English version of this page

Sette type epostliste

Ved UiO kategoriseres alle e-postlister, og du som eier av e-postlisten må definere hvilken kategori e-postlisten hører inn under. Veiledningen viser hvordan du gjør denne kategoriseringen for e-postlistene du eier / administrerer.

For å sette kategorien som e-postlisten du eier / administrerer skal sortere under, må du logge deg på https://sympa.uio.no. Etter pålogging, gå til den aktuelle listen og fra dens hovedside (List Home) går du til List Configuration og UiO Settings.

Skjermbilde av kategoriinnstillingene i Sympa

Kategorier av e-postlister brukt ved UiO
Kategori (type) Behandlingsgrunnlag
Lister med ansatte, til enhet, avdeling, arbeidsoppgave, prosjekter mm, eid av en eller flere ansatte, gjerne automatisk populert art. 6 nr 1b
Lister med ansatte og studenter knyttet til undervisningen, eid av en eller flere ansatte, gjerne automatisk populert etter opplysninger fra studentregisteret (FS) art. 6 nr 1b
Liste med ansatte og eksterne, knyttet til UiO sitt formål, der eksterne kan være upersonlige adresser. Listen er eid av en eller flere ansatte. art. 6 nr 1a (samtykke)
Liste med ansatte, studenter og/eller eksterne, ikke knyttet opp mot UiO sitt formål. art. 6 nr 1a (samtykke)

E-postlister der medlemskap må sees på som å være i 'Særlig kategori av personopplysninger' etter artikkel 9 i forordningen. Dette er lister som for eksempel representerer:

  • medlemskap i fagforeninger ved UiO og innen enheter ved UiO
  • medlemskap i reliøs forening/lag
  • tilhørighet i politisk gruppering
  • etnisk tilhørighet
 

Det finnes noen grupperinger som i denne sammenhengen kan sidestilles med ansatte og studenter i de to første kategoriene. F. eks. skal alle emeriti ha en tilknytningsavtale (registrert i SAP) og beholder derfor UiO e-postadressen. Det er også andre persongrupper vi har et kontraktsmessig forhold til (eksterne i undervisning m. fl.) og vi har en del gjesteroller i SAP hvor det kan være naturlig å oppføre dem i e-postlister med deres UiO e-postadresse. Det avgjørende vil være om det finnes en avtale knyttet til disse personene.

Endre kategori for e-postliste

Dersom du har satt feil kategori for e-postlisten eller at bruken av listen endrer seg over tid, kan du på et hvilket som helst tidspunkt endre formålskategorien e-postlisten sorterer under.

Dette gjøres ved å klikke på redigeringsikonet (blyant) bak valgt Formål.

Skjermbilde av List Options i Sympa

Publisert 8. apr. 2021 20:45 - Sist endret 4. nov. 2021 14:09