Tiltak for å ivareta anonymitet

Skal du foreta en anonym undersøkelse eller evaluering? Her er noen grep og en sjekkliste.

 

I en anonym undersøkelse skal det ikke være mulig for mottaker av besvarelsene å se hvem som har svart hva. Det er da nødvendig å gjøre noen grep:

•  Sørg for at det er svart "Nei" på spørsmål om skjemaet samler inn personopplysninger. Dette valget gjøres i forbindelse med oppretting av et nytt skjema eller under fanen "Innstillinger" for et eksisterende skjema. 

Ved å velge bort at personinformasjon skal inkluderes, hindrer du at skjemaet kan inneholde  spesialfelter for personopplysninger (brukernavn, navn, e-post  og andre).  (Les mer om denne funksjonen). 

Når skjemaet ikke skal samle inn personopplysninger får du ikke legge inn spørsmål om dette under bygging av skjemaet. Det gjelder da spesialfeltene person-id(vanlig norsk fødselsnummer og egendefinerte formater) , fullt navn, brukernavn, respondentens e-postadresse og mulighet for vedlegg av filer):

Mulige personidentifiserende spesialfelter

 

•  Vær generelt påpasselig med spørsmålsstilling så det ikke samles inn informasjon som kan koble den som svarer til besvarelsen. Eksempelvis kan sammensetning av feks rolle og sted/kontekst lett være personidentifiserende (rolle: rektor, skole: navn)


Sjekkliste for anonymitet

Når tiltakene ovenfor er gjort, skal det ikke finnes noen kobling i Nettskjema-tjenesten mellom den som svarer og selve besvarelsen. Vi anbefaler likevel både den som svarer og den som er ansvarlig for skjemaet, å vurdere følgende punkter for å ivareta full anonymitet:

  • Ikke registrer personidentifiserbar informasjon i anonyme skjemaer: Full anonymitet oppnås kun når det er umulig å knytte besvarelsene til enkeltpersoner. Skjemaer som er angitt som anonyme skal derfor ikke inneholde spørsmål/felter som registrerer opplysninger som direkte eller indirekte kan identifisere personer (f.eks. telefonnummer, ansatt ID, fødselsnummer, gateadresse, epost adresse og brukernavn). Vær også på vakt overfor kombinasjoner av spørsmål som vil utpeke entydige personer i gitt kontekst (Feks rektor-rolle ,  skole-navn)
  • Anbefalt antall inviterte respondenter: Jo flere inviterte det er til et skjema, jo vanskeligere vil det være for den som leser besvarelsene å knytte en enkelt person til noen av disse. Mindre enn ti inviterte er ikke anbefalt hvis det er viktig å beholde anonymiteten
  • Den som svarer, bør holde tidspunkt for besvarelsen for seg selv: Hold tidspunktet for innsending av en anonym besvarelse, for deg selv. Hvis skjema-eier får vite tidspunktet, er det en teoretisk mulighet for at han/hun kan finne din besvarelse ut fra administrativ informasjon i databasene.
  • Bruk nøytralt språk når du besvarer: Hvis et spørsmål skal besvares tekstlig, kan det være greit å være oppmerksom på at dialekt, slang og ordvalg kan svekke anonymiteten.
  • Bruk lukkede spørsmål: En måte å sikre sammenlignbare svar, enkelhet og nøytralt språk på, kan være å bruke lukkede spørsmål, med forhåndsdefinerte svaralternativer.

Gamle skjema og personopplysninger.

Vår/sommer 2018 fikk tjenesten forbedret håndtering av personopplysninger i hht GDPR regler. Eldre skjema vil fortsatt kunne ha avvikende bruk av felt med personopplysninger. Det er innført rutine for "smart" kopiering av eldre skjema slik at det sikres at ny kopi tilpasses nye regler så godt som mulig.
Redaktøren må svare på om skjemaet skal lagre personopplysninger eller ikke, og spørsmålene i kopien tilpasses i henhold til dette valget.

 
Publisert 13. mai 2014 13:24 - Sist endret 29. okt. 2018 15:06