English version of this page

Personvernerklæring for UiO:Hjelp

UiO:Hjelp er en portal for spørsmål knyttet til bruk av IT-utstyr/-systemer og programvare. Systemet piloteres for IT-henvendelser av ansatte, tilknyttede ved Det humanistiske fakultet og av administrative ansatte som bruker timeplanleggingssystemet TP.

Ansvar

Universitetet i Oslo (UiO) er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger i tjenesten UiO:Hjelp. Firmaet TOPdesk Netherlands BV er totalleverandør for utvikling, drift og vedlikehold av nettstedet.

Lagring og sletting av brukerdata

For å kunne bruke UiO:Hjelp må du logge deg på via Weblogin eller Feide. Informasjon om en bruker lagret i TOPdesk er ikke tilgjengelig for andre systemer.

Tjenesten UiO:Hjelp har tilgang til følgende data:

Ansatte Studenter Tilknyttede
Fullt navn Fullt navn Fullt navn
Brukernavn Brukernavn Brukernavn
Ansattnummer Studentnummer  
Rolle: Ansatt Rolle: Student Rolle: Type tilknyttet
Organisasjonstilknytning Organisasjonstilknytning  
Telefonnummer, og evt. mobiltelefonnummer når registrert i SAP    

I tillegg vil systemet behandle eventuelle personopplysninger du selv oppgir i sakene du sender inn. Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for utøvelse av offentlig myndighet, jf. universitets- og høyskoleloven § 4-15, jf. § 1-3 for å oppfylle institusjonens oppgaver. UiO:Hjelp (TOPdesk) bidrar til gjennomføring av UiOs kommunikasjon og IT-bistand, som sørger for at UiO kan oppfylle sine oppgaver som forsknings- og utdanningsinstitusjon.

Kontoen din blir deaktivert når din tilknytning til UiO opphører og personopplysninger i brukerprofilen din slettes. Dine innmeldte saker vil gjennomgå en automatisert anonymisering slik at alle eventuelle personopplysninger i sakene vil bli slettet.

Ansatte hos TOPdesk Netherlands BV og ved underleverandører, som har tjenestlige behov, kan få tilgang til systemet. Det er inngått en databehandleravtale med leverandøren som regulerer rettigheter og plikter i personopplysningsloven og personvernforordningen. Avtalen sikrer at personopplysninger om registrerte brukere i UiO:Hjelp ikke deles eller brukes til andre formål enn å levere og administrere tjenesten for UiO.

Administratorer ved Universitetets senter for informasjonsteknologi har tilgang til brukerkontoer i TOPdesk for å kunne endre eller slette brukere.

 

Publisert 20. des. 2019 08:49 - Sist endret 11. juli 2020 12:57