Persondata og studentenes utredning

I emnet JUS5502 - Lovgivningslære skal studentene jobbe med en utredning. I løpet av dette arbeidet kan det være at studentene må jobbe med og lagre opplysninger om enkeltpersoner.

Hva er persondata?

Persondata, eller personopplysninger, er alle opplysninger som knytter seg til identifiserbare individer. I forbindelse med utredningen kan det for eksempel være at du intervjuer saksbehandlere i det offentlige. Hvis du gjør notater fra intervjuet, og inkluderer navn, stilling og lignende, så er alt dette personopplysninger, fordi det kan knyttes til en identifiserbar enkeltperson.

Dersom du lagrer slike opplysninger, vil personopplysningsloven og GDPR gjelde. Vi har dermed noen forpliktelser vi må følge opp.

Det gjelder selv om du ikke bruker opplysningene i den ferdige utredningen, og selv om utsagn er gitt i kraft av en persons stilling.

Se GDPRs definisjon av personopplysninger i artikkel 4 (1)

Be om samtykke

For å bruke personopplysninger må man ha en hjemmel. I GDPR finnes det flere ulike muligheter for hjemmel, men i vårt tilfelle er det samtykke som må gi hjemmel.

Les om samtykke på datatilsynet.no

Et samtykke skal være frivillig og informert. Den som samtykker må vite hvordan og hvor lenge vi skal behandle opplysningene. Et samtykke må også være dokumenterbart, og det må være utvilsomt at et samtykke er gitt.

Vi har laget et informasjonsskriv som dere sender i forkant eller sammen med en undersøkelse eller et intervju. Vi beror her på at samtykke gis gjennom den frivillige deltagelsen, men det er da viktig at den som deltar får informasjonen i skrivet.

Husk å oppdatere årstall i infoskrivet før du sender det til eventuelle informanter.

Informasjon til respondenten: I henhold til GDPR har "den registrerte" (dvs personen som vi behandler opplysninger om) krav på informasjon om behandlingen og hvilke rettigheter man har. Dette er dekket i informasjonsskrivet, delvis ved en henvisning til mer informasjon på Datatilsynets nettsider.

Lagre på tillatte steder

Når du i utredningsarbeidet jobber med personopplysninger, må du gjøre dette på UiO-godkjente systemer. Det innebærer at du må bruke Microsoft Office 365 når du lagrer og jobber med opplysningene. 

Office 365 er gratis for studenter og ansatte ved UiO, og egner seg godt for prosjektsamarbeid.

Les mer om Office 365

Slette alt når du er ferdig

Når du ikke lenger trenger opplysningene i arbeidet med utredningen, må de slettes. Slettingen må være fullstendig, så påse at du sletter alle kopier av dokumenter med personopplysninger.

Personopplysningene du har samlet kan ikke brukes til andre formål enn til arbeidet med utredningen.

Publisert 15. apr. 2020 09:51 - Sist endret 6. juli 2021 13:08