Utdypende veiledning om bedømmelses-prosesser ved tilsetting i vitenskapelige stillinger

Utarbeidet av Organisasjons- og personalavdelingen på grunnlag av notat fra professor Aanund Hylland ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet 16. desember 1997, med senere justeringer.

Veiledningen utdyper deler av bedømmelsesprosessen, og er et supplement til Regler om framgangsmåten ved tilsetting i professorater og førsteamanuensisstillinger, og Veiledning for søkere og medlememer av bedømmelseskomiteer om dokumentasjon, vurdering og vektlegging av kvalifikasjoner ved tilsetting/opprykk i faste vitenskapelige stillinger ved UiO.


Innledning

Tilsetting i vitenskapelig stilling skjer på grunnlag av sakkyndig bedømmelse. Dette er en gammel og hevdvunnen tradisjon ved universitetet, som også er lovfestet (lov om universiteter og høgskoler av 2005, § 6-3 (3)).

Derimot er det kanskje en del tvil og usikkerhet om nøyaktig hvilket oppdrag og hvilke plikter de sakkyndige har. Formålet med veiledningen er å bidra til en viss avklaring av slike spørsmål.

Når det under blir sitert fra regler for tilsetting, dreier det seg om "Regler om framgangsmåten ved tilsetting i professorater og førsteamanuensisstillinger".

Formålet med den sakkyndige vurderingen

Den sakkyndige vurderingen skal danne grunnlag for den videre behandlingen av tilsettingssaken i universitetets organer. Dette og bare dette er det egentlige formålet med å oppnevne sakkyndige.

Søkerne har krav på saklig og rettferdig behandling på alle trinn i saksbehandlingen, inkludert i de sakkyndiges vurdering. Dette strider ikke på noen måte mot formålet nevnt ovenfor. Tvert imot vil en saklig, likeverdig og rettferdig behandling av søkerne styrke verdien av de sakkyndiges vurdering for den videre saksbehandlingen.

Ofte er det knyttet mer vidtgående ønsker og forventninger til de sakkyndiges arbeid. En søker kan ønske seg en grundig faglig vurdering av sine vitenskapelige arbeider og en uttrykkelig uttalelse fra de sakkyndige om egen plassering i forhold til kompetansekrav og andre søkere. Dette er helt legitime ønsker, men de kan ikke fullt ut etterkommes uten å øke de sakkyndiges arbeidsbyrde utover det som er nødvendig for å oppfylle det egentlige formålet.

Vurdering av andres prestasjoner er en naturlig og nødvendig del av virksomheten ved et universitet. Det er likevel viktig å huske at all tid som går med til dette, går på bekostning av de primære virksomhetene undervisning, forskning og formidling. Ved norske universiteter bruker vi sannsynligvis for mye tid på å vurdere hverandre. I alle fall bør vi søke å hindre at innsatsen på dette feltet stadig øker. Dersom man skal ta hensyn til alle ønsker som i og for seg er legitime og begrunnede, vil tidsbruken vokse utover all rimelighet.

De sakkyndige bør derfor ikke gjøre mer enn å oppfylle det egentlige formålet, nemlig å gi grunnlag for den videre saksbehandlingen ved universitetet. Det er vanskelig å protestere dersom de sakkyndige i en bestemt sak, frivillig og av hensyn til søkerne, velger å gi en mer omfattende vurdering. Fra universitetets side er dette imidlertid ikke å anbefale, siden ethvert tilfelle av slik mer omfattende vurdering bidrar til en forventning om at dette er noe søkerne har krav på.

Grovsortering og finale

Reglene bygger på de prinsippene som er nevnt ovenfor.

I sin vurdering av søkerne skal de sakkyndige, ifølge § 8 bokstav f) punkt 2.1 første setning: "Etter en første gjennomgåelse av søkernes kvalifikasjoner finne fram til et begrenset antall søkere som en i henhold til stillingsbeskrivelsen finner kvalifiserte framfor de andre". Det går videre fram at dette "begrensede antallet" skal være minst tre, dersom det er så mange kvalifiserte søkere. Dersom flere stillinger er utlyst og vurderes under ett, er det naturlig å sette antallet høyere. De sakkyndige skal uttale seg om hva som skiller de utvalgte søkerne fra de øvrige, og det må derfor gis en kort samtale av samtlige søkere og deres kvalifikasjoner (punkt 2.2).

