BookitLab er oppgradert den 12. nov 2023 og fikk mange endringer i navigasjon osv. Dette gjelder særlig prosjekt/core admin brukere. For mer info, se på denne filen (kun på engelsk). Veiledninger skal oppdateres fortløpende.
Gå til instrumentets "Instrument Settings" siden
For å legge til /redigere innstillingene av ett instrument, må man gå til "Instrument Settings" siden til instrumentet. Der finner man ulike faner for å sette regler.
Hvor finnes "Instrument Settings" siden ?
Man kan komme fram til "Instrument Settings" siden på flere måter, men her viser en eksempel.
Klikk de følgende:
- "ADMIN PANEL", den nederste på navigasjons meny (på den venstre siden)
- "INSTRUMENTS" på navigasjons meny
- "Instruments List" rett under "INSTRUMENTS"
- Instrumentets navn du vil legge til /redigere opplysninger av. Hvis det ikke finnes i lista, bruk filter eller søk ved søkefeltet nederst på siden.
På "Working Hours" fane
Instrumentet kan kun bookes på tidene som er satt som sitt arbeidstid. Det vil si at det er umulig å reservere instrumentet på tiden som ikke er satt på arbeidstids tabellen her.
Spesialtilfelle 1: Bruk av "RESTRICT RESERVATION TO TIME SLOTS"
Det å skru på "RESTRICT RESERVATION TO TIME SLOTS" betyr at alle reserveringer benytter hele tidsluken ("time slots"). Dette kan benyttes, for eksempel, til å ha timepris for "Peak time slot type" og fast pris for "Off peak time slot type" som følgende.
- For å benytte timepris på "Peak time slot type";
- lag mange 1-times tidsluker med "Peak" på "TIME SLOT TYPE".
- bruk "Reservation (h)" på "FEE TYPE" feltet på "Price Sheet" og sette timepris på "RATE" der.
- Vær oppmerksom på at da er reservering mulig kun ved å starte på startstidspunkt av en tidsluke og slutte ved endetidspunkt av den tidsluka eller senere. For eksempel, hvis tidsluker er satt som 9:00-10:00, 10:00-11:00, osv., er det mulig å reservere instrumentet i en time fra 9:00 til 10:00 men ikke fra 9:30 til 10:30.
- For å benytte fast pris på en reservasjon;
- lag en tidsluke, for eksempel 18:00-8:00, med "Off Peak" på "TIME SLOT TYPE".
- bruk "Reservation (fixed)" på "FEE TYPE" feltet på "Price Sheet" og sette pris på "RATE" der.
- alternativt kan man bruke "Reservation (h)" og sette (fast pris)/timer (i denne tilfellen er det 14) på "RATE"
Spesialtilfelle 2: Blokkerings tid
Det er mulig å ha en "blokk" der det ikke går an å reserve tid.
- Ikke lag "time slots" der "blokken" skal være slik at tidsintervallet med "blokk" skraveres grått i kalenderen.
- Det er ikke mulig å reservere tidsintervallet som er "blokkert".
- Det er ikke mulig å reservere et tidsintervall som inneholder "blokken".
På "Restrictions" fane
Restriksjoner felles for alle brukere
Her kan man sette restriksjoner som er felles for alle brukere.
Restriksjoner som kan settes for alle brukere er:
- Lengde på en booking (minimum og maksimum)
- Tid mellom bookinger for brukere
- Antall timer / dager eller klokkeslett samme dag det må bookes før instrumentet skal brukes
Restriksjoner og tillatelse for enkelte brukere eller brukergrupper
Ved å skru av "ALLOW UNLIMITED RESERVATION FOR ALL USERS" toggle under "Reservation Quotas", kan man legge til flere innstillinger som skal gjelde enkelte brukergruppe eller individer.
Det er tre nivåer for booking regler. Fra høyeste prioritets nivå, er de;
- For utvalgte brukere (høyest prioritert),
- For et bestemt instrument, og
- For en bestemt core/fasilitet.
