Hvorfor en e-postliste?

Dette er en kort introduksjon til hvorfor det er lurt å opprette en e-postliste, hvilke alternativer som finnes og ansvaret du får som administrator.

Hvorfor opprette en e-postliste?

Det er hovedsakelig tre grunner til å opprette e-postlister.

  1. Vanlige e-postkontoer (med tilhørende adresser) er personlige, og disse skal ikke publiseres eller brukes som et kontaktpunkt for en tjeneste eller funksjon. Da skal man bruke en e-postadresse som ikke er personavhengig, slik som e-postlister.
  2. E-postlister gir mulighet for å arkivere all e-post som sendes ut til listen, noe som er nyttig f.eks. ved personalendringer (NB! Dette arkivet er ikke ment for lovpålagt arkivering av saksdokumenter).
  3. E-postlister er en måte å håndtere jevnlige utsendelser til et relativt stabilt sett med e-postadresser. Typisk vil dette ofte være utsendelse av nyhetsbrev/informasjon - gjerne til mange mottakere - eller når en gruppe personer bruker e-post for diskusjoner. Derfor kalles ofte e-postlister for distribusjonslister.
  4. E-postlister håndtere utsendelser til mange mottakere på en utmerket måte. Den blir heller ikke berørt av ratelimiting. Så dersom du skal sende ut e-post til mange mennesker, så vil en e-postliste være et godt verktøy for deg!

Kort oppsummert så kan e-postlister ...

  • Representere en tjeneste eller funksjon (uavhenigig av enkeltpersoner)
    • kontaktpunkt / saksbehandling
  • Håndtere sending til et sett med e-postadresser (fra én til flere tusen adresser)
    • nyhetsbrev / informasjonsutsendelse
    • diskusjonslister
  • Få aktivert arkivering

Ansvaret som administrator for en e-postliste

Å være administrator for en e-postliste medfører noe jobb ved opprettelse, både med å gå igjennom innstillingene og enten legge til medlemmer eller å få potensielle medlemmer til å selv melde seg på. Med noen få unntak, så skal du som administrator kun legge til medlemmer som har gitt sitt samtykke.

E-postlister kan ha en varierende grad moderering (hvem kan bli medlem, hvem kan sende e-post til listen - eller begge deler), og administrator må regne med å bruke noe tid på å godkjenne eller avvise slike forespørsler. Selv om ikke en e-postliste har moderering av medlemmer, så er det administrator som har hovedansvaret for å vedlikeholde medlemsmassen og som er første kontaktpunkt for medlemmene på listen.

Postmaster vil av og til sende informasjon til listeadministrator(ene), og de vil også bli kontaktet om noe spesielt har oppstått enten i forbindelse med e-postlistesystemet eller listen.

Om det er flere administratorer, eller om det legges inn egne moderatorer, så vil tidsbruken kunne bli fordelt på flere. Hvordan man oppretter en e-postliste er beskrevet i dokumentet "listeopprettelse".

Saksbehandling

Det er fullt mulig å bruke en e-postliste til saksbehandling, men det er nyttig å vite at det finnes alternativer. Dersom listen primært skal brukes til saksbehandling, anbefaler vi å spesielt vurdere RT, samt sjekke statusen på ePhorte-prosjektet.

  • Request Tracker (RT)
  • Arkiv og ePhorte

E-postsystemet er satt opp slik at det går an å "flytte" en e-postadresse mellom e-postlistesystemet og RT, slik at om man f.eks. har publisert en e-postadresse, så kan man beholde e-postadressen uavhengig av om e-post til adressen leveres til saksbehandlingssystemet RT eller til e-postlistesystemet.

 

Publisert 2. mai 2010 03:26 - Sist endret 31. okt. 2011 14:18