Denne "grovsorteringen" skal selvsagt også skje på rettferdig og saklig vis, og den skal være begrunnet. Siden omtalen av den enkelte søker kan og bør være kortfattet, vil ikke de sakkyndiges vurderinger på dette punktet kunne utprøves i samme grad som om de hadde blitt pålagt å gi en omfattende og detaljert begunnelse for utvalget. Dette må søkeren akseptere.

Når det gjelder en søker som ikke hører til det "begrensede antallet", har de sakkyndige ingen plikt til å ta standpunkt til om vedkommende er kvalifisert til stillingen. De sakkyndige bør ikke gjøre mer enn de har plikt til.

Det hender at de sakkyndige ikke følger reglene på dette punktet, men gir omtrent like detaljert omtale av samtlige søkere, eller av så mange at det ikke med rimelighet kan kalles et begrenset antall. Når de sakkyndige velger å gå fram på denne måten, er de selvsagt ansvarlige for alt de skriver. Sannsynligvis vil deres oppgave være enklere, og de vil i ettertid være mindre sårbare for kritikk, dersom de følger reglene og finner fram til et begrenset antall søkere som i henhold til stillingsbeskrivelsen er å betrakte som kvalifiserte framfor de andre.

De sakkyndiges arbeid

Det er vanlig at de sakkyndige fordeler søkerne mellom seg, slik at hver av de sakkyndige har hovedansvaret for visse søkere og fører omtalen av disse i pennen. Dette kan føre til at de forskjellige delene av innstillingen blir holdt i ganske ulik stil, selv om det dreier seg om en enstemmig innstilling slik at alle de sakkyndige er ansvarlige for det hele. Det fins også eksempler på at omtalen av søkerne er skrevet på forskjellig språk. Så lenge dette bare er et spørsmål om stil og språk, må det aksepteres. Derimot er det selvsagt ikke akseptabelt at søkerne i realiteten blir vurdert etter forskjellige standarder eller kriterier.

Ideelt kunne man ønske seg at de sakkyndiges vurdering framsto som enhetlig i språk og stil. Når innstillingen er enstemmig, er den et kollektivt produkt, og det kan være en fordel at det ikke går klart fram hvem av de sakkyndige (eller det spesielle "administrative medlemmet", som noen ganger blir oppnevnt i tillegg til de egentlig sakkyndige) til slutt føre det hele i pennen på grunnlag av utkast fra sine kolleger.

Denne ordningen er i mange tilfeller å anbefale, men siden den fører til mer arbeid, bør det ikke stilles krav om at innstillingen skal utformes på denne måten.

Behandlingen i universitetets organer

I denne sammenhengen omfatter uttrykket "universitetets organer" innstillings- og tilsettingsorganet for den aktuelle stillingen. For professorater omfatter det også behandlingen av saken ved vedkommende institutt, før den fremmes for innstillingsorganet.

Når de sakkyndige har avgitt sin innstilling, foreligger den som et dokument i saken, som imidlertid ikke står for noen annen enn de sakkyndiges regning. Åpenbare feil må kunne rettes, men for øvrig kan ikke de sakkyndige endre eller trekke tilbake sin innstilling etter at den er avgitt. Selvsagt kan ingen andre, heller ikke søkerne, kreve at det gjøres endringer i innstillingen eller at deler av den strykes ut. (En søker som trekker søknaden tilbake før de sakkyndige avgir innstilling, vil normalt ikke bli omtalt, men omtale kan ikke fjernes med tilbakevirkende kraft.)

Universitetets organer skal bruke de sakkyndiges vurdering som grunnlag for den videre saksbehandlingen. Organene skal ikke slutte seg til, eller unnlate å slutte seg til, vurderingen som sådan. Ofte ser vi likevel formuleringer av typen "instituttstyret slutter seg til de sakkyndiges innstilling og foreslår...". Strengt tatt er dette en ukorrekt formulering, men det ville være rent pedanteri å reagere mot den. Meningen er åpenbart at instituttstyret rangerer de samme søkerne, og i samme rekkefølge, som de sakkyndige. Instituttstyret har ikke tatt standpunkt til detaljene i de sakkyndiges vurderinger.

