English version of this page

Sende faktura til UiO

UiO er en statlig virksomhet, som er omfattet av kravene i digitaliseringsrundskrivet. Alle UiOs norske leverandører må sende fakturaer og kreditnotaer i elektronisk handelsformat (EHF).

UiO mottar ikke/behandler ikke fakturaer/kreditnotaer på format papir eller PDF fra norske leverandører.


Digitaliseringsrundskrivet (regjeringen.no) , krav om elektronisk faktura, se 1.10 Ta i bruk elektronisk faktura.

Format krav ved innsendelse av dokumenttyper til Universitetet i Oslo:

Format krav ved innsendelse av fakturaer og kreditnotaer:

Fakturaer og kreditnotaer i format EHF må sendes til organisasjonsnummer 971035854.

Fakturaer og kreditnotaer blir levert direkte til UiO sitt fakturabehandlersystem for kontroll og godkjenning for utbetaling, ved levering i format EHF.

Formatene PDF og papir har ingen mottaksadresse for fakturaer og kreditnotaer.

Format krav ved innsendelse av purringer, inkassovarsler/inkassokrav og rentenotaer:

Purringer i format PDF må sendes til: purringer@admin.uio.no.

Inkassovarsler/inkassokrav i format PDF må sendes til: inkassokrav@admin.uio.no.

Rentenotaer i format PDF må sendes til: purringer@admin.uio.no.

Purringer, inkassovarsler/inkassokrav og rentenotaer blir levert direkte til UiO sitt saksbehandlersystem ved levering i format PDF til oppgitte epostadresser og bekreftelse mottatt UiO, kvittering med saksnummer, mottas automatisk ved innsendelse.

Format papir har ingen mottaksadresse for purringer, inkassovarsler/inkassokrav og rentenotaer.

Ved levering i format PDF må dokument sendes i en PDF fil (side 1, 2, 3 osv. i samme fil).

Universitetet i Oslo betaler ikke omkostninger, renter, gebyrer eller salærer for fakturaer, kreditnotaer, purringer, rentenotaer eller inkassovarsler/inkassokrav hvis utestående fordring/betalt fordring skyldes at dokumenter er sendt i feil format og/eller i ettertid sendt i rett format men ikke til opprinnelig fakturadato/utstedelsesdato.

UiO betaler kun omkostninger, renter, gebyrer eller salærer for fakturaer når UiO ikke har behandlet dokumenter rettidig/avtalt forfall ved mottak i korrekt format på fakturadatotidspunkt.

Format krav ved mottak av bestilling

Kravet om å sende fakturaer i format EHF ligger som tekst på bestillingen som sendes norske leverandører fra bestillingssystemet.

Krav til faktura

  • Faktura må være maskinelt stilet til Universitetet i Oslo.
  • Alle fakturaer må inneholde opplysninger i tråd med forskrift om bokføring (lovdata.no)
  • Fakturaer som ikke tilfredsstiller formkrav for faktura vil bli retunert. Se: formkrav for faktura - salgsdokument (altinn.no)

  • Fakturaer må være påført referansekode, bestillingsnummer E20xxxxxx eller 6-sifret bestiller kode, uten referansekode kan ikke faktura sendes til behandling.

Se implementeringsguiden (pdf) for flere detaljer rundt merking av faktura.

Fakturaadresse for elektronisk faktura i format EHF

Faktura skal stiles til Universitetet i Oslo og sendes til:

Organisasjonsnummer 971035854, for norske leverandører.

Organisasjonsnummer 0192:971035854, for utenlandske leverandører (0192 er landkode for Norge).

Komme i gang med å sende elektronisk faktura

Det er ikke nødvendig å inngå en formell avtale mellom leverandør og UiO. Leverandøren må ha et system eller bruke enkle fakturaportaler for å kunne sende elektronisk faktura.

Aktivere faktura i EHF-format

Leverandører som ikke er i gang med å sende fakturaer og kreditnotaer i format EHF må sende inn nettskjema med leverandøropplysninger.

Fakturaer som feiler

Rutine for å utstede ny EHF faktura hvis EHF-utsendelse har feilet.

Gratis fakturaportal

Kan kun benyttes etter at aktiveringsskjema er sendt inn.

Enheter skal ikke sende lenke til gratis portalen direkte til leverandører.

Leverandører som sender et begrenset antall fakturaer i året og allerede har ett fakturaprogram som tildeler fakturanummer automatisk, men eget programmet kan ikke sende i format EHF, kan ta i bruk vår gratis portal for å sende elektronisk fakturaer. Endre språk til norsk før innsending av epost adresse i felt med grønn tekst 'Sign up'/'Registrer deg', fra 'Sign up for free' til 'Registrer deg gratis'.

Studentutvalg/foreninger ved UiO kan benytte gratis portalen. Endre språk til norsk før innsending av epost adresse i felt med grønn tekst 'Sign up'/'Registrer deg', fra 'Sign up for free' til 'Registrer deg gratis'.

Brukerstøtte: inng-faktura@admin.uio.no.

Kontaktpunkt for UiOs norske leverandører

Generelle fakturaspørsmål (ikke adresse for fakturainnsendelse eller purringer): leverandorer@admin.uio.no

Sende fakturaer til invoices@admin.uio.no

  • Adressen invoices@admin.uio.no er kun for fakturaer fra utenlandske leverandører og innsendelse av skjema ‘Overføre beløp uten mottatt faktura’( filtype PDF).
  • Fakturaer fra norske leverandører sendt til adressen invoices@admin.uio.no blir ikke behandlet.
  • Unntak er norske leverandører som har kontrakt/avtale/tjenestelevering med/til privatpersoner, der UiO skal motta og betale fakturaen, kan ikke sendes som EHF, PDF sendes invoices@admin.uio.no.
  • Fakturaer med gyldige formater, JPEG, JPG, PDF, PNG, TIFF and TIF, blir automatisk videresendt til tolke og verifiseringsprogrammet for behandling før import til fakturasystemet.
  • Ugyldige formater blir ikke behandlet eller returnert.
  • Tekst eller lenke i epost blir ikke lest/behandlet.
  • Vedlegg til faktura som ligger i separat fil ved innsendelse blir ikke behandlet/koblet sammen med fakturaen, vedlegg må ligge i samme fil som fakturaen (side 2-3).
  • Adressen invoices@admin.uio.no returnerer auto svar, send gjerne epost uten vedlegg for å lese auto svaret.
  • Fakturaer mottatt direkte til enhet er feilsendt.
  • Ikke videresend til invoices@admin.uio.no men returner til leverandør, viktig at utenlandske leverandører får informasjonen i auto svaret når de sender direkte til invoices@admin.uio.no.
  • Kontaktpunkter seksjon for regnskap: https://www.uio.no/om/organisasjon/los/ads/sr/kontaktpunkter-sr.html
Av SR/GIFA
Publisert 11. feb. 2015 09:15 - Sist endret 30. mai 2020 20:38