Definer et "Permission Level"
Regler for brukere kan defineres som "Permission Level". Dette kalles "permission (tillatelse)" ettersom dette definerer tilstander der instrumentet kan bookes. For tilstander som ikke en innen definerte tilstander i "Permission Level", er det ikke mulig å booke instrumentet.
"Permission Level" må defineres i forkant av å legge til en regel for enkelte brukere eller brukergrupper.
- (Hvis du ikke er ennå) Gå til "ADMIN PANEL" fra navigasjons meny på venstre siden.
- Klikk "Permission Level" meny under "INSTRUMENTS" på navigasjons meny.
- Trykk på "+" ikonet for å lage et nytt "Permission Level".
- Der kan man velge mellom de to tillatelses typene:
- "Reservation Period Limitations": Antall timer per dag / uke / måned og antall åpne bookinger.
- "Booking Window Limitations": Start / slutt for bookings vindu og maks tid i forkant av forsøket det er lov å booke.
Legg til "Permission Levels" for brukere
- Gå tilbake til "Restrictions" fane på instrumentets "INSTRUMENT SETTINGS" side
- (Hvis ikke gjort) Skru av "ALLOW UNLIMITED RESERVATION FOR ALL USERS" toggle under "Reservation Quotas"
- Trykk på "+" ikonet ved "User Permission" seksjonen nedenfor på siden.
- Der kan man velge "Permission Level" og når ("Time Slot Type") og hvem (ulike nivå av brukergrupper eller individer) dette skal gjelde.
Her kan man også sette "Training Level" dersom relevant. "Training Level" kan opprettes av kun "main admin". Hvis du trenger en ny "Training Level" definert, ta kontakt til bookitlab-hjelp@usit.uio.no.
På "Cancellation" fane
Regler for avbestilling av bookingen kan defineres her.
"Cancellation Policy"
For å forhindre kansellering på den dagen bookingen er satt, kan fristen av kansellering settes som klokkeslett.
Andre regler
Andre regler kan defineres ved å fylle inn de følgende feltene på "Add New Record" rad og trykke på "Insert".
- "HOURS BEFORE START": Angi antall timer før start (av forsøket) regelen gjelder for.
- "% OF RESERVATION COST": Angi prosent av kostnad som skal belastes.
- "ALLOW USERS TO": Velg mellom ulike regler / betingelser;
- "No changes allowed": ikke noe endring tillates.
- "Allow to modify": endring tillates men ikke kansellering.
- "Allow to cancel": kansellering kan tillates.
Ved valg av flere regler er det den som er "sist passert på tidslinjer" (fram mot start av forsøket) som gjelder.
På "Training Sessions" fane
Her kan man sette regler for påmeldinger til treningsøkt på instrumentet. En ny treningsøkt på instrumentet kan opprettes herfra.
Opprette en ny treningsøkt
- Klikk på "View/Add Trainings sessions". Da kommer man til instrumentets "Instrument Specifications" side.
- Gå ned til "Trainings Sessions" seksjonen og trykk "+" ikonet.
- Fyll inn nødvendige opplysninger om treningsøkt og trykk "Submit" knappen.
- Treningsøkten blir synlig i kalenderen.
Brukere kan booke seg inn selv til treningsøkten. Det er også mulig at core admin legge til brukere til treningsøkten.
Felles regler for påmeldinger til treningsøkt
- For at påmeldinger til treningsøkt må godkjennes av "core admin", må man velge "PENDING" for "CREATE TRAINING SIGN UP AS".
- Dersom det er tidsfrist for å oppnå minimum antall deltagere, kan det settes på "DEADLINE FOR REACHING MINIMUM ATTENDANCE (H)". Dette må gis i form av antall timer (i.e. hvis det er 2 dager i forkant, gis 48 her).
På "Assisted" fane
Her kan man sette om instrumentet bør bookes med assistanse, enten om det er valgfri eller obligatorisk avhengig av ulike betingelser.
Når bookinger krever godkjenning, enten kun første reservasjon eller alle framtidige reservasjoner også, kan innstillingen settes her ved å ha assistansen obligatorisk.
Velg om assistansen skal være valgfri eller obligatorisk
- Hvis valgfri, slå på kun "TRAINING/APPROVAL POSSIBLE" (eventuell assistanse må godkjennes).