Vedkommende organ ved universitetet kan vedta å be de sakkyndige gi ytterligere opplysninger eller vurderinger. (Dette blir ofte omtalt som å "sende saken tilbake til de sakkyndige".) Det kan skje på eget initiativ eller på grunnlag av merknader fra søkerne. Organet skal bare gjøre dette dersom det dreier seg om spørsmål man mener kan ha betydning for tilsettingssaken. En søker har ikke krav på å få sine merknader lagt fram for de sakkyndige.

Dersom innstillings- eller tilsettingsorganet finner at uttalelsen fra de sakkyndige overhodet ikke kan danne grunnlag for tilsetting, kan det besluttes å starte helt på nytt med de sakkyndige. Dette er en løsning som bare bør brukes i helt spesielle tilfeller.

Selv om et organ ved behandlingen av saken finner at det er mangler ved innstillingen fra de sakkyndige, er det på ingen måte opplagt at saken skal sendes tilbake til de sakkyndige eller at nye sakkyndige skal oppnevnes. Organet må vurdere om spørsmålet har betydning for tilsettingen. Man skal ikke bruke tid og krefter på spørsmål som er uten betydning for den saken som foreligger til behandling.

Det kan altså tenkes at innstillings- eller tilsettingsorganet finner at de sakkyndige har begått visse feil, men disse har ikke betydning for resultatet, så behandlingen av tilsettingssaken kan og bør fortsette på det foreliggende grunnlaget. Da kan det oppstå spørsmål om organet i vedtaks form bør konstatere at det er gjort feil. Organet står fritt til å gjøre dette eller la være. I visse tilfeller kan det være gunstig å gjøre det, for å sende signaler til framtidige sakkyndige, og kanskje også for å dempe konflikter i den aktuelle saken.

Noen ganger vil det allerede under forberedelsen av saken for et organ synes klart at det er behov for ytterligere opplysninger eller vurderinger, enten fra de sakkyndige eller fra noen som tidligere har behandlet saken. I et slikt tilfelle kan lederen for organet, i kraft av sitt ansvar for saksforberedelsen, bestemme at opplysningene eller vurderingene skal innhentes. Det er ikke nødvendig å forsinke saken ytterligere ved å vente til organet kan møtes for å vedta dette. Oppnevning av nye sakkyndige er imidlertid så drastisk og uvanlig at det bare kan vedtas av organet selv.

Oppnevning av sakkyndige

For ikke å misbruke verdifull arbeidskraft er det viktig å hindre at kravene til innsats fra de sakkyndige øker utover det strengt nødvendige. Dessuten vil økt arbeidsbyrde gjøre det vanskeligere å finne personer som er villige til å la seg oppnevne som sakkyndige.

Ved oppnevning av sakkyndige må det tas en rekke, til dels motstridende, hensyn:

For det første må de sakkyndige være utvilsomt kompetente, av hensyn til saken, av hensyn til søkerne, og av hensyn til at avgjørelsen i tilsettingssaken skal ha legitimitet i miljøet.

For det andre gjelder regler om habilitet, som i en del tilfeller utelukker personer det ellers ville ha vært naturlig å oppnevne. Det synes å være en tendens til at reglene om habilitet i det siste har blitt gitt en mer omfattende tolkning, noe som gir økte problemer med å finne passende sakkyndige.

For det tredje skal begge kjønn være representert blant de sakkyndige (lov om universiteter og høgskoler § 6-3 (3)). Lovens regel er kategorisk, men departementet har i et rundskriv akseptert at man leser ordene "hvis mulig" inn i formuleringen. Alternativet ville ha vært å la en stilling bli stående ledig dersom det ikke var mulig å sette sammen en sakkyndig komite med representanter for begge kjønn.

For det fjerde er det ønskelig at de sakkyndige arbeider raskt. Det heter i reglene (§ 7 punkt 7) at vurderingen normalt skal foreligge innen tre måneder etter oppnevningen.

Vi må innse at disse hensynene kan komme i konflikt med hverandre. Det kan for eksempel tenkes at de man helst ønsker som sakkyndige, bare er villige til å ta oppdraget dersom fristen blir forlenget. Dess større krav som blir stilt til de sakkyndige og dess mer arbeid man krever av dem, dess vanskeligere blir det å sette sammen en tilfredsstillende komite.

Publisert 14. sep. 2004 08:58 - Sist endret 26. sep. 2012 11:37