English version of this page

Sende faktura til UiO

UiO er en statlig virksomhet, som er omfattet av kravene i digitaliseringsrundskrivet.

Digitaliseringsrundskrivet omtaler kravene knyttet til å ta i bruk elektronisk faktura, jf. Kap 1.10:

https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/digitaliseringsrundskrivet/id2569983/

Alle UiOs norske leverandører må sende fakturaer og kreditnotaer i format EHF.

Fra 13.6.2018 blir epost adressen for PDF fakturaer, fakturamottak@admin.uio.no, nedlagt.

Utenlandske leverandører vil få en ny epost adresse for innsending av PDF fakturaer fra 13.6.2018, invoices@admin.uio.no.

Fra 13.3.2017 er papirfakturaer returnert til leverandører, innland og utland.

Fra 13.6.2018 blir ikke lenger papirfakturaer returnert, men makulert, innland og utland.

Fakturaer fra norske leverandører som etter 13.6.2018 sendes til epostadressen invoices@admin.uio.no, blir returnert.

Tekst på ordre som sendes norske leverandører fra bestillingssystemet endres nå i april.

Innsendere av PDF fakturaer til fakturamottak@admin.uio.no, får automatisk svar om endringen, fra medio april.

Leverandører med små volum kan benytte fakturaportal eller gratis portal fra vår samarbeidspartner, se lenger ned på siden.

Faktura skal stiles til Universitetet i Oslo og sendes til:

Fakturaadresse for elektronisk faktura

E2B: NO971035854MVA

EHF: 9908:971035854

Krav til faktura

  • Faktura må være maskinelt stilet til Universitetet i Oslo.
  • Alle fakturaer må inneholde opplysninger i tråd med bokføringsloven.
  • Fakturaer som ikke tilfredsstiller formkrav for faktura(salgsdokument) vil bli returnert.

  • Formkrav for faktura(salgsdokument) : https://www.altinn.no/starte-og-drive/regnskap-og-revisjon/regnskap/faktura-salgsdokumentasjon/

  • Fakturaer må være påført referansekode, bestillingsnummer E18xxxxxx eller 6-sifret bestillerkode, for å unngå forsinkelse eller risiko for å bli sendt til feil førstemottaker.

Se implementeringsguiden (pdf) for flere detaljer rundt merking av faktura.

Hva er elektronisk faktura?

Elektronisk faktura er en faktura som overføres elektronisk fra fakturautsteder til fakturamottaker. Elektronisk faktura importeres og behandles maskinelt i fakturamottakers fakturabehandlersystem. PDF-vedlegg eller e-post-vedlegg kan ikke importeres maskinelt, og regnes derfor ikke som elektronisk faktura.

Hvordan starte med å sende elektronisk faktura til UiO?

Det er ikke nødvendig å inngå en formell avtale mellom leverandør og UiO. Leverandøren må ha et system eller bruke enkle fakturaportaler for å kunne sende elektronisk faktura.

Oversikt over komplette fakturasystemer og enkle fakturaportaler som kan levere Elektronisk handelsformat (EHF):

https://www.anskaffelser.no/verktoy/fakturasystemer-som-kan-levere-elektronisk-handelsformat-ehf

Gratis portal

Leverandører som sender et begrenset antall fakturaer i året kan ta i bruk en gratis portal for å sende elektronisk fakturaer.

Registrer deg for å sende e-faktura via vår meldingsformidler

Miniguide fakturaportal

Faktura på e-post

Sekundært kan norske leverandører midlertidig sende faktura på e-post til de har etablert avtale med aksesspunkt for å kunne levere EHF til UiO, til adressen fakturamottak@admin.uio.no.

Levering av pdf fakturaer til UiO fra norske leverandører opphører 13.6.2018, og adressen fakturamottak@admin.uio.no vil bli nedlagt.

E-post adressen fakturamottak@admin.uio.no er ikke bemannet og leses ikke.

Faktura som vedlegg i e-post til fakturamottak@admin.uio.no blir automatisk videresendt til behandlingskø i vårt tolke og verifisering program.

  • Ikke skriv fakturaopplysninger i e-post, kun vedlegg blir importert.
  • Tekst i emne- eller innholdsfelt blir ikke lest eller behandlet.
  • Lenke til faktura i innehold blir ikke behandlet eller videresendt til tolkeprogrammet.
  • Fakturaen må være i et av disse formatene: JPEG, JPG, PDF, PNG, TIFF eller TIF.
  • Ekstra vedlegg til faktura må være i samme fil som faktura, ikke som separat fil.
  • Epost kan inneholde flere faktura filer hvis de er vedlagt som separate filer.
  • Ugyldig fakturaformat og separate ekstra vedlegg blir ikke behandlet eller returnert.
  • Håndskrevet tekst/merking er ikke gyldig, fordi grunnlagsdataene blir tolket maskinelt.

Feilsendte fakturaer

Hvis en e-post faktura sendes fra leverandør direkte til kjøper/enhet er fakturaen feilsendt, og enheten må returnere den til leverandør med beskjed om at faktura kun må sendes direkte til sentralt faktura mottak, fakturamottak@admin.uio.no.

Hvis papirfaktura mottas direkte på enhet er den feilsendt i tillegg til feil format, returner fra enhet til leverandør med vedlegg eller i internkonvolutt til pb.1073, så returnerer vi til leverandør.

 

Vedlegg til retur av papirfakturaer

Kontaktpunkt for UiOs leverandører

leverandorer@admin.uio.no

Publisert 11. feb. 2015 09:15 - Sist endret 6. apr. 2018 11:11