg endre ferien min på grunn av sykdom?

    Dersom du må avbryte ferien på grunn av sykdom, kan du kreve at et tilsvarende antall virkedager ferie utsettes og gis som ny ferie senere i ferieåret. Kravet må dokumenteres med sykmelding. Avbrutt ferie regnes fra den dagen du leverer sykmelding. Du må gå i dialog med nærmeste leder om tidspunkt for uttak av restferien.

    Kan jeg endre ferien min på grunn av pålagt karantene?

    • Dersom du kan jobbe hjemmefra i karantenetiden, vil du være tilbake på jobb og restferien kan tas ut på et senere tidspunkt etter nærmere avtale med leder. Avbrutt ferie regnes fra og med den dagen du er tilbake «på jobb» (hjemmekontor). 
    • Dersom du ikke kan jobbe hjemmefra i karanteneperioden, kan du benytte egenmelding (inntil 16 dager) eller sykmelding. Du kan da få utsatt de feriedagene som ikke er avviklet hvis du leverer sykmelding. Avbrutt ferie gjelder fra og med den dagen du leverer  sykmelding. 

    Jeg er utenlandsk ansatt ved UiO: Hva skal jeg gjøre?

    • Er du UiO-ansatt med utenlandsk statsborgerskap som i denne situasjonen ønsker å reise tilbake til ditt hjemland, bør du gå i dialog med din leder om situasjonen. I tillegg bør du kontakte myndigheter i ditt hjemland. Ditt lands ambassade i Norge kan hjelpe deg med mer informasjon. Lokale myndigheter kan fortløpende innføre reiserestriksjoner eller andre tiltak som for eksempel karantene. Du bør gjøre deg kjent med gjeldende innreisebestemmelser for det landet du skal reise til. Situasjonen endrer seg fort, og det er derfor viktig at du selv undersøker de aktuelle forholdene nøye.
    • Internasjonale ansatte som etter planen skulle tiltre sine stillinger i disse dager må forholde seg til gjeldende norske innreiserestriksjoner (udi.no). Reisende som kommer til Norge skal i karantene i 10 dager, uavhengig om de har symptomer eller ikke. Det foreligger særskilte unntak fra reisekarantene ved kryssing av grenser mellom land i Norden og Norge i forbindelse med arbeid. Dersom du planlegger å flytte til Norge for å tiltre en stilling på UiO, må dette skje i nær konsultasjon med din arbeidsgiver.
    • Regjeringen har stengt grensen for utenlandske borgere uten oppholdstillatelse i Norge. De blir bortvist ved grensen med hjemmel i smittevernloven. 

    Jeg er stipendiat: Kan jeg få min stipendiatperiode forlenget?

    Hvem kan jeg snakke med om jeg er bekymret?

    Mange kan føle på uro eller bekymring i situasjonen vi nå er i, enten som ansatt eller som leder. Hvis du trenger å snakke med noen, kan du ta kontakt med Bedriftshelsetjenesten. De tilbyr samtaler via telefon, FaceTime eller som videomøte. Alle samtaler er konfidensielle og i henhold til personvernreglene, også når de foregår digitalt.

    Hvordan håndteres informasjon om karantene- og sykdomstilfeller?

    Taushetsplikt og GDPR

    Ansattes fraværsgrunn er underlagt generell taushetsplikt og GDPR. Arbeidsgiver kan derfor som utgangspunkt ikke oppgi informasjon om enkeltpersoners fraværsgrunn og sykdom, hverken til ansatte eller andre.

    Informasjon basert på samtykke

    Den ansatte kan gi arbeidsgiver samtykke til å orientere om fraværsgrunn. Det er viktig å påse at samtykke er avgitt frivillig og at det ikke deles informasjon utover samtykkets rekkevidde.

    Informasjon om karantene- og sykdomstilfeller innad i virksomheten

    • Dersom en ansatt får påvist sykdom, vil kommunehelsetjenesten følge opp personen og alle kontakter i henhold til gjeldende retningslinjer for å sikre forsvarlig helsehjelp og smitteoppsporing.
    • Dersom det er nødvendig for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø, kan arbeidsgiver gi informasjon innad i virksomheten om at en ansatt er i karantene eller er smittet. Om arbeidsgiver mener det er nødvendig å gi ut slik informasjon for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø, skal det foretas en konkret vurdering i hvert tilfelle. Ta kontakt med HMS-beredskap (e-post) før informasjon gis ut.

    Kan jeg bli permittert som følge av konsekvenser av koronaviruset?

    Det er ingen adgang til permitteringer i staten etter gjeldende regelverk, men ved behov kan ansatte kan bli omdisponert til andre oppgaver.

    Hvordan kan jeg bli påvirket av tiltak for å opprettholde nødvendig drift ved UiO?

    Dersom UiO får stort fravær som følger av koronaviruset, kan tiltak for å opprettholde nødvendig drift av virksomheten i henhold til KMDs retningslinjer (arbeidsgiver.difi.no) bli aktuelt.

    Aktuelle tiltak:

    • Omdisponering av ansatte
    • Overtid
    • Endring av ferie
    • Midlertidige ansettelser for å dekke opp for fravær
    • Helsepersonell ved UiO kan bli beordret til å utføre arbeid i helsevesenet som følge av koronasituasjonen.

     

      Publisert 6. mars 2020 14:45 - Sist endret 4. juni 2020 08:41