- Hvis obligatorisk, slå på både "TRAINING/APPROVAL POSSIBLE" og "REQUIRE APPROVALS".
- Assistanse er obligatorisk for første reservasjon.
- "Core admin" kan velge om assistanse er obligatorisk etter første reservasjon, nemlig admin godkjenner den første og også framtidige reservasjoner.
- Hvis bruker likevel ber om assistanse etter første reservasjon, må den godkjennes.
- Hvis assistansen er tilgjengelig kun for bestemte tidsintervaller (vises i kalenderen), slå på både "TRAINING/APPROVAL POSSIBLE", "REQUIRE APPROVALS" og "ASSISTED RESERVATIONS ARE ALLOWED ONLY DURING ASSISTED HOURS".
- Sett når assistansen er tilgjengelig under seksjoner nedenfor på siden.
- Det kan velges mellom ukentlige satt tid eller bestemt dato og tidspunkt.
Velg om hva godkjenningen av assistert reservasjon gjelder
Når "core admin" godkjenner påmeldingen til treningsøkt, kan man velge om:
- Godkjenning gjelder kun den aktuelle reservasjonen.
- Framtidige reservasjoner også skal godkjennes. I denne tilfellen blir en "User Training" automatisk opprettet.
- Det skal registreres en ny "User Training". I denne tilfellen blir ikke automatisk godkjenning av framtidige reservasjoner.
Hvis noen brukere er godkjent for framtidige reservasjoner en gang men dette må annulleres på en eller annen grunn, slå av "Active" toggle den gjeldende "User Training"-en som er opprettet.
"User Training" finnes under "TRAINING" på navigasjons meny på venstre siden.
Andre innstillinger
På "Prerequisite trainings" fane
Når instrumentet krever at brukere har tatt en trening på annen instrument eller en trenings program før kan dette settes her.
Det er også mulig å gjøre instrumentet som et krav til å booke andre instrumenter, for eksempel det hele leiestedet eller instrumenter av den samme kategorien. Trenings program i seg selv kan også registreres som et instrument. Dette kan gjøres ved å sette "AVAILABILITY" feltet på "Resource" fane som "Training programs".
På "Notification" fane
Her kan man sette opp ulike typer av epostvarseler, for eksempel når instrumentet fikk en reservasjon som trenger godkjenning.
Det er sterkt anbefalt til å opprette epostvarseler dersom instrumentet krever godkjenning på reservasjoner.
På "Access Control" fane
Foreløpig er denne fanen ikke veldig relevant til UiO miljøet.
"Not Loanable" betyr at instrumentet ikke kan tas ut av lokalen der instrumentet finnes.
På "Accompanied" fane
Dersom instrumentet må bookes sammen med en tjeneste, det kan settes her. Selve tjenesten må opprettes på forhånd fra "Accompanied Services" menyen under "INSTRUMENTS" på navigasjons meny på "ADMIN PANEL".
VIKTIG! Vær oppmerksom på de følgende:
-
Prisen satt på "accompanied service" valgt ved booking skal overskrive prisen satt på selve instrumentet.
-
Når flere "accompanied services" er valgt ved booking, så kommer summen av prisene til de satt "accompanied services".
-
Så lenge en eller flere "accompanied service" er definert og er aktive i et instrument, så MÅ i hvert fall en "accompanied service" velges ved booking.
-
Hvis KUN "core admin" bør kunne velge hvilken "accompanied service(s)" skulle brukes på en booking, må de følgende gjøres:
- Opprette flere "accompanied services" herunder en som settes som "Default Accompanied service",
- Huke av «Staff Only» sjekkeboks på alle de opprettet «accompanied services» BORTSETT FRA for den som er satt som default,
- Sette en «accompanied service» på «Default Accompanied service» felt. (dette sier du allerede i første kulepunkt)
Det er sterkt anbefalt til å teste hvordan “accompanied service» fungerer og prisen beregnes ved ulike scenarier på stage miljøet før man setter opp i produksjon miljø. Ved spørsmål, ta kontakt til bookitlab-hjelp@usit.uio.no